Digital Continuity Practices in Municipalities: A Study on Municipalities in Istanbul

Year 2022, Volume: 5 Issue: 1, 131 - 146, 30.06.2022

Lale Özdemir Şahin , Varol Saydam

https://doi.org/10.33721/by.932771

Cited By: 2

Abstract

The development of information technologies and the creation of applications has ensured that access to corporate information and records can be achieved independently of time and place. However, the digital continuity of digital information is at risk because the above transformation is sometimes not carried in conjunction with the necessary policies. This paper examines the degree to which digital continuity is practised and embedded across municipalities in Istanbul, and aims to determine their digital continuity risk exposure. Digital continuity relates to the ability to access and use digital information for as long as is necessary for business activities. Crucially, digital information created by organisations in the course of their business activities should be trustworthy. Digital continuity is not just about technology, it is about an organisation ensuring that it has the right policies and practices in place for the management of born-digital information so that it remains usable over time. The digital age has rendered the management of information more complicated especially given that digital information is more vulnerable, and within this framework, this study aims to survey municipalities on the topic of awareness of digital continuity practices. This study determines the extent to which a sample of Istanbul-based municipalities are aware of and embed digital continuity practices in their organisations. This study concludes that although awareness of digital continuity is evident, that practice is still lacking in some areas.

Keywords

Digital Continuity, Information Management, Born-Digital Records

Supporting Institution

-

Project Number

-

Belediyelerde Dijital Süreklilik Uygulamaları: İstanbul’daki Belediyeler Üzerine Bir İnceleme

Abstract

Bilgi teknolojilerinden gelişimiyle birlikte üretilen uygulamalar, kurumsal bilgi ve belgelere zaman ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlamıştır. Ancak, gerekli politikalar çerçevesinde yürütülmeyen bu değişim, dijital sürekliliği tehdit etmektedir. Bu çalışma, dijital sürekliliğin belediyelerde ne ölçüde benimsendiğini ve uygulandığını incelemekte ve belediyelerin dijital süreklilik konusunda karşılaşabilecekleri riskleri belirlemeyi amaçlamaktadır. Bu çerçevede, dijital süreklilik uygulamaları konusunda belediyelerin farkındalığını araştırılacaktır. Araştırma İstanbul’daki belediyelerle sınırlandırılmıştır. Dijital süreklilik, kurumun faaliyetleri çerçevesinde ihtiyaç duyulduğu sürece dijital bilgiye erişme ve kullanma yeteneğiyle/kapasitesiyle ilgilidir. Bu noktada, kurumların faaliyetleri sırasında ürettikleri dijital belgelerin güvenilir ve öznitelikleri korunmuş halde erişilebilir olması gereklidir. Dijital süreklilik, sadece teknolojiyle değil, kurumun dijital ortamda üretilen belgelerinin yönetimi ile doğru politika ve uygulamaları sağlamasıyla ilgilidir. Bu sayede dijital bilgiler zaman içinde kullanılabilir. Belediyelerde gerçekleştirilen anket çalışmasıyla, belediyelerin dijital süreklilik uygulamalarından ne ölçüde haberdar oldukları ve kurumlarını bu süreçlere ne ölçüde dâhil ettikleri incelenmiştir. Çalışmanın sonucunda, dijital süreklilik farkındalığı olmasına rağmen, bu konudaki uygulamaların bazı alanlarda hala eksik olduğu sonucuna varılmıştır.

Keywords

Dijital süreklilik, Bilgi Yönetimi, Doğuştan Dijital Belge

Project Number

-

References

• 5216 Sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu. R.G., S 25531, 10 Temmuz 2004.
• 5393 Sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu. R.G., S 25874, 13 Temmuz 2005.
• Adam, A. (2008). Implementing Electronic Document and Record Management Systems. Auerbach Publications.
• Akdoğan, Z. and Özdemirci, F. (2016, 12-14 Mayıs). Belediyelerde E-Arşiv Uygulamaları ile Dijitalleştirme Çalışmalarında İzlenmesi Gereken Yol Haritası, in Bülent Yılmaz, Tolga Çakmak, Şahika Eroğlu (Eds.), Belediyelerin Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Uluslararası Sempozyumu, (pp. 208-212). Nilüfer Belediyesi.
• Bağcılar Belediyesi (2019). Entegre Yönetim Sistemi Politikası. http://bagcilar.bel.tr/kalitepolitikasi
• Beşiktaş Belediyesi (2016). Dijital Varlıkları En İyi Kullanan İlçe Belediyesi. https://www.besiktas.bel.tr/Sayfa/12037/dijital-varliklari-en-iyi-kullanan-ilce-belediyesi
• BKAHS Düzenleme Kurulu (2016). Belediyelerin Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Uluslararası Sempozyumu Sonuç Bildirgesi, in Türk Kütüphaneciliği 30, 2 (2016), 277-281.
• Coventry City Council (2021). What is Information Governance? https://www.coventry.gov.uk/info/11/strategies_plans_and_policies/466/data_protection/2#:~:text=Information%20Governance%20can%20mean%20different%20things%20to%20different%20people.&text=It%20allows%20both%20the%20Council,deliver%20the%20best%20possible%20services
• Çiçek, N. (2008). Belediyelerde Standart Dosya Planı Uygulamalarında Yaşanan Güçlükler. Bilgi Dünyası, 9 (2), 133-153. https://doi.org/10.15612/BD.2008.314
• Çiçek, N. (2020). E-Devlet Stratejisi Bağlamında Elektronik Belge Yönetimi İçin “Yazılı Politika” Gereksinimi: Türkiye’deki Uygulamalar Üzerine Bir İnceleme. Türk Kütüphaneciliği, 34 (3), 377-405. https://doi.org/10.24146/tk.739591
• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. R.G., S 30922, tar. 18 Ekim 2019. www.devletarsivleri.gov.tr/varliklar/dosyalar/mevzuat/arsivhizmetleri.pdf
• Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi. R.G., S 30480, tar. 18 Temmuz 2018. www.devletarsivleri.gov.tr/varliklar/dosyalar/mevzuat/19.5.11.pdf
• Digital Preservation Coalition. Digital Preservation Handbook Glossary (2021). https://www.dpconline.org/handbook/glossary#:~:text=Digital%20Preservation%20Refers%20to%20the,for%20as%20long%20as%20necessary.&text=Medium%2Dterm%20preservation%20%2D%20Continued%20access,of%20time%20but%20not%20indefinitely
• Erdoğan, O. (2019). Yerel Yönetimlerde E-Belediye Uygulamaları: İçişleri Bakanlığı E-Belediye Bilgi Sistemi. Süleyman Demirel Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, 23 (3), 551-566 https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/1008627
• e-Yazışma Projesi ile İlgili 2017/21 Sayılı Başbakanlık Genelgesi. R.G., S 30210, tar. 14 Ekim 2017. https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2017/10/20171014-11.pdf
• Fatih Belediyesi (2020). Stratejik Planı, 2020-24 dönemi. https://www.fatih.bel.tr/images/File/9668a4b9482341d896fb55f5223ec10e.pdf
• Fatih Belediyesi (2021). Bilgi İşlem Müdürlüğü web sayfası. https://www.fatih.bel.tr/bilgi-islem-mudurlugu
• İcimsoy, O. (2000). Belediyelerde İmar Dosyalarının Belge Profili ve Arşivlerinin Oluşumu: Kartal Belediyesi Örneği. Arşiv Araştırmaları Dergisi, (2), 47-62.
• Kandur, H. (2011). Türkiye’de Kamu Kurumlarında Elektronik Belge Yönetimi: Mevcut Durum Analizi ve Farkındalığın Artırılması Çalışmaları. Bilgi Dünyası, 12 (1), 2-12. https://doi.org/10.15612/BD.2011.218
• Kandur, H. (2016). The Role Of İnstitutional Competencies for The Long Term Preservation of Electronic Records: The Experience of the Turkish Public Sector. Qualitative and Quantitative Methods in Libraries (QQML) 5: 527-533.
• Moss M., Thomas D. and Gollins T. (2018). Artificial Fibers: The Implications of the Digital For Archival Access. Frontiers in Digital Humanites. 5:20. https://doi.org/10.3389/fdigh.2018.00020
• National Archives of Australia (2021). Information Governance. https://www.naa.gov.au/information-management/information-governance
• Nottinghamshire County Council (2018). Information Governance Framework. https://www.nottinghamshire.gov.uk/media/132580/information-governance-framework-v10.pdf
• Özdemirci, F. (2016, 12-14 Mayıs). Belediyelerde Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Boyutu ve Kurumsal Yapılanma Gereksinimleri. Belediyelerin Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Uluslararası Sempozyumu, (Powerpoint presentation).
• Pearce-Moses, R. (2005). A Glossary of Archival and Records Terminology. Society of American Archivists.
• Pektaş, E. K. (2011). Belediye Hizmetlerinde Bilgi-İletişim Teknolojilerinin Kullanımı ve E-Belediye Uygulamalarındaki Son Gelişmeler: Bir Literatür Taraması. Afyonkarahisar Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, 13 (1), 65-88.
• Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik. R.G., S 31151, tar. 14 Ekim 2020.https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=2646&MevzuatTur=21&MevzuatTertip=5
• T.C. Kalkınma Bakanlığı (2012). e-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi (Sürüm 2.1). Bilgi Toplumu Dairesi Başkanlığı. http://www.bilgitoplumu.gov.tr/wp-content/uploads/2014/04/Birlikte_Calisabilirlik_Esaslari_Rehberi_2.1.pdf
• The National Archives (2010). Scoping Report to The National Archives on the Local Government Digital Continuity Requirement. https://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/report-to-tna-on-local-authority-digital-continuity-v1-0.pdf
• The National Archives (2017a). Information Asset Factsheet. https://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/information-assets-factsheet.pdf
• The National Archives (2017b). Risk Assessment Handbook. https://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/Risk-Assessment-Handbook.pdf
• The National Archives. What is Digital Continuity? (N.d.) https://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/digital-continuity/what-is-digital-continuity
• Türk Standartları Enstitüsü 13298. (2015). Elektronik belge ve arşiv yönetim sistemi standardı.
• Union of Municipalities of Turkey (2021). Municipalities in Turkey. https://www.tbb.gov.tr/en/local-authorities/municipalities-in-turkey