Sources of preanalytical errors and the role of training in error prevention

Abstract

Objectives: We aimed to analyze the preanalytical errors and the role of training in the prevention of error in samples sent to the biochemistry and microbiology laboratories. Materials and methods: All samples accepted in the central laboratory during eight-month period were evaluated retrospectively. Distribution of rejected samples were classified according to preanalytical error categories (wrong sample, improper sample, incorrect barcode, insufficient volume, exceeded volume, clotted sample, hemolyzed/lipemic samples, contamination and other reasons) and study groups. The type and the frequency of errors in the laboratory study groups were shown as a percentage of total errors and the total number of samples. Contamination rates in blood and urine cultures and distribution of contamination rates in urine cultures according to gender and age were investigated. In addition, error rates before and after routine training about preanalytical processes were compared. Results: The frequency of preanalytical error was 0.77 %. The first three most common errors were; contamination (30.4 %), clotted sample (19.4 %) and insufficient volume (15.6 %). Contamination rates were higher in urine cultures (88.2 %) than those in blood cultures (11.2 %) and the most frequent error in urine cultures was observed in women and the patients under the age of 18. In addition, it was determined that the error rates significantly decreased after the training (p

Keywords

• Preanalytical error, insufficient volume, clotted sample, contamination, training

Analiz öncesi (preanalitik) hata kaynakları ve eğitimin hata önlemedeki rolü

Abstract

Amaç: Bu çalışmada, biyokimya ve mikrobiyoloji laboratuarlarına gönderilen örneklerde preanalitik hataların analizi ve eğitimin hata önlemedeki rolü incelenmiştir. Gereç ve yöntem: Sekiz aylık dönem boyunca merkez laboratuarına kabul edilen tüm örnekler retrospektif olarak incelendi. Reddedilen örneklerin dağılımı, preanalitik hata kategorileri (yanlış örnek, uygunsuz tüp, hatalı barkod, fazla örnek, eksik örnek, pıhtılı örnek, hemolizli/lipemik örnek, kontaminasyon ve diğer sebepler) ve çalışma gruplarına göre sınıflandırıldı. Laboratuar çalışma gruplarındaki hata tipi ve sıklığı örnek sayısına ve total hataya oranlanarak yüzde olarak gösterildi. Ayrıca kan ve idrar kültür örneklerindeki kontaminasyon sıklığı ve kontaminasyonun idrar kültürlerinde yaş ve cinsiyete göre dağılımı incelendi. Ayrıca, preanalitik süreçler hakkında verilen her eğitim öncesi ve eğitim sonrası dönemdeki hata oranları karşılaştırıldı. Bulgular: Preanalitik hata sıklığı % 0.77 olarak bulundu. En sık ilk üç hata nedeni sırasıyla, kontaminasyon (%30.4), pıhtılı örnek (%19.4) ve eksik örnek alımı (%15.6) olarak gözlendi. İdrar kültürlerindeki kontaminasyon yüzdesi (% 88.2) kan kültürlerinde gözlenenden (% 11.2) yüksekti. İdrar kültürlerinde en sık hata ise, kadın ve 18 yaş altı hastalarda gözlendi (sırasıyla %59 ve %88.6). Eğitimden sonraki aylarda hata oranları düşük olarak bulundu. Bu düşüş istatistiksel olarak anlamlı idi (p< 0.05). Sonuç: Laboratuar iş akışı içerisinde preanalitik hataların azaltılabilmesi için laboratuar ve kan alma personelinin sürekli eğitimi sağlanmalıdır.

Keywords

• Preanalitik hata, yetersiz volüm, pıhtılı örnek, kontaminasyon, eğitim

References

1. Romero A, Cobos A, López-León A, Ortega G, Munoz M. Preanalytical mistakes in samples from primary care pa- tients. ClinChem Lab Med 2009; 47(12):1549-52.
2. Lippi G, Guidi GC, Mattiuzzi C, Plebani M. Preanalytical variability: the dark side of the moon in laboratory testing. ClinChem Lab Med 2006; 44(4):358-65.
3. Lippi G, Guidi GC. Risk management in the preanalytical phase of laboratory testing. ClinChem Lab Med 2007; 45(6):720-7.
4. Plebani M. Errors in clinical laboratories or errors in labora- tory medicine? Clin Chem Lab Med 2006; 44(6):750-9.
5. Stankovic AK. The laboratory is a key partner in assuring patient safety. Clin Lab Med 2004; 24(4):1023-35.
6. Güler H, Öztürk A, Kapan SH, ve ark. T.C Sağlık Bakan- lığı Hizmet Kalite Standartları Rehberi. Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü Performans Yönetimi ve Kalite Geliştir- me Daire Başkanlığı. Ankara, 2011:74-84. Ulaşılabileceği adres: http://www.performans.saglik.gov.tr/content/files/ hizmet_kalite_standartlari_2011/hastane_hks/hkskitap.pdf
7. Plebani M, Carraro P. Mistakes in a stat laboratory: types and frequency. Clin Chem 1997; 43(8):1348-51.
8. Wiwanitkit V. Types and frequency of preanalytical mistakes in the first Thai ISO 9002: 1994 certified clinical laboratory, a 6-month monitoring. BMC Clin Pathol 2001; 1(1):55-9.

9. Rattan A, Lippi G. Frequency and type of preanalytical errors in a laboratory medicine department in India. Clin Chem Lab Med 2008; 46(11):1657-9.
10. Farrington M, Amphlett M, Brown DF, Messer S. Fifteen percent of microbiology reports are wrong : further experi- ence with an internal quality assessment and audit scheme. J Hosp Infect 1995; 30(Suppl):364-71.
11. Valenstein P, Meier F. Urine culture contamination. A col- lege of American pathologists Q-probes study of contami- nated urine cultures in 906 instutions. Arch Pathol Lab Med 1998; 122(2):123-9.
12. Yaylı G, Ekin Ç, Gülen H. Bakteriyolojik kültürlerde konta- minasyonun mali analizi. Klimik Derg 2001; 14(3):154-8.
13. Hall K, Lyman JA. Updated review of blood culture con- tamination. Clin Microbiol Rev 2006; 19(4):788-802.
14. Yurtsever SG, Baran N, Afşar İ, Yalçın MA, Kurultay N, Türker M. İzmir Atatürk Eğitim ve Araştırma Hastane- si’nde kan kültürlerinden izole edilen mikroorganizmalar ve antibiyotiklere karşı duyarlılıkları. Klimik Derg 2006; 19(2):56-9.
15. Çiçek AÇ, Köksal ZŞ, Ertürk A, Köksal E. Rize 82. Yıl Devlet Hastanesi’nde bir yıllık sürede kan kültürlerinden izole edilen mikroorganizmalar ve antibiyotiklere duyarlı- lıkları. Turk Hij Den Biyol Derg 2011; 68(4): 175-84.
16. Kuzucu Ç, Ayan M, Durmaz B. Üç aylık periyoda kan kül- tür sonuçlarının değerlendirilmesi. İnönü Üniv Tıp Fak Derg 2001; 8(1) 25-8.
17. Duman Y, Kuzucu Ç, Çuğlan SS. Kan kültürlerinden izole edilen bakteriler ve antimikrobiyal duyarlılıkları. Erciyes Tıp Derg 2011; 33(3):189-96.
18. Demir M, Kaleli İ, Cevahir N, Mete E, Şengül M. İki yıllık kan kültür sonuçlarının değerlendirilmesi. İnfeksiyon Derg 2003; 17(3):297-300.
19. Karakoç AE, Ayyorgun Ş, Yücel M, Gündüz E. Bir yıllık kan kültür sonuçlarının mikrobiyolojik değerlendirilmesi. Dahili Tıp Bilimleri Derg 2006; 13(2):101-06.
20. Hindler J.A, Dunne WM, JR., Nolte FS, Wilson MI. Blood cultures III. Cumitech series, American Society for Micro- biology. Cumitech IB, Washington DC. 1997; p1-21.
21. Lippi G, Bassi A, Brocco G, Montagnana M, Salvagno GL, Guidi GC. Preanalytic error tracking in a laboratory medi- cine department: results of a 1-year experience. Clin Chem 2006; 52(7):1442-3.
22. Plebani M, Ceriotti F, Messeri G, Ottomano C, Pansini N, Bonini P. Laboratory network of excellence: enhancing pa- tient safety and service effectiveness. Clin Chem Lab Med 2006; 44(2):150-60.
23. Dale JC, Novis DA. Outpatient phlebotomy success and reasons for specimen rejection. Arch Pathol Lab Med 2002; 126(4):416.
24. Dugan L, Leech L, Speroni KG, Corriher J. Factors affect- ing hemolysis rates in blood samples drawn from newly placed IV sites in the emergency department. J Emerg Nurs 2005; 31(4):338-45.
25. Boyanton BL Jr, Blick KE. Stability studies of twenty-four analytes in human plasma and serum. Clin Chem 2002; 48(12):2242-7.
26. Grant MS. The effect of blood drawing techniques and equipment on the hemolysis of ED laboratory blood sam- ples. J Emerg Nurs 2003; 29(2):116-21.
27. Lippi G, Salvagno GL, Montagnana M, Brocco G, Guidi GC. Influence of hemolysis on routine clinical chemistry testing. Clin Chem Lab Med 2006; 44(3):311-6.
28. Da Rin G. Pre-analytical workstations: a tool for reducing laboratory errors. Clin Chim Acta 2009; 404(1):68-74.
29. Simundic AM, Nikolac N, Ivankovic V, et al. Comparison of visual vs. automated detection of lipemic, icteric and hemolyzed specimens: can we rely on a human eye? Clin Chem Lab Med. 2009; 47(11):1361-5.
30. Wallin O, Söderberg J, Van Guelpen B, Stenlund H, Grankvist K, Brulin C. Blood sample collection and patient identification demand improvement: a questionnaire study of preanalytical practices in hospital wards and laborato- ries. Scand J Caring Sci 2010; 24(3):581-91.
31. Romero A, Muñoz M, Ramos JR, Campos A, Ramírez G. Identification of preanalytical mistakes in the stat sec- tion of the clinical laboratory. Clin Chem Lab Med 2005; 43(9):974-5.
32. Meier FA, Jones BA. Point-of-care testing error: sources and amplifiers, taxonomy, prevention strategies, and detec- tion monitors. Arch Pathol Lab Med 2005; 129(10):1262- 72.