Moving from Traditional Intranet to Digital Workplace in Public Sector: The Success Story of TurkStat Intranet

Abstract

Is knowledge considered as a valuable asset in public sector? Most of the answers of top public managers would be yes to this question; however it is quite rare to see a public organisation which has a collaborative digital knowledge management platform. Both the knowledge in unwritten formats such as individual's memories and also the knowledge in written forms are locked up in personal computers such as fact sheets, reports and presentations. Therefore, the organisational knowledge is disappeared in the case of public employee turnover. In this case study, the need of contemporary digital Intranet systems with virtual communities of practices in order to have an effective organisational e-collaboration in today's highly virtualisation on working life is underlined. In this regard, the Intranet revaluation of Turkish Statistical Institute, which is one of the first public institutions about identifying the need of e-transformation in the work life, between the years 2012 and 2017 will be investigated in details. Meanwhile, how several beneficial outcomes obtained such as (a) enabling e-collaboration among employees regardless of their location and department, (b) decreasing the cost of organisational communication, (c) integrating organisational software applications and, (d) laying the foundation of participative written organisational memory, will be further explained in this article. In this article the qualitative research approach was adopted and the data collected by observation, interview and document collection techniques. This paper is one of the first studies in which organisational e-collaboration and virtual communities of practice approaches were implemented in a Turkish public sector organisation.

Keywords

• Intranet,Digital Workplace,Public Sector,E-Collaboration,Virtual Communities of Practice

Kamuda Geleneksel İntranetten Dijital Çalışma Ortamına Geçiş: TÜİK İntranet Başarı Hikâyesi

Abstract

Bilgi, kamu örgütleri açısından stratejik bir öneme sahip midir? Kamu yöneticilerinin tamamına yakını bu soruya evet yanıtını verecektir. Lakin etkin ve verimli bir biçimde kullanılan yazılı kurumsal hafızaya sahip bir kamu kurumu görebilmek neredeyse imkânsız. Yazılı hale getirilemeyen veya yazılı hale getirilse dahi kişisel bilgisayarlarda hapsolan bilgi notu, sunum, tutanak veya rapor gibi "değerli" bilgiler, çalışanların kurumlardan ayrılması ile birlikte adeta buharlaşıp gitmektedir. Bu vaka çalışmasında süratle dijitalleşmekte olan çalışma ortamlarında, bireyler ve birimler arası etkin ve verimli bir örgütsel e-işbirliği için yeni nesil sosyal İntranet sistemlerine duyulan yüksek gereksinime değinilecektir. Bu kapsamda iş hayatında e-dönüşüm zaruretinin en erken farkına varan kamu kurumlarından biri olan Türkiye İstatistik Kurumu'nda 2012-2017 yılları arasında gerçekleşen İntranet devrimi detaylı bir biçimde incelenecektir. Dijital İntranet sistemleri ile birlikte (a) çalışanların zaman ve mekândan bağımsız olarak e-işbirliği yapabilmesi, (b) iletişim maliyetlerinin düşürülmesi, (c) kurumsal bilişim sistemlerinin İntranet ile entegre edilmesi ve (d) yazılı kurumsal hafıza oluşumunun tohumlarının atılması, gibi süreçlerin nasıl tesis edildiği açıklanmaya çalışılacaktır. Bu çalışma niteliksel bir araştırma olup, veriler gözlem, görüşme ve belge toplama tekniği ile toplanmıştır. Bu çalışma örgütsel e-işbirliği ve sanal uygulama topluluğu yaklaşımlarının Türk Kamu sektöründe hayata geçirilmiş ilk uygulama numunelerinden birini teşkil etmektedir.

Keywords

• İntranet,Dijital İşyeri,Kamu,E-İşbirliği,Sanal Uygulama Toplulukları

References

1. AZİZ, A., DİCLE, Ü. (2017). Örgütsel iletişim. İstanbul: Hiperlink Yayınları.
2. ÇEKİÇ, E. & ÜSTÜNDAĞ, M.T. (2016). İntranet-tabanlı bilişim teknolojileri servis yönetimi uygulaması. Bilişim Teknolojileri Dergisi, 9 (3), 303-314.
3. DUBE, L., BOURHIS, A. & JACOB, R. (2006). Towards a typology of virtual communities of practice. Interdisciplinary Journal of Information, Knowledge, and Management, 1, 69-93.
4. ERBAY, H. & KÖR, H. (2016). Büyük veri ve büyük verinin analizi. Uluslararası Bilim ve Teknoloji Konferansı, YTSAM, Ankara, 3-6 Ekim.
5. eXo Platform Editions and Pricing (2018). Compare plans. Erişim tarihi: 06.05.2018, https://www.exoplatform.com/pricing.
6. FARAJ, S., KUDARAVALLI, S., & WASKO, M. (2015). Leading collaboration in online communities. MIS Quarterly, 39 (2), 393-412.
7. HITCHINS, S. (2014). The hidden cost of SharePoint. Erişim tarihi: 06.05.2018, https://www.interact-intranet.com/blog/the-hidden-costs-of-sharepoint.
8. JOHNS, T. & GRATTON, L. (2013). The third wave of virtual work. Harward Business Review, 91 (1-2), 66-73.

9. KALKINMA BAKANLIĞI (2014). Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eylem Planı 2014-2018. Ankara.
10. KOÇ, M. (2016). 4857 Sayılı İş Kanunundaki Esneklik Düzenlemeleri Ve Uygulama Problemleri, İnsan ve Toplum Bilimleri Araştırmaları Dergisi, 5 (7), 2169-2192.
11. LAVE, J., WENGER, E. (1991). Situated learning: legitimate peripheral participation. Cambridge: Cambridge University Press.
12. MEISTER, J. C., WILLYERD, K. (2010). The 2020 workplace: how innovative companies attract, develop, and keep tomorrow's employees today. New York: Collins Business.
13. METİN, F. & MEDENİ, T.D. (2016). Measuring Organisational Readiness for Successful Online Knowledge Sharing. ADAM Akademi Sosyal Bilimler Dergisi, , 6 (1), 129-155.
14. NONAKA, I. (1991). The knowledge-creating company. Harvard Business Review, 96–104.
15. SAINT-ONGE, H., WALLACE, D. (2003). Leveraging communities of practice for strategic advantage. Amsterdam: Butterworth-Heinemann.
16. TÜİK. (2018). Hanehalkı bilişim teknolojileri (BT) kullanım araştırması, 2018. Erişim tarihi: 06.05.2018, http://www.tuik.gov.tr/PreHaberBultenleri.do?id=27819.
17. WATERFORD TECHNOLOGIES (2017). Big data statistics & facts for 2017. Erişim tarihi: 06.05.2018, https://www.waterfordtechnologies.com/big-data-interesting-facts/.