Archival, Records Management, Archival Appraisal, Records Destruction, Modern Records, Destruction Practices.

Year 2022, , 265 - 290, 29.12.2022

İshak Keskin , Ceyhan Güler

https://doi.org/10.26650/YTA2022-1148889

Abstract

Archival appraisal practices are one of the basic principles of records management and archival and have required some changes in the basic structure of modern destruction practices with the developments and changes in technology. This study discusses the historical course and effects of the traditional appraisal approach developed under the influence of Jenkinson and Schellenberg, the current need for a new paradigm in the appraisal of electronic records, and the relationship and applicability of the innovations this paradigm has brought alongside traditional appraisal methods. The study uses the descriptive method to benefit from the comparison and document analysis techniques. Forefront among the results is that the destruction methods and techniques should be interpreted and applied for corporate records produced in the electronic environment. The dissemination and use of archival appraisal tools are also understood to have special importance for electronic appraisal and destruction.

Keywords

Arşivcilik, Belge Yönetimi, Arşivsel Değerlendirme, İmha, Modern İmha Uygulamaları, İmhanın Temel Karakteri

Arşivcilikte Değerlendirme ve İmha: Arşivsel Teori Tarihi Bağlamında Bir Değerlendirme

Abstract

Belge yönetimi ve arşivciliğin temel prensiplerinden olan arşivsel değerlendirme uygulamaları, gelişen ve değişen teknolojiyle beraber modern imha uygulamalarının temel yapısında bazı değişiklikleri zorunlu kılmıştır. Bu çalışmada, Jenkinson ve Schellenberg etkisinde gelişen geleneksel değerlendirme anlayışının tarihî seyri, etkileri ve bu anlayışın günümüz açısından elektronik belgelerin değerlendirilmesinde yeni bir paradigmaya ihtiyaç duyulması, bu paradigmanın getirdiği yeniliklerin geleneksel değerlendirme ile ilişkisi ve uygulanabilirliği ele alınmıştır. Betimsel yöntemle ele alınan çalışmada karşılaştırma ve doküman analizi teknikleri kullanılmıştır. Sonuçlar arasında imha yöntem ve tekniklerinin artık elektronik ortamda üretilen kurumsal belgeler için yorumlanması ve uygulanması gerektiği konusu ön plandadır. Arşivsel değerlendirme araçlarının yaygınlaşmasının ve kullanılmasının elektronik değerlendirme ve imha için ayrı bir öneme sahip olduğu da anlaşılmıştır.

Keywords

Arşivcilik, Belge Yönetimi, Arşivsel Değerlendirme, İmha, Modern İmha Uygulamaları, İmhanın Temel Karakteri

References

• “Why Appraisal in the Digital World?”, Appraisal in the Digital World: Proceedings of DELOS International Conference, Rome, 15-16 November 2007, ed. by Luciana Duranti, Seamus Ross.
• Aydın, Bilgin: “Osmanlı Devleti’nde Evrak İmha ve Muhafazasına Dair Neşredilen İlk Nizamname Layihası”, Arşiv Araştırmaları Dergisi, 1, 1999, s. 47-53.
• Bantin, Philip C.: “Strategies for Managing Electronic Records: A New Archival Paradigm? An Affirmation of our Archival Traditions?” Archival Issues, C.23, No.1, 1998, s. 17-34.
• Bradsher, James Gregory - Ambacher, Bruce I.: Archival Sampling: A Method of Appraisal and A Means of Retention, Technical Leaflet Series, No.8, Mid-Atlantic Regional Archives Conference, 1992.
• Cook, Terry: “Building an Archive: Appraisal Theory for Architectural Records”, American Archivist, C.59, 1996, s. 136-143.
• Couture, Carol: “Archival Appraisal: A Status Report”, Archivaria, 59, January 2005, s. 83-107. Cox, Richard J.: Appraisal and the Future of Archives in the Digital Era, The Future of Archives and Recordkeeping: A Reader, ed. by Jennie Hill, London, Facet Publishing, 2011, s. 213-237.
• Dearstyne, Bruce W.: Arşivsel Girişim: Modern Arşivcilik İlkeleri, Uygulamaları ve Yönetim Teknikleri, çev. Mustafa Akbulut, Ahmet Oğuz İcimsoy, İstanbul, 2001.
• Dollar, Charles: In his address to the 1992 International Congress on Archives in Montreal, states.
• Duchein, Michel: “Provenans Prensibi ve Çağdaş Arşivcilikte Tanımlama, Düzenleme ve Ayıklama Uygulaması”, Arşivcilik Metinleri, yay. haz. İshak Keskin, İstanbul, Yeditepe, 2008.
• Government of Western Australia Department of Education and Training (GWADET), 2005.
• Güler, Ceyhan: Elektronik Belgelerin İmhası: Teori ve Uygulama, İstanbul, Hiperlink, 2020. Jenkinson, Charles Hillary: A Manual of Archival Administration, rev.ed., London, Percy, . Lund, Humphries and Co., 1965.
• Jenkinson, Charles Hillary: A Manual of Archive Administration. Including the Problems of War Archives and Archive Making. Oxford, Clarendon Press, 1922.
• Jenkinson, Charles Hillary: A Manual of Archive Administration. Including the Problems of War Archives and Archive Making. Oxford, Clarendon Press, 1937.
• Kandur, Hamza: Belediyelerde Arşiv Yönetimi, İstanbul, Remak, 1998.
• Kecskeméti, Charles: “Arşivler ve Ortak Bir Avrupa Mirası”, Tarih Öğretiminde Çoğulcu ve Hoşgörülü Bir Yaklaşıma Doğru Sempozyumu (10-12 Aralık 1998), Brüksel– Belçika, İstanbul, Türkiye Ekonomik ve Toplumsal Tarih Vakfı, 2003.
• Keskin, İshak: “Arşivcinin Efemerası”, Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, 15, 2021, s. 1-32.
• Keskin, İshak: “Resmi Evrak Neden Saklanır/İmha Edilir? Osmanlı İmparatorluğu’nda Evrak İmha Uygulamalarına Yönelik Bir Değerlendirme”, Bilgi ve Belge Araştırmaları, 16, 2021, s. 1-28.
• Külcü, Özgür: “Modern Kurumlarda Bir Denetim Aracı Olarak Belge Yönetimi ve Ülkemizdeki Durum”, Türk Kütüphaneciliği, C.14, 1, 2000, s. 18-46.
• Lamb, W. Kaye: The Fine Art of Destruction (Essays in Memory of Sir Hilary Jenkinson, 1962, s. 50-56.
• Lee, Christopher: “Collecting that Externalized Me: Appraisal of Materials in the Social Web”, I Digital: Personal Collections in the Digital Era, ed. by Christopher Lee, Chicago, Society of American Archivist Press, 2011, s. 202-240.
• Menne-Haritz, Angelika: “Archival Training in Germany: A Balance between Specialization in Historical Research and Administrative Needs”, The American Archivist, C.57, No.2 1994, s. 400-408.
• Modern Archives Administration and Records Management: A RAMP Reader, ed. by Peter Walne, Paris, UNESCO, 1985, s. 251-257.
• Niu, Jinfang: “Appraisal and Custody of Electronic Records: Findings From Four National Archives”, Archival Issues, C.34, No.2, 2012, s. 117-130.
• Pamuk, Sevil: “Arşivsel Örnekleme Yöntemlerinin Arşiv Serileri/Sınıfları Üzerinde Uygulanması”, Bilgi ve Belge Araştırmaları, 8, 2017, s. 1-41.
• Rumschöttel, Hermann: “Bilimsel Bir Disiplin Olarak Arşivciliğin Gelişimi”, çev. İshak Keskin, Arşivcilik Metinleri, ed. İshak Keskin, İstanbul, Yeditepe, 2008, s. 13-30.
• Rumschöttel, Hermann: “Die Entwicklung der Archivwissenschaft als Wissenschaftliche Disziplin”, Archivalische Zeitschrift, No.83, 2000, s. 7-21.
• Rumschöttel, Hermann: “The Development of Archival Science as a Scholarly Discipline”, Archival Science, C.1, No.2, 2001, s. 143-155.
• Schellenberg, T.R.: “Principles of archival appraisal”, Modern Archives Administration and Records Management: A RAMP Reader, ed. by Peter Walne, Paris, UNESCO, s. 269-279. Schellenberg, T.R.: Arşiv İdaresi, çev. N. İlemin, Ankara, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, 1993.
• Schellenberg, T.R.: Modern Archives: Principles and Techniques, Chicago, University of Chicago Press, 1956.
• Schellenberg, T.R.: Modern Archives: Principles and Techniques, Chicago, University of Chicago Press, 1975.
• Schellenberg, T.R.: Modern Archives: Principles and Techniques, Chicago, University of Chicago Press, 1998.
• Schellenberg, T.R.: The Management of Archives. New York, Columbia University Press, 1965.
• Schellenberg, Theodore R.: “Arşivsel Değerlendirme İlkeleri”, çev. İlhan Bozan, Arşivcilik Metinleri, haz. İshak Keskin, İstanbul, Yeditepe, 2008, s. 55-70.
• Sly, Margery N.: “Sampling in an Archival Framework: Mathoms and Manuscripts”,
• Provenance, Journal of the Society of Georgia Archivists, 5 No: 1 (1987).
• Stapleton, Richard: “Jenkinson and Schellenberg: A Comparison”, Archivaria, 17, January, 1983, s. 75-85.
• Stapleton, Richard: “Jenkinson ve Schellenberg: Bir Karşılaştırma”, çev. Mehmet Fahri Furat, Arşiv Dünyası, 14-15, 2013, s. 39-47.
• Tschan, Reto: “A Comparison of Jenkinson and Schellenberg on Appraisal”, The American Archivist, C.65, No.2, September 2002, s. 176-195.
• Tschan, Reto: “Jenkinson ve Schellenberg’in Değerlendirmeye Dair Görüşlerinin Karşılaştırılması”, Prof. Dr. Şevki Nezihi Aykut Armağanı, çev. Erkan Keser, haz. Gülden Sarıyıldız, Niyazi Çiçek, İshak Keskin, Sevil Pamuk, İstanbul, Etkin Kitaplar, 2011.
• Walne, Peter - Evans, Frank Bernard - Himly, François J.: Arşivcilik Terimleri Sözlüğü, çev. ve gnş. Bekir Kemal Ataman, İstanbul, Librairie de Péra, 1995.
• Akporhonor, Blessings A.: “Innovative Tools for Records Management in Electronic Era”, Library Philosophy and Practice, No: 3721 (2020), s. 1-17, (Çevrimiçi) https:// digitalcommons.unl.edu/cgi/viewcontent.cgi?article=7538&context=libphilpra, Erişim Tarihi: 5 Şubat 2022.
• Duranti, Luciana: “Rethinking Appraisal: Conference Overview” (Çevrimiçi) http:// www.interpares.org/display_file.cfm?doc=duranti_delos_2007_overview.pdf, Erişim Tarihi: 5 Şubat 2022.
• Eastwood, Terry vd.: “Appraisal Task Force Report”, InterPARES Project, (Çevrimiçi) http://www.interpare s.org/book/interpares_book_e_part2.pdf, Erişim Tarihi: 8 Aralık 2021.
• National Archives and Records Administration (NARA): “Open Source Tools for Records Management” (Çevrimiçi) https://www.archives.gov/files/records-mgmt/ prmd/open-source-tools-for-records-mgmt-report.pdf, Erişim Tarihi: 3 Nisan 2022.
• Newby, Jennifer M.: No File Left Behind: The Predicament of Archival Appraising in the Digital Age, WWU Graduate School Collection, No: 366, 2014, (Çevrimiçi) https:// cedar.wwu.edu/wwuet/366, Erişim Tarihi: 3 Ekim 2021.
• Staffordshire and Stoke On Trent Archive Service Appraisal And Disposal Policy: “Method of Appraisal”, 6. Rule, (Çevrimiçi) https://www.staffordshire.gov.uk/ Heritage-and-archives/about/Policies/Archive-Service-Appraisal-and-Disposal- Policy.aspx, Erişim Tarihi: 10 Mayıs 2022.
• State Archives, Minnesota Historical Society: “Managing Your Government Records: Guidelines For Archives and Agencies (Version 3)” (Çevrimiçi), https://www.mnhs. org/preserve/records/recordsguidelines/docs_pdfs/02Sept2009V3Ch2.pdf, Erişim Tarihi: 15 Aralık 2021.