E-DEVLET UYGULAMASI OLARAK EBYS’NİN ETKİNLİĞİ VE VERİMLİLİĞİ ÜZERİNE BİR ARAŞTIRMA: NEVŞEHİR HACI BEKTAŞ VELİ ÜNİVERSİTESİ EBYS ÖRNEĞİ

Year 2017, Volume: 22 Issue: Kayfor 15 Özel Sayısı, 1999 - 2019, 30.12.2017

Mustafa Arslan Tekiner Kaya

Abstract

Bu çalışmanın amacı bir e-devlet uygulaması olan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nin etkinliğini tespit etmektir. Çalışma, EBYS öncesi ve sonrası yazışma işlemlerinin, girdi (işgücü, kurulum ve bakım giderleri ve sistem işletim giderleri) ve çıktılarındaki ( toplam işlem süresi, hata oranı, evrak takip kolaylığı, arşivleme kolaylığı, toplam evrak sayısı) değişimi baz alarak, karar birimlerinin göreli etkinliklerini ölçümlemektedir. Çalışmada fakülte, meslek yüksekokulu ve enstitülerden oluşan (9) karar birimi incelenmiştir. Çalışmada Çok-Ölçütlü Veri Zarflama Analizi (ÇÖ-VZA) yöntemi kullanılarak, Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi (NHBVÜ) birimlerinin etkinlikleri ve etkin olmayan karar birimlerinin etkin olabilmeleri için hedef değerler belirlenmiştir. 4 girdi ve 5 çıktının yer aldığı ÇÖ-VZA modelinde, klasik VZA modeline göre, tek bir değişkende/ölçütte yapılacak bir iyileşme ile etkin olmayan bir karar biriminin etkin olabilmesi sağlanabilmektedir. Elde edilen bulgulara göre, EBYS sonrası durum, EBYS öncesi duruma göre %64 daha etkindir. Etkin olmayan karar birimlerinin, etkin olabilmesi için, ölçüt bazlı hedef değerlere bakıldığında ise, klasik VZA modeline göre, çok daha ulaşılması güç değişimlerin gerçekleştirilmesi gerektiği görülmektedir. Diğer yandan, sadece ilgili ölçütte yapılacak tek bir değişimle, etkin olmayan karar biriminin etkin olabilmesi mümkündür.

Keywords

E-Devlet, Çok-ölçütlü Etkinlik, EBYS, Göreli etkinlik

A RESEARCH ON EFFICIENCY OF EDMS AS AN E-GOVERNMENT PRACTISE: NEVŞEHIR HACI BEKTAŞ VELI UNIVERSITY EDMS CASE

Abstract

This paper aims to determine the efficiency of EDMS, which is an e-government application. The study measures the efficiency of decision making units (DMU) by considering changes on inputs (manpower, establishment, maintenance and operating expenditures) and outputs (total processing time, error rate, feasibility of document tracking and archiving and total document number). 9 DMU including faculties, vocational schools and institutes are analyzed. In this study, the efficiencies of units of NHBVÜ is measured by measure-specific data envelopment analysis (MS-DEA) model. In addition, the target values for inefficient units are determined in order to be an efficient unit. By using MS-DEA model which consists of 4 inputs and 5 outputs, it is possible to be an efficient unit for inefficient units through an improvement on only one measure (input or output) comparing to classical DEA. According to the findings, the efficiency of EDMS is 64% higher than conventional document management system. In terms of measure-specific targets for DMU, DMUs have a very challenging targets comparing to classical DEA targets to be an efficient unit. However, by changing only one specific measure, DMUs can reach efficiency by measure-specific DEA model.

Keywords

E-Government, Measure-Specific Efficiency Measurement, EDMS, Relative Efficiency

References

• ADAM, A. (2008). Implementing Electronic Document and Record Management Systems, Auerbach Publications.
• AFRIAT, S. N. (1972). “Efficiency Estimation of Production Function”, International Economic Review, vol. 13(3): 568-598.
• ANIL, H. (1982). Kamu Maliyesi ve Kaynak Kullanımında Etkinlik, İktisadi ve Ticari Bilimler Akademisi Yayın No: 205, Ankara.
• AR, F. (1993). Bürokratik İşlemlerin Basitleştirilmesi, Kamu Yönetiminde Yeniden Düzenleme, KYUD Yayınları, Ankara.
• ARSLAN, A. (2002). “Kamu Harcamalarında Verimlilik, Etkinlik ve Denetim”, Maliye Dergisi-Sayı: 140: 1-14.
• ASOSAI (2002). Performans Denetim Rehberi, Sayıştay Başkanlığı, Ankara.
• ATEŞ, H. (2011). “Yeni Kamu İşletmeciliği Bağlamında Hesapverebilirlik”, s. 181-223, (Ed). PARLAK, B., Kamu Yönetiminde Yeni Vizyonlar, Alfa Aktüel, Bursa.
• BALCI, A. (2008). “E-devlet: Kamu Yönetiminde Yeni Perspektifler, Fırsatlar ve Zorluklar”, s. 317-337, (Ed.) BALCI, A., NOHUTÇU, A., ÖZTÜRK, N.K., COŞKUN, B., Kamu Yönetiminde Çağdaş Yaklaşımlar, Seçkin Yayıncılık, Ankara.
• BALCI, A. ve KIRILMAZ, H. (2009). “Kamu Yönetiminde Yeniden Yapılanma Kapsamında. E-Devlet Uygulamaları”, Türk İdare Dergisi, Sayı: 463: 45-71.
• BANKER, R.D., CHARNES, A., COOPER, W.W., (1984). “Some Models for Estimating Technical and Scale Inefficiencies in Data Envelopment Analysis”, Management Science 30: 1078-1092.
• BARANSEL, A. (1993). “Çağdaş Yönetim Düşüncesinin Evrimi”, Klasik ve Neo-Klasik Yönetim ve Örgüt Teorileri, İ.Ü. İşletme Fakültesi Yayını Cilt 1, No. 257, İstanbul.
• BBC (2008). “British Broadcasting Corporation Discs Loss 'Entirely Avoidable'”http://news.bbc.co.uk/2/hi/uk_news/politics/7472814.stm, 14.08.2017.
• BJÖRK, C. (2006). “Electronic Document Management in Temporary Project Organizations”, Construction Industry Experiences, 30 (6): 644-655.
• BOLES, J.N. (1966). “Efficiency Squared - Efficient Computation of Efficiency Indexes”, Proceedings of the 39th Annual Meeting of the Western Farm Economics Association: 137-142.
• CARTER, L., BÉLANGER, F. (2005). “The Utilization of E-Government Services: Citizen Trust, Innovation and Acceptance Factors”, Inf. Syst. Journal, 15(1): 5-25.
• CHARNES, A., COOPER, WW., RHODES, E. (1978). "Measuring the Efficiency of Decision Making Units," European Journal of Operational Research-2, (1978): 429-444.
• COOK, M., LAVIGNE, M., PAGANO, C., DAWES, S., PARDO, T. (2002). Making Case for local E-Government, University of Albany, Center for Technology in Government.
• COOPER, WW., SEIFORD LM., TONE K. (2000). Data Envelopment Analysis: A Comprehensive Text with Models, Applications, References and DEA Solver Software, Kluwer Academic Publishers, Norwell, Mass.
• ÇEVİK, H. H. (2007). Türkiye’de Kamu Yönetimi Sorunları, Seçkin Yayınevi, Ankara.
• DEDE, H., Elektronik Belge Yönetim Sistemi, Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (2017), https://www.tkhk.gov.tr/Dosyalar/ 7b4a600795de406f973e76847b2e23e3.pdf, 15.08.2017.
• DELONE, W.H., MCLEAN, E.R. (1992). “Information systems success: The Quest for The Dependent Variable”, Information Systems Research, 3 (1): 60–95.
• DEMİR, Ö. (2003). Küresel Rekabette Etkin Devlet, Nobel Yayın Dağıtım, Ankara.
• DOWNING, L. (2006). “Implementing EDMS: Putting People First”, Information Management Journal, 40 (4): 44-50.
• DPT. (2011). Bilgi Toplumu İstatistikleri, Devlet Planlama Teşkilatı Yayın No 2826, Ankara.
• E-Devlet Kapısı (2011). “Devletin kısa yolu”. https://www.turkiye.gov.tr, 18.03.2011.
• EREN, E. (2002). Yönetim ve Organizasyon, Beta Yayınları, İstanbul.
• ERYILMAZ, B. (2016). Kamu Yönetimi, Umuttepe Yayınevi, Kocaeli.
• FANG, Z. (2002). “E-Government in Digital Era: Concept, Practice, and Development, International Journal of The Computer”, The Internet and Management, Vol. 10 (2): 1-22.
• FARRELL, M. J. (1957). “The Measurement of Productive Efficiency”, Journal of the Royal Statistical Society, Vol. 120: 253-290.
• GILLESPIE, D. P. (1995). “Comprehensive Information Management: EPA, OSHA and beyond”, ISA Transactions, 34: 359-368.
• GÖKÇE, G. (2000). Yerel Yönetimlerde Katılma ve Etkinlik, Konya Örneği, Doktora Tezi, Selçuk Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Konya.
• GÖZLER, K. (2010). İdare Hukukuna Giriş, Ekin Basın Yayın Dağıtım, Bursa.
• GRANGE, M., SCOTT, M. (2010). “An Investigation into the Affect of Poor End User Involvement on Electronic Document Management System (EDMS) Implementation”, In: UK Academy for Information Systems (UKAIS) 15th Annual Conference, 23 - 24 March 2010, Oriel College, Oxford.
• GÜNEŞ, İ., AKDOĞAN, M. (2007). “Büyükşehir Belediye Hizmetlerinin Göreli Etkinlik Analizi”, Çağdaş Yerel Yönetimler, 16 (4): 40-66.
• İNCE, N. M. (2001). Elektronik Devlet: Kamu Hizmetlerinin Sunulmasında Yeni İmkanlar, DPT, Ankara.
• JADID M. N., IDREES M.M. (2005). “Electronic Document Management System in Civil Engineering Projects”, 6th Construction Specialty Conference, Toronto, Ontario, Canada June 2-4.
• KALKINMA BAKANLIĞI (2016). e-Yazışma Teknik Rehberi, Ankara.
• KENNEDY, J., SCHAUDER, C. (1998). Records Management: A Guide to Corporate Record Keeping, 2 nd edn. Longman.
• LANE, J.E. (2000). New Public Management, Rutledge, London.
• NARALAN, A. (2008). “E-Devlete Etki Eden Faktörler”, Atatürk Üniversitesi SBE Dergisi, c. 12, (2): 457-469 .
• NDTP. (2017). “North Dakota Information Technology Department”, https://www.nd.gov/itd/services/enterprise-document-management-system-edms,13.08.2017.
• NORMAN M., STOKER, B. (1991). Data Envelopment Analysis: The Assessment of Performance, New York, USA, Wiley.
• ODABAŞ, H. (2008). “Elektronik Belge Düzenleme Yaklaşımları ve Türkiye’de E-Devlet Uygulamalarında Elektronik Belge Yönetimi”, Atatürk Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 12(2): 121-142.
• OECD. (2003). “The Case for E-Government: Excerpts from the OECD Report, The E-Government Imperative”, OECD Journal on Budgeting, 3(1): 61-131.
• ÖNAÇAN, M. B. K., MEDENİ T. D., ÖZKANLI Ö. (2012). "Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nin Faydaları ve Kurum Bünyesinde EBYS Yapılandırmaya Yönelik Bir Yol Haritası" Sayıştay Dergisi (85): 1-26.
• PARLAK, B. ve SOBACI, M.Z. (2011). “Türkiye’de Büyükşehir Belediyelerinin Website Temelli Hizmetleri”, s. 231-257, Ed. PARLAK, B., Kamu Yönetiminde Yeni Vizyonlar, Alfa Aktüel.
• Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Karar Sayısı: 2014/7074, Resmi Gazete: 29255 sayılı Resmi Gazete. SAFFADY, W. (2004). Records and Information Management: of Professional Fundamentals Practice, ARMA International.
• SAYGILIOĞLU, N. ve ARI, S. (2002). Etkin Devlet, Sabancı Üniversitesi, İstanbul.
• SHEPHARD, R.W. (1970). Theory of Cost and Production Functions, Princenton University Press, New Jersey, USA.
• SOMMERVILE, J., CRAIG, N. (2006). Implementing IT in Construction, London; New York : Taylor & Francis.
• SOYLU, H. (2003). “Etkinlik ve İyi Yönetişim”, İyi Yönetişimin Temel Unsurları, Ankara: AB ve Dış İlişkiler Daire Başkanlığı: 78-93.
• ŞATAF, C., ÇİÇEK, H. G., DİKMEN, S. (2014). “Kamu Hizmetlerinin Sunulmasında E-Devlet Uygulamalarının Toplumsal Algı Düzeyi Üzerine Ampirik Bir Çalışma”, Bilgi Ekonomisi ve Yönetimi Dergisi, IX Sayı: II (1): 1-14.
• ŞAYLAN, G. (2000). “Kamu Yönetimi Disiplininde Bunalım ve Yeni Açılımlar Üzerine Düşünceler”, Amme İdaresi Dergisi, 33, (2): 1-21,
• TORTOP, N., İŞBİR, E.G., AYKAÇ, B., YAYMAN, H., Özer, M. A. (2016) Yönetim Bilimi, Nobel Yayın Dağıtım, İstanbul.
• ULUCAN, A. (2011). “Measuring The Efficiency of Turkish Universities Using Measure-Specific Data Envelopment Analysis”, Sosyoekonomi,14(14):181-197.
• ÜNAL, F. & KİRAZ, İ. (2016). “Türkiye'de E-Devlet Uygulamalarının Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Etkinliği: Adalet Bakanlığı UYAP Bilişim Sistemi Örneği”, Dumlupınar Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi / afro-Avrasya Özel Sayısı-Aralık 2016: 437-450.
• YALÇINDAĞ, S. (1997). “Yerel Yönetimlerde Etkinlik”, Çağdaş Yerel Yönetimler, Cilt 6 (1): 3-15.
• YILDIZ, M. (2003). “Elektronik Devlet Kuramı ve Uygulamasına Genel Bir Bakış ve Değerlendirme”, s. 305-328, (Ed.) ACAR, M. ve ÖZGÜR, H. Çağdaş Kamu Yönetimi-I, Nobel Yayın Dağıtım, Ankara.
• ZANTOUT, H. & MARIR, F. (1999). “Document Management Systems from Current Capabilities towards Intelligent Information Retrieval: An Overview”, International Journal of Information Management, 19 (6): 471-484.
• ZHU, J. (2002). Quantitative Models for Performance Evaluation and Benchmarking: Data Envelopment Analysis with Spreadsheets and DEA Excel Solver, Kluwer Academic Publishers.