Milli Eğitim Bakanlığı Tarafından Kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne Yönelik Bir Hizmet İçi Eğitim Programının Kirkpatrick Modeli ile Değerlendirilmesi

Veysel Bilal Arslankara; Elif Arslankara; Abdüssamet Uçar; Kübra Uçar

doi:10.24146/tk.1639300

EN TR

Evaluation of an In-Service Training Programme for the Electronic Records Management System Used by the Ministry of National Education Using the Kirkpatrick Model

Abstract

Purpose: This study aims to evaluate the effectiveness of the in-service training programs organized for the Electronic Records Management System (ERMS), which has been implemented by the Turkish Ministry of National Education (MoNE) since 2024, within the framework of the Kirkpatrick Training Evaluation Model. Method: The study was conducted using the document analysis method. All data were obtained from institutional reports and documents. Analyses were carried out in accordance with the four levels of the Kirkpatrick model. Findings: At the reaction level, participants’ satisfaction with the training was examined, and overall, positive feedback was received. At the learning level, tests assessing pre- and post-training knowledge levels were analyzed, revealing an increase in participants’ knowledge. At the behavior level, the transfer of acquired knowledge and skills to the work environment was evaluated, and a significant increase in the use of the new system was identified. At the results level, post-training implementation trends were analyzed, and it was found that participants had adapted to the ERMS. Implications: It was concluded that the Kirkpatrick Training Evaluation Model can be effectively applied in evaluating in-service training programs organized by the Ministry of National Education. The training process enhanced participants’ knowledge and facilitated their adaptation to the new records management system. Originality: This study is one of the first to evaluate the effectiveness of the in-service training for the ERMS, which was launched by MoNE in 2024, within the framework of the Kirkpatrick model. The findings obtained may serve as a guide for evaluating similar institutional training programs.

Keywords

Kirkpatrick evaluation model , in-service training , electronic records management system , institutional training assessment

Milli Eğitim Bakanlığı Tarafından Kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne Yönelik Bir Hizmet İçi Eğitim Programının Kirkpatrick Modeli ile Değerlendirilmesi

Öz

Amaç: Bu çalışmanın amacı, Millî Eğitim Bakanlığı (MEB) tarafından 2024 yılından itibaren kullanılmaya başlanan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’ne yönelik düzenlenen hizmet içi eğitim programlarının etkinliğini, Kirkpatrick Eğitim Değerlendirme Modeli çerçevesinde incelemektir. Yöntem: Araştırmada doküman incelemesi yöntemi benimsenmiştir. Tüm veriler, kurumsal raporlar ve dokümanlardan elde edilmiştir. Kirkpatrick modelinin dört aşaması doğrultusunda analizler gerçekleştirilmiştir. Bulgular: Tepki aşamasında, katılımcıların eğitimden memnuniyet düzeyleri incelenmiş ve genel olarak olumlu geri bildirimler alınmıştır. Öğrenme aşamasında, eğitim öncesi ve sonrası bilgi düzeyini ölçen testler değerlendirilmiş, katılımcıların bilgi seviyelerinde artış gözlemlenmiştir. Davranış aşamasında, katılımcıların öğrendikleri bilgi ve becerileri iş ortamına transfer edebilme durumları incelenmiş, yeni sistemin kullanımında belirgin bir artış tespit edilmiştir. Sonuç aşamasında, eğitim sonrası uygulamalara yönelik eğilimler analiz edilmiş ve EBYS sistemine uyum sağlandığı görülmüştür. Sonuç: Kirkpatrick Eğitim Değerlendirme Modeli’nin, Millî Eğitim Bakanlığı tarafından düzenlenen hizmet içi eğitim programlarının etkinlik analizinde başarılı bir şekilde uygulanabileceği sonucuna ulaşılmıştır. Eğitim süreci, katılımcıların bilgi düzeylerini artırmış ve yeni yazışma sistemine adaptasyonlarını kolaylaştırmıştır. Özgünlük: Bu çalışma, MEB tarafından 2024 yılında kullanılmaya başlanan EBYS’nin hizmet içi eğitim etkinliğini Kirkpatrick modeli çerçevesinde değerlendiren ilk çalışmalardan biridir. Elde edilen bulgular, benzer kurumsal eğitimlerin değerlendirilmesi için de yol gösterici olabilir.

Anahtar Kelimeler

Kirkpatrick Değerlendirme Modeli , Hizmetiçi Eğitim , elektronik belge yönetim sistemi , kurumsal eğitim değerlendirmesi

References

Alamsyahril. (2020). The Kirkpatrick model in evaluating level iv leadership training programs. Cendekia Niaga, 4(1), 35-43. https://doi.org/10.52391/jcn.v4i1.490
Alliger, G. M., Tannenbaum, S. I., Bennett, W., Traver, H. & Shotland, A. (1997). A meta-analysis of the relations among training criteria. Personnel Psychology, 50, 341–358.
Alsalamah, A., & Callinan, C. (2021). The kirkpatrick model for training evaluation: bibliometric analysis after 60 years (1959-2020). Industrial and Commercial Training, 53(4), 56-72. https://doi.org/10.1108/ict-12-2020-0115
Amiri, M., Momennasab, M., Yektatalab, S., Hamidizadeh, S., Rahimi, Z., & Badiyepeymaiejahromi, Z. (2022). Effectiveness of an operating room master of science program based on Kirkpatrick’s model. Research and Development in Medical Education 11(2), Article e013. https://doi.org/10.34172/rdme.2022.013
Arısoy, Y. E. (2018). Elektronik arşivlere yönelik uluslararası yaklaşımlar çerçevesinde Türkiye değerlendirmesi. Bilgi Yönetimi, 1(1), 63–77. https://doi.org/10.33721/by.415166
Arora, P. (2024). Effective training systems, strategies, and practices. ANUSANDHAN – NDIM’s Journal of Business and Management Research 6(1), 63-70. https://doi.org/10.56411/anusandhan.2024.v6i1.63-63.
Arslankara, V. B. (2025). Usability evaluation of the ministry of national education document net correspondence system. MENTIS Journal of Educational Research, 1(1), 19-28.
Arslankara, V. B., Arslankara, E., Asan, İ., Külekçi, M. & Usta, E. (2024). Assessment of an in-service training activity transformed into an e-learning environment using the kirkpatrick model. Journal of Teacher Education and Lifelong Learning, 6(1), 207-221. https://doi.org/10.51535/tell.1441595
Bowen, G. A. (2009). Document analysis as a qualitative research method. Qualitative Research Journal, 9(2), 27-40. http://dx.doi.org/10.3316/QRJ0902027
Chen, Y. (2019). Using the kirkpatrick model to evaluate a new staff training program. Sigma Theta Tau International’s 30th International Nursing Research Congress.

Davis, F. D. (1989). Perceived usefulness, perceived ease of use, and user acceptance of information technology. MIS Quarterly, 13(3), 319–340. https://doi.org/10.2307/249008
Farias, J., & Resende, M. (2020). Impact of training on the implementation of a new electronic system and acceptance of new technologies in a federal institution of higher education. Revista de Administração da UFSM [UFSM Administration Journal], 13(4), 773-791. https://doi.org/10.5902/1983465932624
Grigoriev, V., Biryukova, A., Volk, A., & Ilyushechkin, A. (2020). Automated system for creating training programs for mass professional users, Informatization and Communication Journal, 1, 21-27. https://doi.org/10.34219/2078-8320-2020-11-1-21-27.
Jitsaeng, K. (2023). Electronic correspondence management application design. Journal of Information System, Technology and Engineering, 1(4), 120–126. https://doi.org/10.61487/jiste.v1i4.49
Khan, M., & Patil, D. (2023). Effective Teaching Assessment Model: Utilizing the Kirkpatrick Evaluation Framework.
Kirkpatrick, D. & Kirkpatrick, J. (2006). Evaluating training programs: The four levels. Berrett-Koehler Publishers, California.
Kirkpatrick, D. L., & Kirkpatrick, J. D. (2006). Evaluating training programs: The four levels. Berrett-Koehler Publishers.
Merriam, S. B. (2009). Qualitative research: A guide to design and implementation. Jossey-Bass.
Millî Eğitim Bakanlığı. (2024). Millî eğitim bakanlığı elektronik belge yönetim sistemi eğitim portalı. https://ebysportal.meb.gov.tr/ adresinden 05.10.2024 tarihinde erişilmiştir.
Mote, K. (2022). The developing of kirkpatrick’s evaluation model on the evaluation of early childhood head training in early children education development center for early children and community education north sumatera. Proceedings of the 3rd International Conference of Science Education in Industrial Revolution 4.0, ICONSEIR 2021, December 21st, 2021, Medan, North Sumatra, Indonesia. https://doi.org/10.4108/eai.21-12-2021.2317323
Nawaz, F., Ahmed, W., & Khushnood, M. (2022). Kirkpatrick model and training effectiveness: A meta-analysis 1982 to 2021. Business & Economic Review, 14(2), 35-56 https://doi.org/10.22547/ber/14.2.2
Özdemirci, F. (2016). Bütünleşik e-kurum sistemleri ve kurumsal yapılanmalara yansıması: Ankara Üniversitesi e-BEYAS uygulaması ve kurumsal yapılanma. In F. Özdemirci, N. Özel, T. Çakmak, Z. Akdoğan, & B. Yalçınkaya (Eds.), e-BEYAS 2015 Sempozyumu: Kurumsal Belleklerin Geleceği: Dijitalleştirme - Elektronik Arşiv - Elektronik Belge Yönetimi (pp. 35–43). Ankara Üniversitesi BEYAS Koordinatörlüğü.
Phillips, J.J. (2003). Return on Investment in Training and Performance Improvement Programs (2nd ed.). Routledge. https://doi.org/10.4324/9780080516257
Rasouli, D., Ahmady, S., Mohseni Zenozi, S., & Karimi Rozveh, A. (2023). Effectiveness of nursing virtual training courses based on the Kirkpatrick model. Journal of Education and Health Promotion, 12. https://doi.org/10.4103/jehp.jehp_913_22
Ratnasari, A., Dewanto, I., Praditia, D., & Santos, A. (2022). Evaluation of the leadership management training program based on kirkpatrick’s model of lecturer performance at tangerang raya university. The International Journal of Education Management and Sociology, 1(2), 34-40. https://doi.org/10.58818/ijems.v1i2.11
Ridha Albaar, M., & Paristiowati, M. (2020). Kirkpatrick’s model for evaluation of financial management training. Proceedings of the 5th International Conference on Food, Agriculture and Natural Resources (FANRes 2019). https://doi.org/10.2991/aer.k.200325.071
Sahni, J. (2020). Managerial training effectiveness: An assessment through Kirkpatrick framework. TEM Journal, 9(3), 1227-1233. https://doi.org/10.18421/tem93-51
Türk Standartları Enstitüsü. (2015). TS 13298 Elektronik belge ve arşiv yönetim sistemi standardı. Ankara: Türk Standartları Enstitüsü.
Venkatesh, V., Morris, M. G., Davis, G. B., & Davis, F. D. (2003). User acceptance of information technology: Toward a unified view. MIS Quarterly, 27(3), 425–478. https://doi.org/10.2307/30036540

Details

Primary Language

Turkish

Subjects

Information Systems User Experience Design and Development

Journal Section

Research Article

Authors

Veysel Bilal Arslankara ^*
0000-0002-9062-9210
Türkiye

Elif Arslankara
0000-0002-6949-9175
Türkiye

Abdüssamet Uçar
0009-0001-6061-2119
Türkiye

Kübra Uçar
0009-0005-9787-0057
Türkiye

Early Pub Date

August 19, 2025

Publication Date

September 30, 2025

Submission Date

February 13, 2025

Acceptance Date

July 7, 2025

Published in Issue

Year 2025 Volume: 39 Number: 3

DOI

https://doi.org/10.24146/tk.1639300

IZ

https://izlik.org/JA67TD35DW

APA

Arslankara, V. B., Arslankara, E., Uçar, A., & Uçar, K. (2025). Milli Eğitim Bakanlığı Tarafından Kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne Yönelik Bir Hizmet İçi Eğitim Programının Kirkpatrick Modeli ile Değerlendirilmesi. Türk Kütüphaneciliği, 39(3), 247-264. https://doi.org/10.24146/tk.1639300

Evaluation of an In-Service Training Programme for the Electronic Records Management System Used by the Ministry of National Education Using the Kirkpatrick Model

Abstract

Keywords

Milli Eğitim Bakanlığı Tarafından Kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne Yönelik Bir Hizmet İçi Eğitim Programının Kirkpatrick Modeli ile Değerlendirilmesi

Öz

Anahtar Kelimeler

References

Details

Primary Language

Subjects

Journal Section

Authors

Early Pub Date

Publication Date

Submission Date

Acceptance Date

Published in Issue

DOI

IZ

Cite