Electronic Signature and Electronic Government Applications in Turkey: An Evaluative Essay from the Viewpoint of Electronic Records Management

Year 2008, Volume: 22 Issue: 3, 279 - 295, 01.07.2008

Esin Altın

Abstract

Themost important component that enables electronic government e-government applications function is thatof electronic record e-record management. In accordance with the e-record management strategies, all information and records produced by the state are opened to public access. By means of electronic record management systems ERMS ,record supervision becomes easy and processing time becomes shorter. E-record applications bring along the absolute necessity of accomplishing total record security, integrity and so on. That's where electronic signature e-signature technologies come on scene. E-signature holds an important place in terms of implementing ERMS and, in a more general sense, electronicarchive e-archive applications securely, and in terms of legal validity. Taking this fact as a starting point, this paper is an attempt to create consciousness on the necessity of the e-record management by emphasizing its importance in theprocess of e-transformation. This study provides introductory information on e-government, e-signatureand the relationship between the e-record management and e-government, and erecord managemnt and e-signature applications. Using thesurvey method, proceedings and governmental publications issued by the USA, Englandand Turkey between 1999 and 2006 were reviewed. It was concluded thatthe importance of the e-record management for e-government has not been fully appreciated in Turkey. More qualifi ed humanpower is needed during the e-transformation process to carry out the e-record management applications

Keywords

E-record, e-record management, e-goverment, e-signature

Türkiye’de Elektronik İmza ve Elektronik Devlet Uygulamaları: Elektronik Belge Yönetimi Açısından Bir Değerlendirme Denemesi

Abstract

Elektronik devlet e-devlet uygulamalarının işlerliğini sağlayan en önemli un­sur elektronik belge e-belge yönetimidir. E-belge yönetim stratejileri doğ­rultusunda devletin ürettiği her türlü bilgi ve belge kamu erişimine açılır. Bu stratejiler izlenerek oluşturulan e-belge yönetim sistemleri EBYS sayesinde belgelerin denetimi kolaylaşır ve iş süreçleri hızlanır. EBYS ile e-belgelerin bütünlük, güvenlik gibi gereklilikleri yerine getirilir. Elektronik imza e-imza teknolojileri de bu noktada devreye girer. E-imza, e-belge ve daha genel ola­rak e-arşiv uygulamalarının güvenli olarak yürütülmesinde, yasal geçerlilik ka­zanmasında oldukça önemli bir yere sahiptir. Bu bildiri ile e-belge yönetiminin e-dönüşüm sürecindeki önemine değinilerek gerekliliği konusunda farkındalık yaratmak amaçlanmıştır. İnceleme e-devlet ve e-imza hakkında genel bilgiler, e-imza ve e-devletin e-belge yönetimi ile olan ilişkileri olmak üzere iki aşama­lı yürütülmüştür. Çalışma kapsamında betimsel yöntemle 1999-2006 yılları arasında İngiltere, ABD, Türk hükümetlerinin yayımladığı resmi kurum yayın­ları incelenmiş, toplantı bildirilerinden yararlanılmıştır. Sonuç olarak ülkemiz­de e-belge yönetiminin e-devlet için öneminin henüz tam anlamıyla kavrana­mamış olduğu ve e-dönüşüm sürecinde e-belge yönetimi uygulamalarında yer alacak nitelikli insan gücüne ihtiyaç olduğu saptanmıştır.

Keywords

E-belge, e-belge yönetimi, e-devlet, e-imza

References

• Akgül,M. (2003, Eylül). E-dönüşüm acil eylem planı: Bir değerlendirme denemesi. Bilişim Kültür Dergisi, 87, 75-78.
• Başkaya, S. (2006, 11 Eylül). e-Devlet kapısında bilinmeyenler. 5 Aralık 2006 tarihinde CNN Türk Web sitesinden erişildi: http://www.cnnturk.com/ BILIM_TEKNOLOJI/haber_detay.asp?PID=16&HID=1&haberID=229591
• Better public services. (2006). 20 Aralık 2006 tarihinde Avrupa Komisyonu Web sitesinden index_e.htm
• Cain, P. (2003). Moreq: The standard of the future? The Information Management Journal, 37(2), 54-59.
• Çakal, R. (2003, Eylül). E-dönüşüm Türkiye projesi kısa dönem eylem planı. Bilişim Kültür Dergisi, 87, 72-74.
• Devlet Planlama Teşkilatı. (2006). Bilgi toplumu stratejisi 2006- 2010. Ankara: DPT. 8Kasım 2006 tarihinde DPT Bilgi Toplumu Dairesi Web sitesinden erişildi: http://www.bilgitoplumu.gov.tr/btstrateji/Strateji_Belgesi.pdf
• Devlet Planlama Teşkilatı. (2005). E-dönüşüm Türkiye projesi 2003-2004 KDEP uygulamasonuçları 2005 eylem planı. Ankara: DPT. 6 Kasım 2006 tarihinde http://www.bilgitoplumu.gov.tr/yayin/KDEPUygulamaSonuclari_2005Eyle mPlani.pdf adresinden erişildi.
• eAvrupa+. (2005). 16 Kasım 2006 tarihinde DPT Bilgi Toplumu Dairesi Web sitesinden erişildi: http://www.bilgitoplumu.gov.tr/eAvrupa/euindex_3.html
• The Economist and IBM. (2007). The 2007 e-readiness rankings: raising the bar. 10Mayıs 2007 tarihinde IBM Web sitesinden erişildi: http://www-03.ibm. com/industries/government/doc/content/bin/e-Readiness_2007.pdf
• E-dönüşümTürkiye. (2004). 16 Kasım 2006 tarihinde Devlet Planlama Teşkilatı Bilgi Toplumu Dairesi Web sitesinden erişildi: http://www.bilgitoplumu.gov. tr/edtr.asp
• E-recordsreadiness tool. (2004). 2 Mayıs 2007 tarihinde United Kingdom National Archives Web sitesinden erişildi: http://www.nationalarchives.gov. uk/rmcas/documentation/eRecordsReadinessTool_v2_Dec2004.pdf
• Elektronik imza kanunu: Kanun no: 5070. (2004, 15 Ocak). Resmî Gazete, Sayı: 25355. 16Kasım 2006 tarihinde Başbakanlık Web sitesinden erişildi: http:// rega.basbakanlik.gov.tr/index.aspx#
• Elektronikimza kanununun uygulanmasına ilişkin usul ve esaslar hakkında yönetmelik. (2005, 6 Ocak). Resmî Gazete, Sayı: 25692. 14 Mayıs 2007 tarihinde Başbakanlık Web sitesinden erişildi: http://rega.basbakanlik.gov. tr/#
• Introduction to electronic records management. (2006). 18 Mayıs 2007 tarihinde introelecrecmgmt.pdf adresinden erişildi.
• İnce, M. (2001). Elektronik devlet: Kamu hizmetlerinin sunulmasında yeni imkanlar. 10 Mayıs 2007 tarihinde Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü Web sitesinden erişildi: http://www.nvi.gov.tr/attached/NVI/ makale/18.pdf
• Kamusertifi kasyon merkezi. (2006). 7 Aralık 2006 tarihinde Kamu Sertifikasyon Merkezi Web sitesinden erişildi: http://www.kamusm.gov.tr/net/bilgiler/ kurumsal/ kimlik.jsp
• Kandur,H. (2006). Elektronik belge yönetimi sistem kriterleri referans modeli (v.2.0). 24 Ocak 2007 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Web sitesinden erişildi: http://www.devletarsivleri.gov.tr/EBYS_v_2_0.pdf
• Karakoçak, K. (Yay. haz.). (2006). Elektronik imza el kitabı. Ankara: Ankara Barosu.
• Lipchak, A. (2002). Information management to support evidence-based governance in theelectronic age: A public policy forum discussion paper. 30 Ocak 2007 tarihinde http://www.ppforum.ca/common/assets/publications/en/ ow_p_11_2002b.pdfadresinden erişildi.
• MERNİS. (2007). 17 Mayıs 2007 tarihinde Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel MüdürlüğüWeb sitesinden erişildi: http://www.nvi.gov.tr/81,Mernis,2.html
• Model requirements for the management of electronic records: MoReq specifi cation. (2001). 16 Temmuz 2007 tarihinde http://www.cornwell.co.uk/ moreqdocs/moreq.pdf adresinden erişildi.
• Modernisinggovernment. (1999). 6 Şubat 2007 tarihinde Great Britain Cabinet Office Web sitesindenerişildi: http://www.archive.official-documents.co.uk/ document/cm43/4310/4310.htm
• The National Archives and Records Administration. (2000). Government Paperwork Elimination Act (GPEA). 18 Ocak 2007 tarihinde http://www. archives.gov/records-mgmt/faqs/pdf/electronic-signiture-technology.pdf adresinden erişildi.
• Nohutçu,A. ve Demirel, D. (2004). E-devlet: Genel bir çerçeve ve teorik bir yaklaşım. 10 Mayıs 2007 tarihinde Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü makale/e-devlet-genel_cerceve.pdf
• OECD. (2004). E-transformation Turkey project: Turkish case for e-government. OECD Senior Officials from Centres of Government on Using New Tools for Decision Making: Impacts on Information, Communication and Organisation Toplantısı, 7-8 Ekim 2004'te sunulan doküman 20 Ocak 2007 tarihinde http://www.bilgitoplumu.gov.tr/eng/docs/OECD%20Room%20Document- TURKEY.pdfadresinden erişildi.
• OECD defi nition of E-government. (2003). 10 Ocak 2007 tarihinde OECD E­ government Project Web sitesinden erişildi: http://webdomino1.oecd.org/ COMNET/PUM/egovproweb.nsf
• Odabaş, H. (2005). Belge yönetimi ve Türkiye'de belge yönetimi gereksinimi. Bilgi Dünyası, 6: 36-57. 18 Mayıs 2007 tarihinde ULAKBİM Sosyal Bilimler veri tabanından erişildi.
• Public Record Office. (1999). Management, appraisal and preservation of electronic records: Vol 2: Procedures. 18 Mayıs 2007 tarihinde http://www. nationalarchives.gov.uk/documents/procedures.pdf adresinden erişildi.
• Sağıroğlu,S.,Kabasakal D. ve Alkan M. (2006). E-imzadan mobil imzaya geçiş sürecinde Türkiye. M. Alkan ve Ş. Sağıroğlu (Yay. haz.), “Ulusal Elektronik İmza Sempozyumu” bildirileri: 07-08 Aralık 2006 Ankara içinde (s. 21-27). Ankara: TelekomünikasyonKurumu, TÜBİTAK ve Gazi Üniversitesi.
• Sayıştay Başkanlığı. (2006). E-dönüşüm Projesi çerçevesinde yürütülen faaliyetler konulu performan raporu. Ankara: Sayıştay.
• Selçuk, G.H. (2006). E-devlet uygulamaları için e-imza formatları. . M. Alkan ve Ş. Sağıroğlu (Yay. haz.), “Ulusal Elektronik İmza Sempozyumu” bildirileri: 07-08 Aralık 2006 Ankara içinde (s. 212-216). Ankara: Telekomünikasyon Kurumu ve Gazi Üniversitesi.
• Tüfekçi, T. (2006). İki yılın sonrasında elektronik imzada neredeyiz?. M. Alkan ve Ş. Sağıroğlu(Yay. haz.), “Ulusal Elektronik İmza Sempozyumu” bildirileri: 07-08 Aralık 2006 Ankara içinde (s. 10-15). Ankara: Telekomünikasyon Kurumu ve Gazi Üniversitesi.
• UnitedNations. (2005). Global e-government readiness report 2005: From e­ government to e-inclusion. United Nations Web sitesinden erişildi: http:// unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/un/unpan021888.pdf
• Yeşil, S., Alkan M. ve Acarer, T. (2006). E-imza uygulamalarında AB ve Türkiye mevcut durum ve öneriler M. Alkan ve Ş. Sağıroğlu (Yay. haz.), “Ulusal Elektronik İmza Sempozyumu” bildirileri: 07-08 Aralık 2006 Ankara içinde (s. 1-9). Ankara: Telekomünikasyon Kurumu, TÜBİTAK ve Gazi Üniversitesi.
• Zamandamgası. (2007). 18 Mayıs 2007 tarihinde http://www.e-tugra.com/_ eTugra/web/ gozlem.aspx?sayfano=85adresinden erişildi.