Türkiye’de Kamu Kurumlarında Bilgi Yönetimi Unsurları ve Teknoloji İlişkisi Üzerine Nitel Bir Araştırma: Bilgi İşlem Yöneticileri Gözünden

Abstract

Organizasyonun en önemli kaynağı olması sebebiyle bilginin en iyi şekilde yönetilmesi ve bunun için teknolojik araçlardan yararlanılması günümüzde önemli bir meseledir. Bu çalışma, kamu kurumlarında bilgi yönetiminin mevcut durumunu ve yapılması gerekenleri tespit edebilmek için Türkiye’deki sekiz Bakanlığın Bilgi İşlem Daire Başkanları (BİDB) ile görüşmeler yapılarak hazırlanmıştır. Olgu bilim desenine uygun olarak düzenlenen ve verilerin betimsel içerik analizine tabi tutulduğu çalışma, bakanlıklardaki bilgi yönetimi unsurları ve teknoloji ilişkisi üzerine odaklanmıştır. Bilgi yönetimi unsurları; insan, organizasyon, bilgi varlığı/içerik, süreç ve teknoloji olmak üzere beş ana başlık altında gruplandırılmıştır. Çalışma kapsamındaki nitel araştırma sonuçlarına göre, Türkiye’deki kamu kurumlarında genel olarak; bilgi yönetiminin muğlak bir konu olduğu, bilgi yönetimine ilişkin stratejik plan olmadığı, kurumlarda bir bilgi yönetimi (BY) organizasyonunun bulunmadığı, bilgi yönetimi rehberine ihtiyaç olduğu, üst yönetimin enformasyon teknolojilerine yönelik desteğinin tam olduğu, teknolojik araçların belli oranda mevcut olduğu ancak bilginin yönetilmesi odağında yapılandırılmadığı ve bütünleşik bir sistem yapısında olmadığı ortaya çıkmış, bu bağlamda öneriler sunulmuştur.

Keywords

• Yönetim bilişim sistemleri
• bilgi yönetimi
• bilgi yönetimi teknolojik araçları
• bilişim sistemleri
• bakanlık.

A Qualitative Research on the Relationship between the Knowledge Management Components and Information Technologies in Public Institutions in Turkey: From the Perspective of Heads of Information Technology Departments

Abstract

Since knowledge is the most important resource of the organization, managing it in the best way and using technological tools for this purpose is an important issue. This study was carried out by interviewing the Heads of Information Technology (IT) Departments of eight Ministries in Turkey in order to determine the current state of knowledge management practices in public institutions in Turkey and what needs to be done to improve those practices. The study, which was designed in accordance with the phenomenological research and subjected to descriptive content analysis, focused on the relationship between knowledge management and technology in ministries. Knowledge management components were classified under five main groups: People, organization, information asset/content, process and technology. The results reveals that knowledge management is generally an ambiguous issue in the public institutions in Turkey; that there is no strategic plan for knowledge management and organization related to knowledge management in public institutions; that there is a need for knowledge management guide; that there is full support by top management for the requirements of information technologies; and that technological tools are available to a certain extent; however, are not structured for knowledge management and does not have an integrated system structure in public institutions. In light of these findings, some recommendations were presented.

Keywords

• Management information systems
• knowledge management
• knowledge management technological tools
• information systems
• ministry

References

1. Ada, S. (2013). Afetlerde bilgi ve teknoloji yönetimi: G.Antep ve K.Maraş hastanelerinde bir alan araştırması. Selçuk Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 29, 1-10.
2. Adobor, H., Kudonoo, E. ve Daneshfar, A. (2019). Knowledge management capability and organizational memory: A study of public sector agencies. International Journal of Public Sector Management, 32(6), 671-687.
3. Akhavan, P., Jafari, M. ve Fathian, M. (2006). Critical success factors of knowledge management systems: A multi-case analysis. European Business Review, 18(2), 97-113.
4. Aktan, C. C. ve Vural, İ. Y. (2005). Bilgi çağı, bilgi yönetimi ve bilgi sistemleri. Konya: Çizgi Kitabevi.
5. Al Ahbabi, S.A., Singh, S.K., Balasubramanian, S. ve Gaur, S.S. (2019), Employee perception of impact of knowledge management processes on public sector performance. Journal of Knowledge Management, 23(2), 351-373. https://doi.org/10.1108/JKM-08-2017-0348
6. Alacadağlı, E. (2019). Bilgi yönetimi, dijitalleşme ve Türk Sağlık Sistemi. Electronic Turkish Studies, 14(2), 67-86. https://doi.org/10.7827/TurkishStudies.14918
7. Aladwan, S.A., AL-Yakoub, T.A. and Adaileh, A.M. (2022), Challenges of knowledge management in the public sector: Evidence from the King Abdullah Award for Excellence in Jordan. The TQM Journal, ahead-of-print(ahead-of-print). https://doi.org/10.1108/TQM-09-2021-0253
8. Alavi, M. ve Leidner, D. E. (1999). Knowledge management systems: Issues, challenges, and Benefits. Communications of the Association for Information Systems, 1, 1-37. https://doi.org/10.17705/1CAIS.00107

9. Alavi, M. ve Leidner, D. E. (2001). Review: Knowledge Management Systems: Conceptual Foundations and Research Issues, Mis Quarterly, 114-125.
10. Alvarenga, A., Matos, F., Godina, R. ve C. O. Matias, J. (2020). Digital transformation and knowledge management in the public sector. Sustainability, 12(5824), 1-24. https://doi.org/10.3390/su12145824
11. Anameriç, H. (2004). Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve kurumsal bilgi yönetimi ilişkisi. Bilgi Dünyası, 5(2), 168-186.
12. Becerra-Fernandez, I. ve Sabherwal, R. (2010). Knowledge management: Systems and processes. Armonk (N.Y.): M.E. Sharpe Inc.
13. Beijerse, R. P. uit. (1999). Questions in knowledge management: Defining and conceptualising a phenomenon. Journal of Knowledge Management, 3(2), 94-109.
14. Bennet, A. ve Porter, D. (2003). The force of knowledge: A case study of KM implementation in the department of the Navy. International Handbooks on Information Systems, 2, 467-487.
15. Chong, S. C. ve Choi, Y. S. (2005). Critical factors in the successful implementation of knowledge management. Journal of Knowledge Management Practice, 6. http://www.tlainc.com/articl90.htm
16. Cook, D., Cripps, P. ve Spaas, P. (2007). An introduction to the IBM views and viewpoints framework for IT systems, IBM Corporation. http://public.dhe.ibm.com/software/dw/rational/pdf/Views_and_viewpoints.pdf
17. Creech, H. (2007). Success factors in knowledge management. International Institute for Sustainable Development (IISD). https://www.iisd.org/system/files/publications/networks_km_success.pdf
18. Çapar, B. (2005). Bilgi: Yönetimi, Üretimi ve Pazarlanması [Açılış konuşması]. Üniversite ve Araştırma Kütüphanecileri Derneği (ÜNAK), 48-54, http://kaynak.unak.org.tr/bildiri/unak05/u05-8.pdf.
19. Danish, R. Q., Nawaz, M. M. ve Munir, Y. (2012). Impact of knowledge management practices on organizational performance; An evidence from Pakistan. International Journal of Scientific & Engineering Research, 3(8), 1-6.
20. Davenport, T.H. ve Prusak, L. (2001, Şubat). İş Dünyasında Bilgi Yönetimi. İstanbul: Rota Yayın Yapım Tanıtım Ticaret Ltd.Şti.
21. Dinçmen, M. (2010). Bilgi yönetimi ve uygulamaları. İstanbul: Papatya Yayıncılık.
22. Eisenhardt, K. M. (1989). Building theories from case study research. Academy of Management Review, 14(4), 532-550.
23. Erickson, S. ve Rothberg, H. (2009). Knowledge Asset Potential vs. Vulnerability: Balancing Risks. Electronic Journal of Knowledge Management, 7(2), 227-232.
24. Esgin, E. (2015). Kamuda kurumsal bilgi yönetimi için e-dönüşüm modeli: Marmara Üniversitesi elektronik belge yönetim sistemi örneği (Tez No. 388785) [Doktora tezi, Marmara Üniversitesi] Yükseköğretim Kurulu Ulusal Tez Merkezi.
25. Frost, A. (2014). A synthesis of knowledge management failure factors. Knowledge Management Tools. www.knowledge-management-tools.net
26. Gold, A.H., Malhotra, A. ve Segars, A.H. (2001). Knowledge management: An organizational capabilities perspective. Journal of Management Information Systems, 18(1), 185-214.
27. Gökçe, Ş. (2006). Bilgi çağının iş organizasyonlarında stratejik bilgi yönetimi: Teori ve bir uygulama (Tez No. 189454) [Yüksek lisans tezi, Selçuk Üniversitesi] Yükseköğretim Kurulu Ulusal Tez Merkezi.
28. Hajric, E. (2018). Knowledge Management System and Practices (Kindle Edition). Helpjuice. https://helpjuice.com/pdfs/Knowledge_Management_A_Theoretical_And_Practical_Guide_Emil_Hajric(PDF).pdf
29. Hancock, B. (2002). An introduction to qualitative research. Nottingham, UK: Trent Focus Group.
30. Harrell, M. C. ve Bradley, M. A. (2009). Data collection methods semi-structured interviews and focus groups. Santa Monica: RAND National Defense Research Institute. www.rand.org/content/dam/rand/pubs/technical_reports/ 2009/RAND_TR718.pdf
31. Hasanali, F. (2002). Critical success factors of knowledge management. http://providersedge.com/docs/km_articles/critical_success_factors_of_km.pdf
32. Hauschild, S., Licht, T. ve Stein, W. (2001). Creating a knowledge culture. McKinsey Quarterly, 4, 23-26.
33. Herschel, R. T. (2009). Chief knowledge officers. Khosrow-Pour, M. (Ed.) Encyclopedia of Information Science and Technology (s. 527-531) içinde. New York: IGI Global.
34. Karakoçak, K. (2007). Bilgi yönetimi ve verimliliğe etkisi: Türkiye Büyük Millet Meclisi uygulaması (Tez No. 208090 ). [Doktora tezi, Ankara Üniversitesi]. Yükseköğretim Kurulu Ulusal Tez Merkezi.
35. Karabağ, S.F. (2005). Bilgi Yönetiminde Donanım ve Yazılım Teknolojileri. Çukurova Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 14(1), 297-316.
36. Keskin, H., Şentürk, H. A. ve Beydoğan, A. (2018). Yenilikçilik Kalitesi Perspektifinden Bilgi Paylaşımı, Entelektüel Sermaye ve Performans İlişkisi. Business & Management Studies: An International Journal, 6(3), 71-94.
37. Kızıldağ, D., Ağca, V. ve Uğurlu, Ö.Y. (2011). Örgütlerde Hafıza Kaybı ve Etkileri: Tekstil Sektöründen Bir Yansıma. Atatürk Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Dergisi, 25(1), 193-2006.
38. Kiessling, T., Glenn Richey, R., Meng, J. ve Dabic, M. (2009). Exploring knowledge management to organized performance outcomes in a transitional economy. Journal of World Business, 44(4), 421-433.
39. Knowledge Management Online (2012). Knowledge Management Online. Knowledge-Management-Online.com. http://www.knowledge-management-online.com/Knowledge-Management-Assessment.html
40. Konaklıoğlu, E. (2011). Küresel Doğan İşletmelerin Erken Uluslararasılaşmasını Tetikleyen Kurucu ve/veya Yönetici Özellikleri (Tez No. 280273). [Doktora Tezi, Gazi Üniversitesi] Yükseköğretim Kurulu Ulusal Tez Merkezi.
41. Liao, S. H. ve Wu, C. C. (2009). Knowledge management and innovation: The mediating effects of organizational learning, industrial engineering and engineering management. IEEE International Conference, 1850-1854.
42. Lindvall, M., Rus, I., Jammalamadaka, R. ve Thakker, R. (2001). Software tools for knowledge management: A DACS State-of-the-Art Report. Fraunhofer Center for Experimental Software Engineering Maryland and the University of Maryland.
43. Mertins, K., Heisig, P. ve Vorbeck, J. (2003). Knowledge Management: Concepts and Best Practices (2nd ed.). Springer-Verlag, Berlin.
44. Monette, D. R., Sullivan, T. J. ve Dejong, C. R. (1990). Applied social research: Tool for the human services (2. baskı). Fort Worth: Holt, Rinehart, and Winston.
45. Nasseri, T. (1999). The knowledge enterprise. www.exinfm.com/pdffiles/tnasseri.pdf
46. Nonaka, I. (1991). The knowledge-creating company. Harvard Business Review, 69(6), 96-104.
47. Nonaka, I. (1994). A dynamic theory of organizational knowledge creation, Organization Science, 5, 14.
48. Oliver, S. ve Kandadi, K. R. (2006). How to develop knowledge culture inorganizations? A multiple case study of large distributed organizations. Journal of Knowledge Management, 10(4), 6-24. https://doi.org/10.1108/13673270610679336
49. Önaçan, M. B. K. ve Medeni, T. D. (2012). Elektronik imza nedir, neden gereklidir, ihtiyacı nasıl karşılanmalıdır?. Türk İdare Dergisi, 474, 171-200.
50. Önaçan, M. B. K. (2015). Organizasyonlar için bilgi yönetimi çerçevesi ve bilgi yönetim sistemi mimarisi önerisi: dOBLYN (Doküman ve Bilgi Yönetimi) (Tez No. 405913). [Doktora tezi, Ankara Üniversitesi] Yükseköğretim Kurulu Ulusal Tez Merkezi.
51. Palys, T. (2008). Purposive sampling. L. M. Given (Ed.) The Sage Encyclopedia of Qualitative Research Methods. (Vol.2) (697-688) içinde. Sage: Los Angeles.
52. Rašula, J., Vukšić, V. B. ve Štemberger, M. I. (2012). The impact of knowledge management on organisational performance. EBR, 14(2), 147-168.
53. SAP. (2007). SAP solution manager for implementing SAP Business Suite. http://www.rbe-plus.ru/pdf/solman_Implementation.pdf
54. Selimoğlu, N. (2005). Süreç yönetimi ve süreç iyileştirmede bilgi yönetiminin rolü ve uygulamaya ilişkin bir araştırma (Tez No. 214650). [Yüksek lisans tezi, İstanbul Üniversitesi] Yükseköğretim Kurulu Ulusal Tez Merkezi.
55. Sharma, V. ve Deb, M. (2019). Knowledge management through technology: Exploring extant research using nVivo. Theoretical Economics Letters, 9, 761-770. doi: 10.4236/tel.[phone]
56. Sveiby, K-E. (2001). A knowledge-based theory of the firm to guide in strategy formulation. Journal of Intellectual Capital, 2(4), 344-358.
57. Syed-Ikhsan, S.O.S. ve Rowland, F. (2004). Knowledge management in a public organization: a study on the relationship between organizational elements and the performance of knowledge transfer. Journal of Knowledge Management, 8(2), 96-111.
58. Tavşancıl, E. ve Aslan, E. (2001). Sözel, yazılı ve diğer materyaller için içerik analizi ve uygulama örnekleri. İstanbul: Epsilon Yayınevi.
59. Tiwana, A. (1999). The knowledge management toolkit. New York: Prentice Hall.
60. Todericiu, R. ve Stanit, A. (2016). Knowledge management practices improvement in public sector administration. Review of General Management, 24(2), 50-56.
61. Turan, M. (2015). Türkiye'de hukuksal koşullar çerçevesinde elektronik belge ve finansal bilgi yönetimi politikalarının değerlendirilmesi: Türkiye Kalkınma Bankası örneği (Tez No. 388363) [Doktora tezi, Hacettepe Üniversitesi]. Yükseköğretim Kurulu Ulusal Tez Merkezi.
62. Türkiye Bilimsel ve Teknik Araştırma Kurumu (TÜBİTAK). (2004, Kasım). Vizyon 2023, Ulusal Bilim ve Teknoloji Politikaları, 2003-2023 Strateji Belgesi.
63. Bilgi Yönetimi El Kitabı Çalışma Grubu 4. (2006). Ankara: Türkiye Bilişim Derneği.
64. Wadood, S., Gharleghi, B. ve Samadi, B. (2016). Influence of change in management in technological enterprises. Procedia Economics and Finance, 37, 129-136. doi: 10.1016/S2212-5671(16)30103-4
65. Wong, K.Y. (2005). Critical Success Factors for Implementing Knowledge Management in Small and Medium Enterprise. Industrial Management & Data, 105(3), 261–279.
66. Yin, R. K. (2003). Case study research design and methods (3rd Ed.), United States of America: Sage Publications.
67. Yılmaz, C. (2019). İmalat İşletmelerinde Bilgi Yönetimi ile Performans Arasındaki İlişkide Sosyal Sermayenin Rolü. Anadolu Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, 19(4), 165-186. DOI: 10.18037/ausbd.668637
68. Zack, M., McKeen, J. ve Singh, S. (2009). Knowledge management and organizational performance: An exploratory analysis. Journal of Knowledge Management, 13(6), 392-409.
69. Zaied, A. N. H., Hussein, G. S. ve Hassan, M. M. (2012). The role of knowledge management in enhancing organizational performance. I.J. Information Engineering and Electronic Business, 4(5), 27-35.
70. Zaim, H. (2003). Bilginin artan önemi ve bilgi yönetimi (Tez No. 145436) [Doktora tezi, İstanbul Üniversitesi] Yükseköğretim Kurulu Ulusal Tez Merkezi.