STANDART DOSYA PLANI’NDA KULLANICI KAYNAKLI HATALAR: BİR BELDE BELEDİYESİ ÖRNEĞİ

Öz

Kamu kurum ve kuruluşlarının belge yönetimi ve dosyalama sistemlerinin içerisinde Standart Dosya Planı (SDP), 2005 yılından günümüze temel yapıtaşı olarak kullanılmaktadır. Ne var ki SDP kullanılmaya başlandığı günden beri personel tarafından kuralları önemsenmemekte ve hatalı kullanılmaktadır. Bu hatalı kullanım personelin belgeyi bulmasını zorlaştırmadığı, bununla birlikte herhangi bir yaptırım da uygulanmadığı için yıllardır süregelmekte ve arşivleme sistemini zora sokmaktadır. Bir belde belediyesinde hataların miktarının tespiti ve sebepleri araştırılmıştır. Bu hataların eğitim ve birebir çalışma sonucu hangi oranlarda azalabileceğinin ispatı açısından çalışmalar yapılmıştır. Mülakat, anket, veri inceleme ve gözlem teknikleri kullanılarak yapılan çalışmalar ve eğitimler sonrasında kullanıcıların birçoğunun yasal çerçeveye ait bilgiye sahip olmadığı görülmüştür. Personelin konuyla ilgili eğitimler almadığı, yaptığı işi usta çırak ilişkisi ile görerek öğrendiği tespit edilmiştir. Yapılan çalışmalar sırasında uzman bir belge yöneticisi ile birebir çalışmanın hata oranlarını ciddi bir şekilde düşürdüğü ortaya çıkmıştır. Kurallara uygun dosyalama yapılabilmesi konusunda sürdürülebilirlik için denetimlerin artırılması ve yaptırımların uygulanmasının faydalı olacağı düşünülmektedir.

Anahtar Kelimeler

• Standart Dosya Planı
• Elektronik Belge Yönetim Sistemi
• EBYS
• SDP

USER-CAUSED ERRORS IN THE STANDARD FILING PLAN: A MUNICIPALITY CASE STUDY

Öz

The Standard Filing Plan has been used as the fundamental building block within the records management and filing systems of public institutions and organizations since 2005. However, since the day the Standard Filing Plan was first implemented, staff have failed to adhere to its rules and have used it incorrectly. This incorrect usage has persisted for years because it does not make it difficult for staff to find records, and no sanctions are applied, thereby straining the archiving system. The number of errors and their causes were investigated in a municipal district. Studies were conducted to prove the extent to which these errors could be reduced through training and one-on-one work. After studies and training conducted using interview, survey, data analysis, and observation techniques, it was found that most users lacked knowledge of the legal framework. It was determined that the staff did not receive training on the subject and learned their job through a master-apprentice relationship. During the studies, it was found that working one-on-one with an expert document manager significantly reduced the error rate. It is believed that increasing inspections and enforcing sanctions would be beneficial for sustainability in terms of ensuring that filing is done in accordance with the rules.

Anahtar Kelimeler

• The Standard Filing Plan
• Electronic Document Management System
• EDMS
• SFP

Kaynakça

1. 2005/7 Standart Dosya Planı ile İlgili Başbakanlık Genelgesi. (2005, 03 25). Resmî Gazete (Sayı: 25766). 06 2023, 25 tarihinde Resmî Gazete : https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2005/03/20050325.htm adresinden alındı
2. 85-31294 numaralı Büyükkarıştıran köyünde belediye kurulması kararı. (1985, Mart 25). Resmi Gazete (Sayı:18705).
3. Aktaş, S. (2016). Kamu kurumlarında elektronik belge yönetim sistemi kullanımı ve e-Devlet kapsamında diğer sistemlerle uyumu ve gelişimi. T. Ç. Bülent Yılmaz (Dü.), Belediyelerin Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Uluslararası Sempozyumu 12-14 Mayıs 2016 Bildiri Özetleri içinde (s. 105-106). Bursa: Hacettepe Üniversitesi - Nilüfer Belediyesi.
4. Aktaş, S. (2024). Kamu kurum ve kuruluşlarında Standart Dosya Planı kullanımının uygulama kaynaklı durum analizi: Büyükkarıştıran Belde Belediyesi örneği. (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi). İstanbul: İstanbul Medeniyet Üniversitesi Lisanüstü Eğitim Enstitüsü Bilgi ve Belge Yönetimi Anabilim Dalı.
5. Arslan, A. (2013). Dünden Bugüne Büyükkarıştıran. Kırklareli: Büyükkarıştıran Belediyesi.
6. Binici, K. (2019). Makine Öğrenmesi Yaklaşımıyla e-Belgelere Standart Dosya Plan Numaralarının Otomatik Olarak Atanması Üzerine Bir Çalışma. Bilgi Yönetimi Dergisi, 2(2), s. 116-126.
7. Belediye.gov.tr. (2025). 10 10, 2025 tarihinde e-Belediye: https://www.belediye.gov.tr/belediyeler adresinden alındı
8. Büyükkarıştıran Belediyesi. (2022). Büyükkarıştıran Belediyesi Faaliyet Raporu. Kırklareli: Büyükkarıştıran Belediyesi.

9. Çiçek, N. (2008). Belediyelerde Standart Dosya Planı Uygulamalarında Yaşanan Güçlükler. Bilgi Dünyası, 9(2), s. 466-504.
10. Çiçek, N. (2018). Kurumsal bilgi ve belge yönetimi. İstanbul: Marmara Belediyeler Birliği Kültür Yayınları.
11. Çiçek, N. (2023). Elektronik belge yönetimi. İstanbul: Marmara Belediyeler Birliği Kültür Yayınları.
12. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. (2019, 10 18). 10 25, 2020 tarihinde Resmî Gazete (Sayı: 30922): https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=33899&MevzuatTur=7&MevzuatTertip=5 adresinden alındı
13. Devlet Arşivleri Başkanlığı - Kurumlar - Dosya Planları ve Saklama Planları. (2024, Ocak). 9 25, 2025 tarihinde Devlet Arşivleri Başkanlığı: https://www.devletarsivleri.gov.tr/Sayfalar/Sayfa.aspx?icerik=20&h=EC4EE38996FE1DD2D040D483800B793116ED6F1FD94ED1E517B581F5E16F395B adresinden alındı
14. Devlet Arşivleri Başkanlığı Belge Tespit ve Değerlendirme Dairesi Başkanlığı. (2023, Ekim). Dosya Planı Rehberi. Ağustos 8, 2024 tarihinde Devlet Arşivleri Başkanlığı: https://www.devletarsivleri.gov.tr/Sayfalar/Sayfa.aspx?icerik=1037&h=C534B81688A27952C46865CC447937E525C3AC1C006E842C97FEEEB02148061B adresinden alındı
15. Eren, A. (1953, Mart). Desimal tertipte dosya ve saire bölümü esasları ve misaller IV. İller ve Belediyeler Dergisi(89), s. 39-43. 7 25, 2024 tarihinde https://www.tbb.gov.tr/online/dergiler/1953/1953_mart/index.html adresinden alındı
16. Eren, A. (1953, Ocak - Şubat). Dosya işleri III. İller ve Belediyeler Dergisi(87-88), s. 44-47. 7 25, 2024 tarihinde https://www.tbb.gov.tr/online/dergiler/1953/1953_ocak_subat/index.html adresinden alındı
17. Gedikli, M. E. (2023). Elektronik belge yönetim sistemlerinde veri madenciliği ve makine öğrenmesi yöntemlerinin kullanılması (Yayımlanmamış doktora tezi). Marmara Üniversitesi Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü. İstanbul.
18. Gümüş, H. (2016). Kurumlarda EBYS ve Arşiv Çalışmaları, Yaşanan Sorunlara Genel Bir Bakış. F. Özdemirci, N. Özel, T. Çakmak, Z. Akdoğan, & B. Yalçınkaya (Dü.), BEYAS 2015 Sempozyumu Kurumsal Belleklerin Geleceği içinde (s. 97-108). Ankara: Ankara Üniversitesi.
19. Kahraman, A. (1991). Kamu kurum ve kuruluşlarının dosyalama sistemlerinde standartlaşma (Yayımlanmamış yüksek lisans tezi). Ankara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü. Ankara.
20. Keskin, İ. ve Sümbül, S. (2020). Celal Esad’a (Celal Esat Arseven) göre Osmanlı Dönemi belediyelerinde arşiv çalışmaları: İstanbul Şehremaneti (Belediyesi) örneği. Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi(14), 1-41.
21. M.E.B. Dosya ve Evrak İşleri Merkez Heyeti. (1952). Desimal sisteme göre dosya usulü ve tatbikatı. İstanbul: Milli Eğitim Basımevi.
22. Millî Eğitim Bakanlığı. (1965). Desimal sisteme göre dosya usulü tatbikatına dair 1955 tarihli yönetmelik (4 b.). İstanbul: Milli Eğitim Basımevi.
23. Sağlık, Ö. (2023). Dosyalamanın elektronik belgelerin güvenirliğinin başarıyla korunmasına katkısı. B. Yılmaz, M. O. Cibaroğlu, B. Yalçınkaya, F. Özdemirci, ve M. Torunlar (Dü) içinde, Metaverse ve Bilgi Yönetimi: eBelge Yönetimi - *eArşivler *NFT *Veri Merkezleri *Bilgi Güvenliği (s. 151-168). Ankara: Ankara Üniversitesi Bilgi Yönetim Sistemleri Belgelendirme ve Bilgi Güvenliği Merkezi (BİL-BEM).
24. Saraç, S. (Dü.). (2006). Dosyalama ve standart dosya planı. Ankara: T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
25. Solhan, S. (2016). Fizikselden Elektroniğe: Belge Yönetim ve Arşivleme Sürecinin Sürdürülebilirliği. F. Özdemirci, N. Özel, T. Çakmak, Z. Akdoğan, & B. Yalçınkaya (Dü.), BEYAS 2015 Sempozyumu Kurumsal Belleklerin Geleceği içinde (s. 49-63). Ankara: Ankara Üniversitesi.
26. Yosun, H., Elbeyoğlu, M. ve Yıldırım, Ö. (2012). Soru ve cevaplarla belediyelerde standart dosya planı uygulaması. (F. Rukancı, & H. Anameriç, Dü) Ankara: Türkiye Belediyeler Birliği.