KAMU KURUMLARINDA ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ UYGULAMALARINDA KARŞILAŞILANPROBLEMLER: TEKNİK ŞARTNAMELERİN İNCELENMESİ

Yıl 2018, Sayı: 21, 1 - 21, 05.01.2019

Ceyhan Güler

Öz

Teknik
şartnameler, elektronik belge yönetim sistemlerinin işleyiş ve kullanım
ölçütlerinin tam teşekküllü olarak bir projeye yansıtılmasında önemli bir yere
sahiptir. Bu yönüyle teknik şartnameler, Elektronik Belge Yönetim Sistemi
(EBYS)’ne yönelik projelerde etkinliği ve projenin sürdürülebilirliğini
sağlayan temel unsur olarak görülebilir. Bu çalışmada; EBYS ile ilgili
hazırlanan ihale teknik şartnamelerinin Türk Standartları (TS) 13298:2009^[1] Elektronik
Belge Yönetimi’ne uygunluğunun değerlendirilmesi ve projelerin hayata
geçirilmesinde önemli bir unsur olan şartnamelere ilişkin gözlemlenen ve
yaşanan sorunların tanımlanması amaçlanmıştır. İnceleme ve karşılaştırmanın
yapıldığı bu makalede içerik analizi kullanılmıştır. Çalışmada, Kamu İhale
Kurumunun Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden erişim sağlanan (2013)
12 kamu kurumunun EBYS uygulama projelerine ait teknik şartnameleri
incelenmiştir. Bu teknik şartnamelerin TS 13298 standardında açıklanan dosya
tasnif planları, elektronik belgelerin kayıt işlemleri, EBYS kullanım
özellikleri, erişim kontrolü ve güvenlik, sistem tasarım ve yönetimi, doküman
yönetimi elektronik olmayan sistemlerle uyumluluk gibi temel başlıklara^[2] ve
alt kriterlerine uygunluğu incelenmiştir. Bu araştırma sonucunda, teknik
şartnamesi incelenen 12 kamu kurumunun TS
13298:2009’deki temel başlıklara ve alt kriterlerine uygunluk yüzdesi %54,4
olarak ölçülmüştür. Bu sonuç kamu kurumlarının e-devlete geçiş sürecinde çok önemli bir başarı sağlayamadığını
göstermektedir. Teknik şartnamesine ulaşılan ancak TS 13298’e uyumlu olmayan
çok sayıda kurum (11) ortalamaya dâhil edilmemiştir. Ortalamaya katılmayan
kurumların ortalamaya dahil edilebilmesi halinde, söz konusu oranın çok daha düşük
olacağı aşikârdır. Ayrıca, çalışmada teknik şartnamelerde karşılaşılan
problemler tanımlanmaya çalışılmıştır.

Anahtar Kelimeler: Türkiye, kamu kurum ve kuruluşları, elektronik
belge yönetim sistemi, teknik şartnameler.

Abstract

The technical specifications have important
place in to fully reflect the functioning and usage criteria of electronic
records management systems in a project. In this respect, the technical
specifications can be seen as a key element in ensuring the effectiveness and sustainability
of the project for the Electronic Records Management System (ERMS). In this
study; aimed to the technical specifications of the tender prepared regarding
the ERMS is evaluated according to Turkish Standards (TS) 13298: 2009
Electronic Records Management compliance. It is also aimed to identify observed
and encountered the problems of regarding the specifications, which is an
important element in the realization of the projects. Content analysis is used
in this article in which review and comparison is made. In this study, the
technical specifications were examined of the 12 public institutions (2013) that
were accessed via the Electronic Public Procurement Platform (EKAP) of the
Public Procurement Authority. These technical specifications' compatibility has
been researched to these basic headings and sub-criterias which mentioned in TS
13298: file classification plans, capture of electronic records, ERMS usage
features, access control and security, design and management of system,
document management and compliance with the non-electronical systems. As the
result of this study, the compatibility percentage of examined 12 public
institutions according to technical specifications to basic headings and
sub-criterias mentioned in ERMS Standard have been measured at the level of %54,4. This result has been show the public
institutions that implement ERMS applications could not achieve very important
success during the transition process to e-Government. A large number of
institutions (11) whose technical specifications have been achieved but not
compatible with TS 13298 have not been included in the average. If these were
included, it would obviously be much lower. In addition, the problems
encountered in the technical specifications were tried to be defined.

Keywords: Turkey,
public institutions and organizations, electronic records management system,
technical specifications.

---

[1]        Türk Standardları Enstitüsünün Bilişim İhtisas Kurulu’na bağlı
TK01 Bilişim Teknolojileri Teknik Komitesi’nce TS 13298: 2009’un revizyonu
olarak TS 13298: 2015 elektronik belge ve arşiv yönetim sistemi hazırlanmış ve
TSE Teknik Kurulu’nun 23 Ekim 2015 tarihli toplantısında kabul edilerek
yayımına karar verilmiştir (TSE, 2018).

[2]        Güncellenen TS 13298: 2015 bir önceki revizyonuna ilave olarak
kurumlar arası belge paylaşımı, kayıtlı elektronik postaların yönetimi,
elektronik yazışma paketi ve elektronik arşivlerin yönetimi başta olmak üzere
bazı yenilikler getirmektedir. Standardın bu revizyonunda Elektronik Arşivleme
Sistemi Referans Modeli (ELAS/RM) adı altında yeni bir bölüm de eklenmiştir
(TSE, 2018).

Anahtar Kelimeler

Türkiye, kamu kurum ve kuruluşları, elektronik belge yönetim sistemi, teknik şartnameler

Kaynakça

• Afyonluoğlu, M. v.d., (2014, 19-20 Eylül). e-Devlet projelerinde başarılı proje yö-netimi Türkiye deneyimleri. I. Uluslararası Katılımlı Proje Yönetim Konfe-ransı’nda –UKPYK2014- sunulan bildiri, İstanbul Teknik Üniversitesi İş-letme Fakültesi, İstanbul. Arslan, M. ve Kaya, T. (2017). e-Devlet uygulaması olarak EBYS’nin etkinliği ve verimliliği üzerine bir araştırma: Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi EBYS örneği. Süleyman Demirel Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, 22 (Kayfor 15 Özel Sayısı), 1999-2009. Atatürk Kültür, Dil ve Tarih Yüksek Kurumu. (2012). Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) teknik şartnamesi, 74572. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama. Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurulu. (2013). Elektronik belge yönetim sis-temi (EBYS) teknik şartnamesi, 919. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama2_D.aspx. Cumhurbaşkanlığı Devlet Denetleme Kurulu. (2013). Kişisel verilerin korunma-sına ilişkin ulusal ve uluslararası durum değerlendirmesi ile bilgi güvenliği ve kişisel verilerin korunması kapsamında gerçekleştirilen denetim çalış-maları. Erişim adresi: http://www.tccb.gov.tr/ddk/ddk56.pdf. Çay İşletmeleri Genel Müdürlüğü. (2012). Elektronik belge yönetimi sistemi kuru-lum ve destek teknik şartnamesi, 106607. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama. Çiçek, N. (2012, 21-23 Kasım). Kamu kurumlarında yürütülen elektronik belge yönetimi ve sayısallaştırma uygulamalarında karşılaşılan teknik ve idari problemler: İstanbul Büyükşehir Belediyesi, ÇAYKUR ve Esenler Belediye-sinin ihale teknik şartnameleri üzerine karşılaştırmalı bir inceleme. M. Yıldırır ve S. Kadıoğlu (Yay. Haz.), Osmanlı Coğrafyası Kültürel Arşiv Mirası-nın Yönetimi ve Tapu Arşivlerinin Rolü Uluslararası Kongresi (s. 857-873) için-de. Ankara: Tapu Kadastro Genel Müdürlüğü. DLM Forum Foundation. (2011). MoReq2010®: Modular Requirements for Records Systems — Volume 1: Core Services & Plug-in Modules. Erişim adresi: http://moreq2010.eu/. Düzce Üniversitesi. (2013). Elektronik belge yönetim sistemi teknik şartnamesi, 51024. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/IhaleArama. Ekonomi Bakanlığı. (2013). Elektronik belge yönetim sistemi teknik şartnamesi, 110642. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama2_D.aspx. İzmir Büyükşehir Belediyesi. (2012). Belge, doküman, iş akış ve form süreç yöne-tim sistemi teknik şartnamesi, 27422. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama. Kamu İhale Kanunu. (2002, 22 Ocak). Resmi Gazete (Sayı: 24648). Erişim adresi: http://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.5.4734.pdf. 2018/1 No.’lu Kamu İhale Tebliği. (2018, 19 Ocak). Resmi Gazete (Sayı: 30306). Erişim adresi: http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2018/01/20180119-6.htm Kartal Belediyesi. (2012). Elektronik belge yönetim sistemi temini ve arşiv tarama teknik şartnamesi. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama2_D.aspx. Keskin, İ. (2011). Şeffaflaşma aracı olarak bilgi edinme ve araştırma hakkı. İs-tanbul Üniversitesi Sosyoloji Dergisi, 3 (22), 557-572. Keskin, İ. (2011). “E-devlet uygulamalarının kamu yönetiminde şeffaflaşmaya etkisi”, 9th international conference on knowledge, economy & management proceedıngs içinde (1715-1728), Zeki Parlak, İbrahim Güran Yumuşak (Eds.), Sarajevo: International University of Sarajevo. Kültür ve Turizm Bakanlığı. [t.y.]. Elektronik doküman yönetim sistemi (EDYS) teknik şartnamesi, 3946. https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama2_D.aspx. Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi. (2013). Elektronik belge yönetim sistemi teknik şartnamesi, 162377. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama2_D.aspx. Sultanbeyli Belediyesi. (2011). Belediye belgelerinde fiziki düzenleme yapılması, bilgisayar ortamına aktarılması ve yönetim sisteminin kurulması işi teknik şartnamesi, 74442. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama2_D.aspx. Türk Standardları Enstitüsü. (2015). TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetimi Standardı. Ankara. Türk Standartlar Enstitüsü. (2009). TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi. Ankara. Türkiye Elektrik Dağıtım Anonim Şirketi. (2012). Elektronik belge yönetimi sistemi teknik şartnamesi. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama. Türkiye Kömür İşletmeleri Genel Müdürlüğü. (2012). Belge yönetimi yazılımı yay-gınlaştırma ve kurumsal uygulamaların bakım ve teknik desteği için hizmet alımına ait teknik şartname. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama. Türkiye Lokomotif ve Motor Sanayi Anonim Şirketi. (2012). Elektronik belge yöne-tim sistemi teknik şartnamesi, 29204. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama. Türkiye Petrolleri Petrol Dağıtım A.Ş. (2013). Elektronik belge ve arşiv yönetim sistemi teknik şartnamesi, 66807. Erişim adresi: https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/Ortak/ıhalearama2_D.aspx. Umut, G. ve Külcü, Ö. (2014). Elektronik belge yönetimi uygulamalarında karşı-laşılan sorunların analizi ve çözüm önerileri: Kalkınma Bakanlığı örneği. Bilgi Dünyası, 15 (1), 102-124. Yalçınkaya, B. (2015). Elektronik belge yönetimi (EBY) uygulamalarında başarıyı olumsuz etkileyen risk unsurları. Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, 4, 20-40.