Yerel Yönetim Birliklerinde Belge Yönetimi Programı: Marmara ve Boğazları Belediyeler Birliği Örneği

Yıl 2008, Cilt: 3 Sayı: 2, 189 - 222, 13.08.2014

Niyazi Çiçek Recep Bozlağan

Öz

The subject of records management in local authorities has been analyzed in this paper. In this framework, municipal unions’ sources of information have been studied and a project on their control and organization has been implemented. The institutional sources of information formed by documentation that is naturally generated by institutional activities, respond to the decision making processes’ need for information. In order to meet this need in short time, in most economic way and according to the principle of data integrity, documents must be organized in accordance with the principles of records management. Documents that are not controlled inevitably form with the time the documentation bulk. Wherever the uncontrolled documents are removed for storage, they will remain an unsettled problem. The aim of the present article is to present the results of the records management operation as a lasting solution to the problem in a given local authority unit, the Union of Municipalities of the Marmara Region. This paper, that reveals the way the project has been implemented and its stages, has been developed as result of a field research made in the Union. By presenting this realized project, it aims to show how a records management program can be designed and implemented in local authorities.

Anahtar Kelimeler

Records management – local authorities, institutional information management, associations/unions of local authorities, records management program

Yerel Yönetim Birliklerinde Belge Yönetimi Programı: Marmara ve Boğazları Belediyeler Birliği Örneği

Öz

Bu çalışmada yerel yönetim birliklerinde belge yönetimi konusu incelenmiştir. Birliklerde bilgi kaynaklarının neler olduğu araştırılmış, bunların kontrol ve düzenlemesinin yapılmasıyla ilgili bir proje gerçekleştirilmiştir. Örgüt faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında doğal olarak üretilen belgelerin oluşturduğu kurumsal bilgi kaynakları, karar mekanizmalarının bilgi ihtiyacını karşılamaktadır. Bu ihtiyacın kısa sürede, en ekonomik şekilde ve bilgi bütünlüğü içerisinde karşılanabilmesi için belgelerin belge yönetimi metotlarına göre düzenlenmesi gerekir. Kontrol altına alınamayan dokümanların zaman içerisinde belge yığınları oluşturması kaçınılmazdır. Taşındığı ortam ne olursa olsun düzenlenmeyen belgeler, çözülmeyi bekleyen problem olarak kalacaktır. Bu makalenin amacı, bir yerel yönetim kuruluşu olan Marmara ve Boğazları Belediyeler Birliği’nde bu probleme kalıcı çözüm üretmek için yapılan Belge Yönetimi çalışmasının sonuçlarını duyurmaktır. Geliştirilen projenin uygulanma şekli ve adımlarının açıklandığı bu yazı, Birlik bünyesinde yapılan saha çalışmasıyla ortaya çıkmıştır. Gerçekleştirilen bu projeyle, yerel yönetim kurumlarında kullanılacak bir belge yönetimi programının nasıl kurulup uygulanacağı gösterilmeye çalışılmıştır.

Anahtar Kelimeler

Belge yönetimi – yerel yönetimler, kurumsal bilgi yönetimi, yerel yönetim birlikleri, belge yönetimi programı

Kaynakça

• Avrupa Yerel Yönetimler Özerklik Şartı, http://www.belgenet.com/arsiv/ sozlesme/aas_122.html, 20.01.2008.
• Ayıklama Ve İmha Komisyonu Çalışma Rehberi (2006), (Hizmete Özel), Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, Ankara.
• BİÇER, Ali (1999), “Belediyelerde Arşiv Hizmetleri ve Arşiv Yönetmeliğinin Getirdikleri (I-IV)” Yerel Gündem, Yıl 1, Sayı 7 (Temmuz), s. 21-27; sayı 8 (Ağustos), s. 37-45; sayı 9 (Eylül), s. 42-50; sayı 10 (Ekim), s. 4955.
• Büyükşehir ve İl Belediye Başkanlıkları Tespit Ve Değerlendirme Formu (2005), Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, http://www.devletarsivleri.gov.tr /source.cms4/index.asp?wapp= 01030301, 14.12.2007.
• BAYRAKTAR, Berat Bir ve KAKIRMAN, Asiye (2007), “Kurumsal Bilginin Stratejik Planlama Sürecinde Kullanılması: Bir İlçe Belediyesi Örneği”, Bilgi Dünyası, 8(2), s 280-296.
• ÇİÇEK, Niyazi (2007), “Dosya Tasnif Planlarında Fonksiyonun Gücü” Değişen Dünyada Bilgi Yönetimi Sempozyumu, 24-26 Ekim 2007, Ankara Bildiriler, Serap Kurbanoğlu, Yaşar Tonta ve Umut Al (Yay. Haz.). Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü, Ankara, s. 235-244.
• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (1988), http://www.devletarsivleri. gov.tr/Arsiv_mevzuati/, 05.10.2007.
• DPT (Devlet Planlama Teşkilatı) (2006), Bilgi Toplumu Stratejisi (2006-2010), http://www.bilgitoplumu.gov.tr/btstrateji/Strateji_Belgesi.pdf, 02.12.2007.
• DURAN, Lütfi (1998), “İdari Usul İlkeleri ve Kapsadığı Konular”, İdari Usul Kanunu Hazırlığı Uluslararası Sempozyumu: Bildirileri, (17-18 Ocak 1998, Ankara), Başbakanlık, Ankara
• İBB-İstanbul Büyükşehir Belediyesi (2007) İstanbul Büyük Şehir Belediyesi Evrak Üretim-Dosyalama ve Arşivleme Mevzuatı, Belediye, İstanbul.
• İCİMSOY, Oğuz (1998) Kamu Sektöründe Evrak Yönetiminin Önemi ve Gerekliliği”, I. Milli Arşiv Şurası, (20-21 Nisan 1998), Ankara), Devler Arşivleri Genel Müdürlüğü, Ankara, s. 495-522.
• İçişleri Bakanlığı (2006), Standart Dosya Planı, http://www.icisleri. gov.tr/_Icisleri/Web/Gozlem.aspx?sayfaNo=1, 25.07.2007.
• İçişleri Bakanlığı (2007), Bakanlığın B.05.0.BID.0.00.00.04/804.04/234 sayılı ve 19.03.2007 tarihli Standart Dosya Planı konulu yazısı, İstanbul Büyük Şehir Belediyesi Evrak Üretim-Dosyalama ve Arşivleme Mevzuatı, Belediye, İstanbul.
• KANDUR, Hamza (1998), Belediyelerde Arşiv Yönetimi, REMAK, İstanbul.
• KANDUR, Hamza (2006), Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (V.2.0), gözden geçirilmiş 2.bs., Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı, Ankara.
• Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu (2003), Kanun No: 5018, R.G., 24.12.2003-25326.
• Mahallî İdare Birlikleri Kanunu (2005), Kanun No: 5355, R.G., 11.06.2005-25842.
• Marmara ve Boğazları Belediyeler Birliği Tüzüğü (2005), İstanbul.
• Marmara ve Boğazları Belediyeler Birliği Stratejik Plan (2006-2009) (2006), Birlik, İstanbul.
• Marmara ve Boğazları Belediyeler Birliği (2008), Yazı İşleri Müdürlüğü, Birlik, İstanbul.
• Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak Ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun (1988), Kanun No: 3473, R.G., 04.11.1988-19949.
• NORTON, Alan (1994), International Handbook of Local and Regional Government”, A Comperative Analysis of Advanced Democracies, Vol. III, Edward Elgar.
• ODABAŞ, Hüseyin (2003), “Kurumsal Bilgi Yönetimi” Türk Kütüphaneciliği 17(4), s. 357-386.
• PALABIYIK, Hamit (2008), “Belediye Birlikleri ve Köylere Hizmet Götürme Birlikleri Bağlamında Yerel Yönetim Birlikleri”, Türkiye’de Yerel Yönetimler, ed. Recep Bozlağan ve Yüksel Demirkaya, Nobel Yayın Dağıtım, Ankara.
• SAYIN, Deniz (1999), “Yerel Yönetim Birliklerinin Bazı Yasalara Tabi Olup Olmadığına İlişkin Bir Tartışma”, Yerel Gündem, Sayı 21, Temmuz’dan aktaran Hamit Palabıyık (2008), “Belediye Birlikleri ve Köylere Hizmet Götürme Birlikleri Bağlamında Yerel Yönetim Birlikleri”, Türkiye’de Yerel Yönetimler, ed. Recep Bozlağan ve Yüksel Demirkaya, Nobel Yayın Dağıtım, Ankara.
• SAYIN, Deniz (2000), “Yerel Yönetim Birlikleri ve Kavramsal, Hukuksal Sorunlar”, Sayıştay Dergisi Yerel Yönetimler Özel Sayısı, 38(111) Temmuz-Eylül’den aktaran Hamit Palabıyık (2008), “Belediye Birlikleri ve Köylere Hizmet Götürme Birlikleri Bağlamında Yerel Yönetim Birlikleri”, Türkiye’de Yerel Yönetimler, ed. Recep Bozlağan ve Yüksel Demirkaya, Nobel Yayın Dağıtım, Ankara.
• STEWART, John (1995), A Future for Local Authorities as Community Government, Local Government in the 1990s, ed. John Stewart ve Gerry Stoker, The Macmillan Press Ltd., London, s. 251-267 .
• Standart Dosya Planı’yla İlgili 2005/7 Sayılı Başbakanlık Genelgesi (2005), http://www.devletarsivleri.gov.tr.02005-0320-03802.pdf., 06.11.2005.
• ŞİŞMAN, Hakan (2007), Marmara ve Boğazları Belediyeler Birliği Yazı İşleri Müdürü, 05-20 Haziran 2007 tarihleri arasında yapılan görüşme.
• T.C. 1982 Anayasası, Md. 127. http://www.tbmm.gov.tr/Anayasa.htm, erişim: 07.02.2008.
• TODAİE (Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü) (1992), Kamu Yönetimi Araştırması, Yerel Yönetimler Araştırma Grubu Raporu, TODAİE Yayını, No. 247, Ankara.
• TS ISO (2007), ISO 15489- 1: Bilgi ve Dokümantasyon – Belge Yönetimi Bölüm 1: Genel, 03.07.2007, http://www.tse.org.tr, 22.09.2007.
• TS ISO (2007), TS ISO/TR 15489- 2: Bilgi ve Dokümantasyon – Belge Yönetimi Bölüm 2: Klavuzlar, 03.07.2007, http://www.tse.org.tr, 22.09.2007.
• YAKEL, Elizabeth (2000). “Knowledge Management: The Archivist’s and Records Manager’s Perspective”, Infırmation Management Journal, 34(3), s. 24-30.
• Yerel Yönetimler Evrensel Bildirgesi, http://www.yerelnet.org.tr/yyeb.php, 20.01.2008.