Identifying Success Factors, Deciding On Methodology and Implementation of Project Portfolio Systems: A Hybrid, Two-Layer Solution in TurkStat

Amaç: Büyük kuruluşlarda kısıtlı kaynaklarla stratejik amaç ve hedeflere ulaşırken portföy-proje yönetimi (PPY) gibi sistemler giderek daha popüler hâle gelmektedir. Birçok kuruluş, finansal kaynak yetersizliği, portföy yönetiminin öneminin farkında olunmaması gibi çeşitli nedenlerden dolayı projeleri yönetebilecek bir yazılım sistemine sahip değildir. Bu makalenin amacı, organizasyon çapındaki projeleri yönetmek için etkili ve uygun maliyette bir PPY sisteminin kurulması esnasında üç yılda edinilen deneyimlerin paylaşılmasıdır. Yöntem/Tasarım: Bu çalışmada, çeşitli proje yönetimi araçlarının hangi özelliklerinin Proje Yönetim Enstitüsü (PYE) bilgi alanlarının ihtiyaçlarını karşıladığını anlamak için karşılaştırma yapılmıştır. Ardından Türkiye İstatistik Kurumu (TÜİK) bünyesinde geliştirilen hibrit, iki katmanlı bir portföy yönetim aracı tanıtılmıştır. İlk katman, açık kaynaklı bir araç olan Redmine ve satın alınabilir eklentileri üzerine inşa edilmiştir. İkinci katman ise Redmine'in uygulama programlama arayüzlerini (API) kullanan, kurum içinde geliştirilen bir yazılım uygulamasıdır. Bulgular: İhtiyaç odaklı, daha az maliyetli olarak geliştirilen hibrit sistem, portföy-proje yönetimi bilgi alanları kapsamındaki projelerin planlama, yönlendirme, izleme ve kontrol süreçlerinde oldukça başarılı sonuçlar vermiştir. Kısıtlar: Sistemin avantajlarının yanı sıra, kalite yönetimi ve satın alma yönetimi gibi bazı bilgi alanı faaliyetleri henüz geliştirilen hibrit sistem tarafından yönetilememektedir. Özgünlük: İki katmanlı yaklaşım, sınırlı kaynaklara sahip diğer kuruluşlar için de en iyi uygulama örneği olabilir.

Purpose: In order to manage projects to achieve strategic goals and targets with limited resources, portfolio-project management (PPM) systems become increasingly popular tools for large organizations. Nevertheless, due to various reasons such as lack of financial resources, awareness of the significance of portfolio management many organizations do not have a software system that can keep up with the projects. The purpose of this paper is to share The experience gained within three years during the establishment of an effective and inexpensive PPM system to manage organisational projects. Design/methodology/approach: In this study, several project management tools are compared to understand what features of these tools meet the needs of Project Management Institute (PMI) knowledge areas. Afterwards, a hybrid, two-layer portfolio management tool developed in the Turkish Statistical Institute (TurkStat) is introduced. The first layer is built on Redmine, an open-source tool, and its purchasable plugins. The second layer is an in-house developed software application which uses the application programming interfaces (APIs) of Redmine. Findings: This needs-oriented, less costly hybrid system has yielded remarkably successful results in planning, leading, monitoring and controlling processes of projects under the knowledge areas of PMI. Limitations: Besides the advantages of the system, some knowledge area activities still cannot be managed by the hybrid system like quality management and procurement management. Originality: The two-layer approach can be an example of the best practice solution for other organisations with limited resources as well.