Elektronik Belge Yönetim Sisteminde Risk Yönetimi Eğitiminin Etkililiği: Çankırı Karatekin Üniversitesi Örneği

This study evaluated the results of an application conducted with the hypothesis that a training material developed to increase knowledge and awareness of risk management in the Electronic Records Management System (ERMS) would increase the knowledge levels of institutional employees. The research sought to answer the question of whether the risk management training material developed for ERMS users had a significant impact on the knowledge and awareness levels of institutional employees. The training material was first developed. To this end, a draft training material was designed by conducting a comprehensive literature review. Subsequently, to develop the draft into a final training material, semi-structured interviews were conducted with field experts/academics, institutional ERMS officers, and ERMS software supplier representatives. The data obtained was evaluated to finalize the developed training material. To assess the positive impact of the training material on institutional employees, a training program was organized for correspondence personnel working in various units at Çankırı Karatekin University who effectively use the ERMS. In the tests conducted before and after the training, it was determined that there was a 36.8% increase in the participants' knowledge levels after the training. This situation confirmed the argument that the developed training material and the training program implemented through this material are an effective method in increasing the knowledge and awareness levels of ERMS users about risk management and in improving the risk management practices of institutions.

Bu çalışmada, elektronik belge yönetim sisteminde (EBYS) risk yönetimi konusundaki bilgi ve farkındalığın artırılması amacıyla geliştirilen bir eğitim materyalinin, kurum çalışanlarının bilgi düzeylerini artıracağı hipoteziyle yapılan bir uygulamanın sonuçları değerlendirilmiştir. EBYS kullanıcılarına yönelik geliştirilen risk yönetimi eğitim materyalinin, kurum çalışanlarının bilgi ve farkındalık düzeylerinde anlamlı bir etki yaratıp yaratmadığı sorusuna yanıt aranan araştırmada, öncelikle eğitim materyali oluşturulmuştur. Bu doğrultuda ilk aşamada kapsamlı bir literatür taraması yapılarak taslak eğitim materyali hazırlanmıştır. Ardından, tasarının nihai eğitim materyaline dönüştürülebilmesi adına alan uzmanları/akademisyenler, kurumlardaki EBYS sorumluları ve EBYS yazılımı tedarikçi firma temsilcileriyle yarı yapılandırılmış görüşme formu aracılığıyla mülakat gerçekleştirilmiş ve elde edilen veriler değerlendirilerek gelişmiş bir eğitim materyalinin son biçimi elde edilmiştir. Eğitim materyalinin kurum çalışanları üzerinde olumlu katkı sağlayıp sağlamadığını ölçmek amacıyla, Çankırı Karatekin Üniversitesinin çeşitli birimlerinde çalışan ve EBYS’yi etkin kullanan yazışma personeline yönelik bir eğitim programı düzenlenmiştir. Eğitim öncesinde ve sonrasında yapılan testlerde, katılımcıların eğitim sonrası bilgi düzeylerinde %36,8 oranında artış olduğu belirlenmiştir. Bu durum, geliştirilen eğitim materyalinin ve bu materyal aracılığıyla uygulanan eğitim programının EBYS kullanıcılarının risk yönetimi konusunda bilgi ve farkındalık düzeylerini artırmada ve kurumların risk yönetimi uygulamalarını iyileştirmede etkili bir yöntem olduğu savını doğrulamıştır.