Evaluation of the Effectiveness of Risk Management Training in Electronic Records Management System: The Case of Çankırı Karatekin University

Yıl 2025, Cilt: 8 Sayı: 2, 309 - 333, 31.12.2025

Nagihan Gönül Eroğlu , Coşkun Polat

https://doi.org/10.33721/by.1771318

Öz

This study evaluated the results of an application conducted with the hypothesis that a training material developed to increase knowledge and awareness of risk management in the Electronic Records Management System (ERMS) would increase the knowledge levels of institutional employees. The research sought to answer the question of whether the risk management training material developed for ERMS users had a significant impact on the knowledge and awareness levels of institutional employees. The training material was first developed. To this end, a draft training material was designed by conducting a comprehensive literature review. Subsequently, to develop the draft into a final training material, semi-structured interviews were conducted with field experts/academics, institutional ERMS officers, and ERMS software supplier representatives. The data obtained was evaluated to finalize the developed training material. To assess the positive impact of the training material on institutional employees, a training program was organized for correspondence personnel working in various units at Çankırı Karatekin University who effectively use the ERMS. In the tests conducted before and after the training, it was determined that there was a 36.8% increase in the participants' knowledge levels after the training. This situation confirmed the argument that the developed training material and the training program implemented through this material are an effective method in increasing the knowledge and awareness levels of ERMS users about risk management and in improving the risk management practices of institutions.

Anahtar Kelimeler

Electronic Records Management System , Risk Management , Training Material

Etik Beyan

Ethics committee approvals for this study were obtained from the Çankırı Karatekin University Science, Mathematics, and Social Sciences Ethics Committee on 20.12.2024 (Meeting no. 49) and 29.05.2025 (Meeting no. 54).

Elektronik Belge Yönetim Sisteminde Risk Yönetimi Eğitiminin Etkililiği: Çankırı Karatekin Üniversitesi Örneği

Öz

Bu çalışmada, elektronik belge yönetim sisteminde (EBYS) risk yönetimi konusundaki bilgi ve farkındalığın artırılması amacıyla geliştirilen bir eğitim materyalinin, kurum çalışanlarının bilgi düzeylerini artıracağı hipoteziyle yapılan bir uygulamanın sonuçları değerlendirilmiştir. EBYS kullanıcılarına yönelik geliştirilen risk yönetimi eğitim materyalinin, kurum çalışanlarının bilgi ve farkındalık düzeylerinde anlamlı bir etki yaratıp yaratmadığı sorusuna yanıt aranan araştırmada, öncelikle eğitim materyali oluşturulmuştur. Bu doğrultuda ilk aşamada kapsamlı bir literatür taraması yapılarak taslak eğitim materyali hazırlanmıştır. Ardından, tasarının nihai eğitim materyaline dönüştürülebilmesi adına alan uzmanları/akademisyenler, kurumlardaki EBYS sorumluları ve EBYS yazılımı tedarikçi firma temsilcileriyle yarı yapılandırılmış görüşme formu aracılığıyla mülakat gerçekleştirilmiş ve elde edilen veriler değerlendirilerek gelişmiş bir eğitim materyalinin son biçimi elde edilmiştir. Eğitim materyalinin kurum çalışanları üzerinde olumlu katkı sağlayıp sağlamadığını ölçmek amacıyla, Çankırı Karatekin Üniversitesinin çeşitli birimlerinde çalışan ve EBYS’yi etkin kullanan yazışma personeline yönelik bir eğitim programı düzenlenmiştir. Eğitim öncesinde ve sonrasında yapılan testlerde, katılımcıların eğitim sonrası bilgi düzeylerinde %36,8 oranında artış olduğu belirlenmiştir. Bu durum, geliştirilen eğitim materyalinin ve bu materyal aracılığıyla uygulanan eğitim programının EBYS kullanıcılarının risk yönetimi konusunda bilgi ve farkındalık düzeylerini artırmada ve kurumların risk yönetimi uygulamalarını iyileştirmede etkili bir yöntem olduğu savını doğrulamıştır.

Anahtar Kelimeler

Elektronik Belge Yönetim Sistemi , Risk Yönetimi , Eğitim Materyali

Etik Beyan

Bu çalışmada Çankırı Karatekin Üniversi Fen, Matematik ve Sosyal Bilimler Etik Kurulu’ndan 20.12.2024 (Toplantı no. 49) ve 29.05.2025 (Toplantı no. 54) tarihlerinde etik kurul izinleri alınmıştır.

Teşekkür

Çalışmada eğitim materyalinin geliştirilmesine katkı sunan tüm kurumlara, kişilere, akademisyen ve uzmanlara teşekkür ederiz. Ayrıca geliştirilen materyalin değerlendirilebilmesi için gereksinim duyulan eğitim programının organize edilmesine katkı sağlayan Çankırı Karatekin Üniversitesi’ne teşekkürü borç biliriz.

Kaynakça

• Abdulkareem, M. Y., Mnjama, N. M., & Sebina, P. M. I. M. (2022). Training and resources of e-records readiness at the Federal Ministry of Finance in Nigeria. Records Management Journal, 32(1), 43–61. https://doi.org/10.1108/RMJ-06-2019-0028
• Akdoğan, U. Z. & Özdemirci, F. (2017). Standartlar çerçevesinde EBYS ve e-arşiv uygulamalarında kurumsal yeterlilik gereksinimini ve nitelikli insan gücünü geliştirme faaliyetleri. F. Özdemirci & Z. Akdoğan (Ed.), Bilgi sistemleri ve bilişim yönetimi: Beklentiler ve yeni yaklaşımlar içinde (ss. 251–256). BİL-BEM.
• Ameyaw, S. & Frempong-Kore, A. (2020). Records management practices in Ghanaian tertiary institutions: A case study of Ghana Communication Technology University. UDS International Journal of Development, 7(2), 461–472.
• Arıcı, G. & Kandur, H. (2016). Elektronik belge yönetim sistemleri (EBYS) yazılımlarının geliştirilmesinin kurumsal karar destek sistemleri (KDS) için önemi. F. Özdemirci, N. Özel, T. Çakmak, Z. Akdoğan & B. Yalçınkaya (Ed.), E-BEYAS 2015 Sempozyumu: Kurumsal belleklerin geleceği - Dijitalleştirme, elektronik arşiv, elektronik belge yönetimi içinde (ss. 65–77). Ankara Üniversitesi BEYAS Koordinatörlüğü.
• Aziz, A., Yusof, Z. M., & Mokhtar, U. A. (2019). Electronic document and records management system (EDRMS) adoption in public sector – instrument’s content validation using content validation ratio (CVR). Journal of Physics: Conference Series, 1196, 012040. https://doi.org/10.1088/1742-6596/1196/1/012057
• Barnawi, A. O. (2013). Risk management of electronic health record system in hospitals (Yayın No. 1001810) [Doktora tezi, De Montfort Üniversitesi]. ProQuest Dissertations & Theses Global.
• Clemence, O., Luambano, I., & Mwantimwa, K. (2025). Adoption and application of electronic records systems in higher learning institutions. Information Development, 41(2), 333–352. https://doi.org/10.1177/02666669231158336
• Çiçek, N. (2016). Elektronik belge yönetimi uygulamalarında dosya bütünlüğü problemi. F. Özdemirci, N. Özel, T. Çakmak, Z. Akdoğan & B. Yalçınkaya (Ed.), E-BEYAS 2015 Sempozyumu: Kurumsal Belleklerin Geleceği - Dijitalleştirme, Elektronik Arşiv, Elektronik Belge Yönetimi içinde (ss. 163–172). Ankara Üniversitesi.
• Elzamly, A., Hussin, B., & Salleh, N. (2016). Top fifty software risk factors and the best thirty risk management techniques in software development lifecycle for successful software projects. International Journal of Hybrid Information Technology, 9(6), 11–32. http://dx.doi.org/10.14257/ijhit.2016.9.6.02
• Hamidoviç, H. (2010). An introduction to digital records management. ISACA Journal. https://www.isaca.org/resources/isaca-journal/past-issues/2010/an-introduction-to-digital-records-management
• Hazine ve Maliye Bakanlığı. (2024). Kamu kurumsal risk yönetimi rehberi. https://ms.hmb.gov.tr/uploads/2024/04/Kamu-Kurumsal-Risk-Yonetimi-Rehberi-2024.pdf
• International Organization for Standardization. (2014). Information and documentation - Risk assessment for records processes and systems technical report (ISO Standard No. 18128:2014).
• International Organization for Standardization. (2016). Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles (ISO Standard No. 15489-1:2016).
• International Organization for Standardization. (2018). Risk management guidelines (ISO Standard No. 31000:2018).
• International Organization for Standardization. (2024). Information and documentation - Records risks - Risk assessment for records management (ISO Standard No. 18128:2024).
• International Records Management Trust. (2009a). Training in electronic records management module 1: Understanding the context of electronic records management (L. Millar, Ed.).
• International Records Management Trust. (2009b). Training in electronic records management module 2: Planning and managing an electronic records management programme (L. Millar, Ed.).
• International Records Management Trust. (2009c). Training in electronic records management module 3: Managing the creation, use and disposal of electronic records (L. Millar, Ed.).
• International Records Management Trust. (2009d). Training in electronic records management module 4: Preserving electronic records (L. Millar, Ed.).
• Johare, R. (2006). Education and training in electronic records management (ERM): The need for partnership building. C. Khoo, D. Singh & A. S. Chaudhry (Ed.), Proceedings of the Asia-Pacific Conference on Library & Information Education & Practice 2006 (A-LIEP 2006) içinde (ss. 541–549). School of Communication & Information, Nanyang Technological University.
• Kandur, H. (2011). Türkiye’de kamu kurumlarında elektronik belge yönetimi: Mevcut durum analizi ve farkındalığın artırılması çalışmaları. Bilgi Dünyası, 12(1), 2–12. https://doi.org/10.15612/BD.2011.218
• Leikums, T. (2012). Managing human factors in implementing electronic document systems in the public sector. Romanian Review of Social Sciences (2), 21–30.
• Matlala, M. E., & Ncube, T. R. (2025). Electronic records management amidst the seismic shift in the dynamic infosphere. Records Management Journal, 35(1), 59–74. https://doi.org/10.1108/RMJ-04-2023-0022
• McDowall, R. D. (2005). Effective and practical risk management options for computerised system validation. Quality Assurance Journal, 9(3), 196–227. https://doi.org/10.1002/qaj.339
• Sayan, H. (2015). Eğitim ve öğretmen. Çankırı Karatekin Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 6(2), 585–596.
• Saydam, V. (2015). Elektronik belge yönetimi uygulamalarında personel farkındalığının artırılması: Değişim yönetimi açısından bir inceleme. Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, (3), 23–32.
• Shapiro, S. S., & Wilk, M. B. (1965). An analysis of variance test for normality (complete samples). Biometrika, 52(3-4), 591–611. https://doi.org/10.2307/2333709
• Standards Australia & Standards New Zealand. (2004). Risk management (AS/NZS 4360:2004). http://mkidn.gov.pl/media/docs/pol_obronna/20150309_3-NZ-AUST-2004.pdf
• Tahtalıoğlu, H. (2018). Türkiye’de elektronik belge yönetim sisteminin kamu personeli tarafından benimsenmesinde eğitim faktörü. Yasama Dergisi (37), 124–147.
• Taşkaya, S. M. (2012). Nitelikli bir öğretmende bulunması gereken özelliklerin öğretmen adaylarının görüşlerine göre incelenmesi. Erciyes Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 33(2), 283–298.
• Türk Standardları Enstitüsü. (2015). Elektronik belge ve arşiv yönetim sistemi (TS 13298).
• Vaughan, E. J., & Vaughan, T. (2008). Fundamentals of risk and insurance (10. bs.). John Wiley & Sons. https://nibmehub.com/opac-service/pdf/read/Fundamentals%20of%20Risk%20and%20Insurance-%2010th%20Edition.pdf
• Wilk, M. B., & Gnanadesikan, R. (1968). Probability plotting methods for the analysis of data. Biometrika, 55(1), 1–17. https://doi.org/10.2307/2334448
• Yalçınkaya, B. (2014). Belge yönetim sistemlerinde ve süreçlerinde risk tanımları. Arşiv Dünyası, (16-17), 16–24. https://dergipark.org.tr/tr/pub/ad/issue/55753/762803
• Yalçınkaya, B. (2016). Elektronik belge yönetim sistemi EBYS uygulamalarında başarı faktörü ve fayda analizi. AJIT-e: Academic Journal of Information Technology, 7(23), 67–96. https://dergipark.org.tr/en/download/article-file/1114140
• Yeşilbudak, G. G. (2020). Üniversitelerde elektronik belge yönetimi sistemi (EBYS)’nin kullanım yönünden elverişliliği: Bir vakıf üniversitesi örneği [Yayımlanmamış yüksek lisans tezi]. İstanbul Kültür Üniversitesi.
• Yılmaz, B. & Özdemirci, F. (2019). Bilgi güvenliği yönetim sistemi (BGYS) sürecinde bilgi güvenliği temelli EBYS yönetimi. F. Özdemirci & A. A. (Ed.), Bilgi Yönetimi ve Bilgi Güvenliği: eBelge-eArşiv-eDevlet-Bulut Bilişim Büyük Veri-Yapay Zekâ içinde (ss. 45–60). Ankara Üniversitesi.
• Yüksel, A. N. (2020). Nitel bir araştırma tekniği olarak: Görüşme. International Social Sciences Studies Journal, 6(56), 547–552. https://sssjournal.com/files/sssjournal/241566749_08_56_6_ID2099_Yüksel_547-552.pdf