Türkiye’deki Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Belge Yönetimi Politikası Gerekliliği Üzerine Bir Çalışma

Yıl 2022, Cilt: 5 Sayı: 2, 224 - 238, 30.12.2022

Emine Cengiz Mater Lale Özdemir Şahin

https://doi.org/10.33721/by.1092587

Öz

Kamu kurum ve kuruluşları yasal olarak belgelerini arşive transfer edecekleri noktaya kadar olan süreçte yönetmek zorundadırlar. Etkili belge yönetimi, karar verme süreçlerinin ve kurumsal faaliyetlerin denetlenmesini ve gözden geçirilmesini sağlamakla birlikte kurumdaki bilgi yönetişim uygulamalarının da sağlam olmasını sağlar. Kamu sektörünün kararlarında şeffaf ve hesap verebilir olması gerektiğinden oldukça önemlidir ve karar alma süreçlerinde kullanılan bilgi varlıklarının yönetimi de aynı şekilde şeffaf ve hesap verebilir olmalıdır. Belge yönetimi, tüm çalışanların uygulamaları için kapsamlı bir belge yönetimi politikası ile desteklenmelidir. Bununla birlikte, Türkiye'de belge yönetimi politikalarının oluşturulması pek yaygın değildir. Bu çalışma, kurumsal belge yönetimi politikalarının gerekliliğini incelemekte ve uygulamanın sadece yasal uygunluğu sağlamak için değil, aynı zamanda kamu sektöründeki belge yönetimi profilini yükseltmek için de zorunlu olması gerektiğini savunmaktadır. Bu çalışmada betimleme, doküman incelemesi ve anket tekniği gibi araştırma yöntemleri kullanmıştır. Çalışmanın hipotezi, “Türkiye’deki kamu kurum ve kuruluşları belge yönetimi politikasına sahip olma bakımından yeterli/beklenilen düzeyde değildir” olarak belirlenmiştir. Çalışma kapsamında 120 kamu kurumunda anket çalışması gerçekleştirilmiştir. Çalışma sonucunda kamu kurumlarının çok büyük bir çoğunluğunun belge yönetimi politikalarının olmadığı ve yine çoğunluğunun belge yönetimi politikasına ihtiyaç duyduğu ortaya çıkmıştır.

Anahtar Kelimeler

Belge Yönetimi, Belge Yönetimi Politikası, Kurumsal Belgeler

A Study on the Neccesity of Records Management Policies in Turkish Public Sector Organisation

Öz

Public sector organisations are legally required to manage their records to the point of transfer to the archives. Effective recordkeeping ensures that decision-making processes and corporate activities can be audited and reviewed, and that information governance practices are also sound as a result. This is important because the public sector has a duty to be transparent and accountable in its decisions. This transparency and accountability should also extend to the information assets used in the decision-making process. Records management should be underpinned by a comprehensive records management policy for all employees to follow. However, the implementation of records management policies in Turkey is not at all widespread. This study examines the necessity of corporate records management policies and argues that implementation should be compulsory, not only to ensure legal compliance, but to raise the profile of records management across the public sector. The aim of this study is to determine the current situation in public sector organisations with regard to whether record management policies have been adopted, and indeed whether such a policy is thought to be necessary.
The research methods of description, document analysis and the survey technique are employed for the purpose of this study. The hypothesis of the research has been determined as follows; “Turkish public sector organisations are not at the sufficient/expected level in terms of having a record management policy.” Within the scope of the study, 120 public sector organisations have been surveyed. The results of the study conclude that the vast majority of public sector organisations do not have records management policies in place, and that the majority of organisations surveyed believe that records management policies are indeed necessary. 

Anahtar Kelimeler

Records Management, Records Management Policy, Corporate Records

Kaynakça

• Alkan, V., Şimşek, S. ve Armağan Erbil, B. (2019). Karma yöntem: Öyküleyici alanyazın incelemesi. Eğitimde Nitel Araştırmalar Dergisi – Journal of Qualitative Research in Education, 7(2), 559-582. doi: 10.14689/issn.2148-2624.1
• Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi. (2009). Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi Politikası. (Doküman No: BEYAS-DK-01). http://beyas.ankara.edu.tr/wpcontent/uploads/beyas/dosyalar/Politika_strateji/politika_metni.pdf
• Akuffo, M. N. ve Adams, M. (2016). Records Management Practices in Ecumenical Tertiary Institutions: The Trinity Theological Seminary in Focus. Archives and Manuscripts, 44(2), 61–72. doi: 10.1080/01576895.2016.1191035
• Arısoy, Y. E. (2018). Türkiye’de Elektronik Belge Yönetiminde Milli Arşiv Politikalarının Geliştirilmesi (Doktora tezi). https://tez.yok.gov.tr/UlusalTezMerkezi/tezSorguSonucYeni.jsp
• Asma' Mokhtar, U. and Mohammad Yusof, Z. (2009). Electronic Records Management in the Malaysian Public Sector: The Existence of Policy. Records Management Journal, 19(3), 231-244. https://doi.org/10.1108/09565690910999201
• Cengiz, E. (2017). Halk Kütüphanelerinde Derme Geliştirme Politikaları: Türkiye’de Halk Kütüphaneleri Üzerine Bir Değerlendirme (Yüksek lisans tezi). http://bby.hacettepe.edu.tr/yayinlar/EmineCengizYL_Tez_04.06.2017(1).pdf
• Cengiz, E., Külcü, Özgür ve Yılmaz, B. (2019). Türkiye’deki Halk Kütüphanelerinin Derme Geliştirme Politikaları Açısından Değerlendirilmesi. Bilgi Dünyası, 20(1), 1-24. https://doi.org/10.15612/BD.2019.709 Coşkun, R., Altunışık, R. Ve Yıldırım, E. (2019). Sosyal Bilimlerde Araştırma Yöntemleri, Spss Uygulamalı. Sakarya Yayıncılık.
• Çiçek, N. (2020). E-Devlet Stratejisi Bağlamında Elektronik Belge Yönetimi İçin “Yazılı Politika” Gereksinimi: Türkiye’deki Uygulamalar Üzerine Bir İnceleme. Türk Kütüphaneciliği, 34(3), 377-405. doi:10.24146/tk.739591
• Dilek-Kayaoğlu, H. (1999). Derme Geliştirme Politikası Nedir? İstanbul’daki Üniversite Kütüphanelerinde Durum. E. Bilar (Yay. haz.). 21. Yüzyılda Üniversite Kütüphanelerimiz Sempozyumu Bildirileri, 22–24 Ekim 1998, Edirne içinde (s. 72–83). Trakya Üniversitesi Rektörlüğü.
• Garland, M. (2019). The Importance of Records Management Policy. https://blog.netwrix.com/2019/09/26/the-importance-of-records-management-policy/#:~:text=At%20the%20center%20of%20your,for%20ensuring%20their%20secure%20destruction
• Ipinge, A. ve Nengomasha, C.T. (2018). An Investigation into the Records Management Profession in the Public Service of Namibia. Information and Learning Science, 119(7/8), 377-388. doi: 10.1108/ILS-11-2017-0123
• İngiliz Milli Arşivi (The National Archives) (2010). Belge yönetimi politikası. https://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/rm-code-guide3.pdf
• İngiltere Adalet Bakanlığı (Ministry of Justice). (2018). Belge yönetimi politikası. https://www.gov.uk/government/publications/records-information-management-policy-psi-042018-pi-022018
• İngiltere Başsavcılık Ofisi (Attorney General's Office). (2015). Belge yönetimi politikası. https://www.gov.uk/government/publications/records-management-policy
• İngiltere Çalışma ve Emeklilik Bakanlığı (Department for Work and Pensions). (2021). Belge yönetimi politikası. https://www.gov.uk/government/publications/dwp-information-management-policies/dwp-information-management-policy
• İngiltere Çevre, Gıda ve Tarım Bakanlığı (Department for Environment, Food and Rural Affairs). (2012). Belge yönetimi politikası. https://cdn.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/defra-ima-report.pdf
• İngiltere Galler Hükümeti (The Welsh Government). (2018). Belge yönetimi politikası. https://gov.wales/sites/default/files/publications/2018-10/information-management-and-governance-policy.pdf
• İngiltere Sağlık ve Sosyal Bakım Bakanlığı (Department of Health and Social Care). (2021). Belge yönetimi politikası. https://www.gov.uk/government/publications/records-management-code-of-practice-for-health-and-social-care
• İngiltere Savunma Bakanlığı (Ministry of Defence). (2014). Belge yönetimi politikası. https://data.parliament.uk/DepositedPapers/Files/DEP2014-1256/JSP_441_Version_4.3-FINAL-U%5B1%5D.pdf
• İngiltere Şirketler Sicil Ofisi (Companies House). (2021). Belge yönetimi politikası. https://assets.publishing.service.gov.uk/government
• İngiltere Topluluklar ve Yerel Yönetimler Bakanlığı (Department for Communities and Local Government). (2021). Belge yönetimi politikası. https://www.gov.uk/government/publications/mhclg-records-and-information-management-policy
• İngiltere Ulaştırma Bakanlığı (Department for Transport). (2020). Belge yönetimi politikası. https://www.transportation.gov/digitalstrategy/policyarchive/Records-Management
• İngiltere Ulusal Ölçüm ve Düzenleme Ofisi (National Measurement and Regulation Office). (2011). Belge yönetimi politikası. https://www.gov.uk/government/publications/electronic-records-management-policy
• Kandur, H. (2011). Türkiye’de Kamu Kurumlarında Elektronik Belge Yönetimi: Mevcut Durum Analizi ve Farkındalığın Artırılması Çalışmaları. Bilgi Dünyası, 12(1), 2-12. https://bd.org.tr/index.php/bd/article/view/218
• Keseroğlu, H. (1989). Halk Kütüphanesi Politikası ve Türkiye Cumhuriyeti’nde Durum. TKD İstanbul Şubesi.
• Keseroğlu, H. ve Dursun, A. (1992). Kataloglama Politikası. Kütüphanecilik Dergisi: Belge Bilgi Kütüphane Araştırmaları, 3, 135-174.
• Kilgour, L. (2013). Tracing the Lifecycle of Canadian Criminal Records: A Critical Examination in Relation to Public Policy and User Access and Comprehension. Records Management, 23(2), 136-148. https://doi.org/10.1108/RMJ-01-2013-0001
• Metropolitan Polis Teşkilatı (Metropolitan Police Service). (2018). Belge yönetimi politikası. https://www.met.police.uk/SysSiteAssets/foi-media/metropolitan-police/policies/strategy--governance---mps-records-management-policy---compliance--guidance
• Mills, G. E. ve Gay, L. R. (2016). Educational research: competencies for analysis and applications. (11. Baskı) USA: Pearson Education.
• Netshakhuma, N.S. (2020). Assessment of the Appraisal of Records: Case of the University of Witwatersrand and the University of Venda. Aslib Journal of Information Management, 72(4), 489-508. https://doi.org/10.1108/AJIM-02-2020-0043
• Önal, H. İ. (2005). Okul Kütüphanelerinde Derme Geliştirme: Politikalar ve Dermelerin Betimlenmesi. Bilgi Dünyası, 6(2), 193-218. https://bd.org.tr/index.php/bd/article/view/435/431
• Özdemir, L. (2019). “The inevitability of digital transfer: How prepared are UK public bodies for thetransfer of born-digital records to the archives?”, Records Management Journal, 29( ½), 224-239, https://doi.org/10.1108/RMJ-09-2018-0040
• Politika. (t.y.). Türk Dil Kurumu güncel Türkçe sözlük içinde. https://sozluk.gov.tr/
• Raosoft. (2004). Sample size calculator. http://www.raosoft.com/samplesize.html
• Shepherd, E. And Yeo, G. (2003). Implementing Records Management: Practical and Managerial Issues. Elizabeth S. and Geoffrey Y. (Ed.), Managing Records: A Handbook of Principles and Practice. (s.246-269) içinde. Facet.
• Solhan, S. (2015). Fizikselden Elektroniğe; Belge Yönetim ve Arşivleme Sürecinin Sürdürülebilirliği. F. Özdemirci ve diğerleri (Ed.), e-BEYAS 2015 Sempozyumu: Kurumsal Belleklerin Geleceği: Dijitalleştirme-Elektronik Arşiv-Elektronik Belge Yönetimi Sempozyumu, 21-22 Ekim 2015, Ankara, Türkiye, Bildiriler içinde (s. 49-63). Ankara Üniversitesi BEYAS Koordinatörlüğü.
• TS 13298. (2015). Elektronik Belge Yönetimi. Bilgi Teknolojileri ve İletişim İhtisas Grubu Türk Standartları Enstitüsü.
• TS 15489. (2016). TS ISO 15489-1. Bilgi ve dokümantasyon - Belge yönetimi Bölüm 1: Genel. Bilgi Teknolojileri ve İletişim İhtisas Grubu Türk Standartları Enstitüsü.
• Ulusal Meslek Standartlarına Dair Tebliğ (2021, 9 Mayıs). Resmi Gazete (Sayı: 31046 (Mükerrer). https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2020/02/20200221M1-2.htm
• Wach, E. (2013). Learning About Qualitative Document Analysis. IDS Practice Paper in Brief, 13. https://opendocs.ids.ac.uk/opendocs/bitstream/handle/20.500.12413/2989/PP%20InBrief%2013%20QDA%20FINAL2.solhanpdf?sequence=4
• Yalçınkaya, B. ve Saydam, V. (2018). Elektronik Belge Yönetiminde Personel Farkındalığının Uygulama Sürecine Etkisi: Bağcılar Belediyesi ile Marmara Üniversitesinin Karşılaştırmalı Analizi. Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, 9, 1-25. https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/588349
• Yılmaz, B. (2004). Türkiye’de Eğitim Politikası ve Kütüphane. Türk Kütüphanecileri Derneği Ankara Şubesi.
• Yılmaz, B. ve Dalkıran, Ö. (2012). Türkiye’nin Bilim-Teknoloji Politikalarında Kütüphane Kurumuna Yaklaşım. Bilgi Dünyası, 13(1). https://doi.org/10.15612/BD.2012.168