ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMLERİNE İLİŞKİN KULLANICI GÖRÜŞLERİNİ BELİRLEMEYE YÖNELİK BİR ÇALIŞMA: FIRAT ÜNİVERSİTESİ ÖRNEĞİ

Öz

Gelişen teknoloji ile birlikte Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) kurumların bilgi ve belge yönetimlerinde önemli bir yere sahip olmuştur. Günümüzde, kurumların teknolojinin kendilerine yarar sağlayacak her türlü imkânından faydalanması, bilgi ve belge yönetimi koşullarına ayak uydurabilmesi açısından önemlidir. Bu çalışmada, Fırat Üniversitesinde EBYS’nin kullanımı, kullanım açısından elverişliliği, kurum çalışanları tarafından ne kadar benimsendiği, varsa eksiklikleri ve kuruma ne gibi faydalar sağladığı araştırılmıştır. Fırat Üniversitesinde akademik, idari ve yönetici olarak çalışan 348 personelin EBYS’ye ilişkin tutumlarını açıklamaya ve EBYS sistemini kullananların demografik özelliklerine göre etkilerini belirlemeye yönelik nicel araştırma yaklaşımı ile veriler yüz yüze anket yöntemiyle toplanmıştır. Analiz sonuçlarına göre, demografik değişkenler incelendiğinde Eğitim Durumu, Günlük İnternet Kullanımı, Sosyal Medya Kullanımı, Hizmet İçi Eğitim Alma değişkenlerinde farklı gruplar arasında anlamlı istatistiksel farklılıklar görülmüştür. Hizmet içi eğitim alanların almayanlara göre EBYS’nin otomasyon ve yönetim işlevleri anlamında istatiksel olarak daha yüksek memnuniyet düzeyinde oldukları sonucuna ulaşılmıştır. Fırat Üniversite’nde EBYS adaptasyonunun yüksek olduğu, teknoloji okuryazarlığı yüksek ve hizmet içi eğitim almış personelin bu bağlamda pozitif ayrıştığı görülmektedir.

Anahtar Kelimeler

• Belge
• Elektronik Belge Yönetim Sistemi
• Elektronik İmza (E-İmza)
• Otomasyon
• Akıllı Sistemler

A Study On Determining User Opinions On Electronic Document Management Systems: The Case of Fırat University

Öz

In the last decades, Electronic Document Management Systems (EDMS) have an important place in the information and document management of institutions. Today, it is important for institutions to use all kinds of technology opportunities that will benefit them and to keep up with information and document management conditions. In this study, the use of EDMS in Fırat University is analyzed. The convenience in terms of usage, the adaptation process by the employees, its deficiencies, if any, and what kind of benefits it provides to the institution have been investigated. Data were collected by face-to-face survey method with a quantitative research approach from 348 personel at Fırat University. The EDMS is analysed in terms of different demographic patterns that are defined clearly in the third section. According to the analysis results, there is a significant difference among the groups of different Education Levels, Daily Internet Use, Social Media Use and In-Service Training. It was concluded that those who received in-service training had a statistically higher level of satisfaction in terms of automation and management functions of EDMS compared to those who did not. At Fırat University, it is seen that EDMS adaptation is high, that the personnel who have high technology literacy and in-service training are positively differentiated in this context.

Anahtar Kelimeler

• Document
• Electronic Document Management System
• Electronic Signature (E-Signature)
• Automation
• Intelligent Systems

Kaynakça

1. Bielawski L. and Boyle J. (1996). “Electronic Document Management Systems: A User Centered Approach For Creating, Distributing And Managing Online Publications”, Prentice Hall Computer Books, November.
2. Björk B.C. (2003). Electronıc Document Management In Constructıon. Research Issues And Results ITcon 8; 105 Envıronment Version of 9 July 15. 53
3. Krogh G. and Roos J. (2011). Managing Knovvledge, London: SAGE Publications, 11-12
4. Odabaş H., (2012) Elektronik Belge Düzenleme Yaklaşımları ve Türkiye’de E-Devlet Uygulamalarında Elektronik Belge Yönetimi, https://dergipark.org.tr/en/download/article-file/32112
5. On, A. (2014). “Elektronik Belge Yönetim Sistemi Analizi: Yapay Zekâ Tabanlı Örnek Bir Uygulama”, Yüksek Lisans Tezi, Kırıkkale Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, Kırıkkale.
6. Özbal, G. (2013). “Kurumsal Belge ve Arşiv Yönetimi Uygulamaları: Kalkınma Bakanlığı Örneği”, Yüksek Lisans Tezi, Hacettepe Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Ankara. Resmî Gazete,” Devlet Teşkilatı Veri Tabanı” Sayı: 27842, https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2011/02/20110210-9.htm
7. Salminen A. and Tompa F.W. (2001) “Requirements for XML document database systems”. In E.V. Munson (Ed.), Proceedings of the ACM Symposium on Document Engineering (DocEng '01) (pp. 85-94). New York: ACM Press,
8. Sathiadas JP, Wikramanayake GN. (2011). Document Management Systems, Journal of Documentation, 34(1), 55-85.

9. Selvi, Ö. (2012). Bilgi Toplumu, Bilgi Yönetimi ve Halkla İlişkiler, e-gifder,3, 191-214
10. Sun M., Aouad G. (1999). Control Mechanism For Information Sharıng in An Integrated Construction
11. Turma H., (2017). Elektronik Belge Yönetim Sistemi Üzerine Bir Araştırma: Karabük Üniversitesi Örneği Yüksek Lisans Tezi, Karabük Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü işletme Anabilim Dalı, Karabük, Aralık–2017
12. Yetişir, A. (2011). “Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Kamuda Bir Örnek Olay İncelemesi: UYAP DYS (EBYS)”, Dönem Projesi, Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü, Ankara.
13. Zaim, H. ,(2005). Bilginin artan önemi ve bilgi yönetimi.İstanbul: İşaret Yayınları
14. Zantout, H., and Marrir, F. (1999). Document management systems from current capabilities towards intelligent information retrieval: an overview. International Journal of Information Management, 19(6), 471-484.