SWOT Analizi Yöntemiyle Kamu Kurumlarında Yürütülen Arşiv Hizmetlerinin Sürekliliğinin İncelenmesi

Yıl 2025, Cilt: 14 Sayı: 3, 1323 - 1354, 30.09.2025

Yasin Şeşen

https://doi.org/10.15869/itobiad.1595108

Öz

Türkiye'de arşiv hizmetleri, hukuki altyapının desteği ile öncelikle Türkiye Cumhuriyeti Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı (DAB) bünyesinde düzenli şekilde gerçekleştirilmekte olup diğer kamu kurumları ile de ortak bir eşgüdüm içerisinde ülke genelinde sürdürülmektedir. Genel olarak arşiv hizmetlerinin sürdürülmesi kamu kurumlarının kendi organizasyon yapıları içerisinde devam ettirilmektedir. Bunun yanında arşiv hizmetlerinin sürdürülmesi faaliyetlerinde kullanıcılara arşiv materyalinin sürekli ve verimli şekillerde sağlanması ile yürütülen arşiv hizmetlerinin belirli kurallarla devam ettirilmesi konusunda bazı problemli yönler bulunmaktadır. Örneğin öncelikle 1923-1928 yılları arasında (Harf Devrimine kadar) üretilmiş Osmanlıca arşiv belgelerinin, Osmanlı Arşivi, Cumhuriyet Arşivi ve/veya herhangi bir kurumun arşivinde değerlendirilmesi gerektiği belirlenmelidir. Daha sonra bu arşiv belgelerinin hangi teknik şartlar altında ve nasıl değerlendirilmesi gerektiği gibi birtakım sorunlar da çözümlenmelidir. Arşiv hizmetlerini zorlaştıran durumların düzeltilebilmesi ve kamu kurumlarının arşiv hizmetlerinin geliştirilebilmesi için stratejik çalışmalar ve değişimler yapılmalıdır. Bu çalışmada, mevcut mevzuat incelenerek arşiv hizmetlerinin ayrıntılı analizleri yapılmıştır. Bu analizler sonucunda arşiv hizmetlerinin güçlü ve zayıf yönleri ile geleceğe yönelik fırsat ve tehditlerin ele alındığı SWOT analizi oluşturulmuştur. Çalışmanın metodolojisi olarak, nitel veri analizi yöntemleri içerisinde sıkça kullanılan betimsel analiz yöntemi kullanılmıştır. Çalışmanın temel amacı, Türkiye'deki arşivler üzerinde araştırma yapan araştırmacıların ve farklı kurumlarda görev yapan akademisyenlerin arşiv koleksiyonları üzerinde sürdürdükleri arşiv hizmetlerini SWOT analizi çerçevesinde analiz ederek, bu hizmetlerin daha etkin ve verimli bir biçimde yürütülebilmesi için öneriler geliştirmektir. Çalışmanın sonucu olarak, arşiv hizmetlerinde yapay zekâ uygulamalarının kullanımının güncel koşullara uygun olarak geliştirilerek belge döngüsünün iyileştirilmesine acil ihtiyaç bulunduğu sonucuna varılmıştır. Elde edilen bulgulara dayalı olarak arşiv hizmetlerinin sürdürülebilirliğine yönelik önerilerde bulunulmuştur. Çalışma, arşiv hizmetlerinin ülkemizde geliştirilebilmesi için geleceğe yönelik rehber bir kaynak olabilme potansiyeli taşımaktadır.

Anahtar Kelimeler

Süreklilik , Kamu Kurumları , Swot Analizi , Türkiye , Arşiv Hizmetleri

Examining the Continuity of Archive Services Carried out in Public Institutions Using SWOT Analysis Method

Öz

Archive services in Türkiye are carried out regularly, primarily within the State Archives Directorate of the Presidency of the Republic of Turkey (DAB) with the support of the legal infrastructure, and are also carried out throughout the country in joint coordination with other public institutions. In general, the maintenance of archive services is carried out within the own organizational structures of public institutions. In addition, there are some problematic aspects regarding the maintenance of archive services activities, the continuous and efficient provision of archive material to users, and the continuation of archive services carried out with certain rules. For example, first of all, it should be determined that the Ottoman Language archive documents produced between dec. 1923 and 1928 (until the Letter Revolution) should be evaluated in the Ottoman Archive, the Republican Archive and/or the archive of any institution. Later, some problems should be solved, such as under what technical conditions and how these archival documents should be evaluated. Strategic studies and changes should be carried out in order to correct the situations that make archive services difficult and to improve the archive services of public institutions. In this study, detailed analyses of archive services were made by examining the current legislation. As a result of these analyses, a SWOT analysis was created in which the strengths and weaknesses of archive services, as well as opportunities and threats for the future were addressed. As the methodology of the study, descriptive analysis method, which is frequently used in qualitative data analysis methods, was used. The main purpose of the study is to analyze the archive services provided by researchers conducting research on archives in Turkey and academics working in different institutions on archive collections within the framework of SWOT analysis and develop recommendations for the more effective and efficient execution of these services. As a result of the study, it was concluded that there is an urgent need to improve the document cycle by developing the use of artificial intelligence applications in archive services in accordance with current conditions. Based on the findings obtained, suggestions were made for the sustainability of archive services. The study has the potential to be a guiding source for the future so that archive services can be developed in our country.

Anahtar Kelimeler

Continuity , Public Institutions , SWOT Analysis , Archive Services , Türkiye

Kaynakça

• Akgün, A. Ç., Çiçek, N. (2022). Dijital çağda değişen belge olgusunun arşivcilikte düzenleme ve tanımlamaya etkisi: Literatüre dayalı bir inceleme. Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, 17, 33-58. http://dx.doi.org/10.26650/bba.2022.17.1127615
• Alikılıç, D. (1998). Arşiv ve arşivcilik. Atatürk Üniversitesi Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü Dergisi, 10, 163-167. https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/33141
• Anameriç, H. (2019). Arşivlerde belge özetleme, indeks ve katalog standardı oluşturma. Hazine-i Evrak Arşiv ve Tarih Araştırmaları Dergisi, 1, 15-27. https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/910084
• Antony, J. (2012). A swot analysis on six sigma: Some perspectives from leading academics and practitioners. International Journal of Productivity and Performance Management, 61(6), 691-698. https://doi.org/10.1108/17410401211249229
• Arısoy, Y. E., Özdemirci, F. (2017). Kurum ve kuruluşların bakış açısından e-belgelerin arşivlenmesi. DTCF Dergisi, 57(2), 1250-1270. https://doi.org/10.1501/Dtcfder_0000001560
• Arşivlerde Araştırma Esasları, (2025). https://www.devletarsivleri.gov.tr/Sayfalar/Sayfa.aspx?icerik=12&h=AA54A70923B86C8AD74249E0E555F5948A9923AE2A51E06E2DFE30B4D635A1E2
• Ayık, K. (2019). Arşivlerin tanıtımsal pazarlama çalışmalarında web ve sosyal medya araçlarının kullanılması: Kadın Eserleri Kütüphanesi ve Bilgi Merkezi Vakfı örneği. Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, 12, 33-61. https://dergipark.org.tr/tr/pub/bel/issue/51215/666881
• Baraz, B. (2018). İç çevre analizi. (Ed.) D. Taşçı ve İ. C. Ulukan Stratejik yönetim içinde (ss. 80-104). Eskişehir: Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi Yayınları.
• Baş, İ. (2019). Osmanlı’dan günümüze Türkiye’de arşivlerin oluşumu ve Türk arşivlerinde araştırma hizmetleri. Ankara Üniversitesi Türk İnkılâp Tarihi Enstitüsü Atatürk Yolu Dergisi, 64, 39-68. https://dergipark.org.tr/tr/pub/ankuayd/issue/51599/669355
• Betsis Sistemi (2024). https://www.bbyhaber.com/bby/2020/04/16/cumhurbaskanligi-devlet-arsivleri-baskanligi-belge-tarama-sistemi-betsis-erisime-acildi
• Calp, B. vd. (2025). Yaratıcı girişimcilikte yapay zeka kullanımı: Bir SWOT ve TOWS analizi. Marmara Üniversitesi Öneri Dergisi, Nisan Özel Sayısı, 71-88. http://dx.doi.org/10.14783/maruoneri.1499496
• Coşkun, S. (2011). Kamu yönetiminde stratejik planlama uygulamaları: ABD örneği. Amme İdaresi Dergisi, 44 (1), 113-134. https://ammeidaresi.hacibayram.edu.tr/documents/article/1/44/1/5_coskun.pdf
• Çoban, B. (2010). Geleceği planlamada stratejik yönetim ve swot analizi: Kavramsal yaklaşımlar. NWSA E-Journal of New World Sciences Academy, 5(4), 342-353. https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/187118
• Dearstyne, B. W. (2001). Arşivsel girişim: Modern arşivcilik ilkeleri uygulamaları ve yönetim teknikleri. (Çev.) Ahmet Oğuz İcimsoy ve Mustafa Akbulut. İstanbul.
• Devlet Arşivleri Başkanlığı Tarihçe (2025). https://www.devletarsivleri.gov.tr/Sayfalar/Sayfa.aspx?icerik=9&h=ADA45D7B737CBC58F13C672C0AECCA8E9F0DDB54A7AB8426349949A5FDEB9E15
• Dilek, S. (2016). Enformasyon ve bilgiye dayalı yeni ekonomi. Kastamonu Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, 11, 87-91. https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/309363
• Ertürk, K. Ö., Şeşen, E. (2017). Bir halkla ilişkiler aracı olarak seçim beyannameleri: 2000’li yıllar üzerine bir inceleme. Erciyes Üniversitesi İletişim Fakültesi Dergisi Akademia, 5(1), 60-80. https://dergipark.org.tr/tr/pub/erciyesiletisim/issue/27688/291886
• Jeanyoung, K., Waluyo, U. S., Asrin, F. (2024). Digital service management at the NTB Provincial Library and Archives service. Path of Science, 10(3), 2045-2053. http://dx.doi.org/10.22178/pos.102-9
• Karanfil, S. M. (2024). Havayolu işletmelerinde sürdürülebilir insan kaynakları yönetimi uygulamaları üzerine bir araştırma. İnsan ve Toplum Bilimleri Araştırmaları Dergisi, 13(3), 1459-1480. https://doi.org/itobiad.1525817
• Karatop, B. (2021). End-to-end strategic planning model proposal with artificial intelligence. İnsan ve Toplum Bilimleri Araştırmaları Dergisi, 10(4), 3526-3545. https://doi.org/10.15869/itobiad.891561
• Keskin, İ. (2014). Arşivlerin eğitim ve kültür hizmetleri. İstanbul: Türk Edebiyatı Vakfı Yayınları. https://dergipark.org.tr/tr/download/article-file/805102
• Kır, T., Kır, B. (2022). Devlet arşiv hizmetleri hakkında yönetmelik ve yükseköğretim kurumlarının arşiv mevzuatının değerlendirilmesi. Bilgi ve Belge Araştırmaları Dergisi, 18, 1-32. http://doi.org/10.26650/bba.2022.18.1179469
• Kütükoğlu, M. S. (1994). Osmanlı belgelerinin dili (diplomatik). İstanbul: Kubbealtı Akademisi Kültür ve Sanat Vakfı Yayınları. https://kubbealti.org.tr/kitap/osmanli-belgelerinin-dili-diplomatik
• Lynch, C. A. (2003). Institutional repositories: Essential infrastructure for scholarship in the digital age. Portal Libraries and the Academy, 3(2), 327-336. https://www.cni.org/wp-content/uploads/2003/02/arl-br-226-Lynch-IRs-2003.pdf
• Mater, E. C., Şahin, L. Ö. (2022). Türkiye’deki kamu kurum ve kuruluşlarında belge yönetimi politikası gerekliliği üzerine bir çalışma. Bilgi Yönetimi, 5(2), 224-238. https://doi.org/10.33721/by.1092587
• Nora, P. (1989). Between memory and history: Les lieux de mémoire. çev. Marc Roudebush. Representations içinde (26, Spring, Special Issue: Memory and Counter-Memory), 7-24. https://eclass.uoa.gr/modules/document/file.php/ARCH230/PierreNora.pdf
• Ok, Ş., Göktaş, F. (2024). Kurumsal sürdürülebilirlik analizi için bütüncül bir bakış açısı: BIST Katılım sürdürülebilirlik endeksi hizmet sektörü şirketleri üzerine bir uygulama. İşletme Araştırmaları Dergisi, 16(2), 1067-1080. https://doi.org/10.20491/isarder.2024.1843
• Özcan, G. (2024). İşletmeler bağlamında metaverse: SWOT analizi ile durum değerlendirmesi. Gaziantep University Journal of Social Sciences, 23(4), 1587-1612. https://doi.org/10.21547/jss.1376122
• Özçubukçu, G. (2019). Arşivlerde dijitalleştirme ve kullanıcı hizmetleri: Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu örneği. (Yayınlanmamış yüksek lisans tezi). Hacettepe Üniversitesi, Ankara.
• Roe, K. D. (2005). Arranging and describing archives and manuscripts. Chicago, IL.: The Society of American Archivists. https://mysaa.archivists.org/productdetails?id=a1B0b00000faLDWEA2
• Rukancı, F. (2018). Dijital çağda arşivcilerin değişmeyen rolü. (Ed.) H. Odabaş ve M. A. Akkaya. Bilişim Teknolojilerinin Bilgi Merkezlerine ve Hizmetlerine Etkileri içinde (ss. 131-154). İstanbul: Hiperkitap. https://avesis.ankara.edu.tr/yayin/2488b84b-f2dc-40cb-87c5-ad90391028d5/dijital-cagda-arsivcilerin-degismeyen-rolu
• Rukancı, F. (2019). Devlet arşivlerinde tanıtım ve eğitim faaliyetleri. Hazine-i Evrak Arşiv ve Tarih Araştırmaları Dergisi, 1, 2-14. https://dergipark.org.tr/tr/pub/hed/issue/51324/667723
• Rukancı, F., Anameriç, H. (2009). Arşivciliğe kavramsal yaklaşım. (Yayına Haz.) Hülya Gürsoy ve Meral Güneş. 8. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresi: Sosyolojik ve Hukuki Boyutlarıyla Sekreterlik Mesleği, 14 - 16 Ekim 2009 içinde (ss. 163-170). Ankara: Ankara Üniversitesi. https://avesis.ankara.edu.tr/yayin/44a1fe92-8172-4363-98c0-4fc10ca7ca81/arsivcilige-kavramsal-yaklasim
• Rukancı, F. vd. (2021). Arşiv ve Arşivcilik: Kuram, Strateji ve Uygulamalar. İstanbul: Devlet Arşivleri Başkanlığı Yayınları. https://www.devletarsivleri.gov.tr/Sayfalar/Yayinlar/Yayinlar.aspx
• Rukancı, F. vd. (2023). Bellek yönetimi: Arşivsel dönüşüm ve paradigma. Ankara: T.C. Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı. https://www.devletarsivleri.gov.tr/Sayfalar/Yayinlar/Yayinlar.aspx
• Sesigür, E. (2023). Devlet arşivlerinde araştırma hizmetlerinin yapılandırılması. (Yayımlanmamış doktora tezi). Ankara Üniversitesi, Ankara.
• Sever, H. (2021). İnsansız hava aracı sistemlerinde stratejik yönetim ve SWOT analizi. İnsan ve Toplum Bilimleri Araştırmaları Dergisi, 10(2), 1179-1207. https://doi.org/10.15869/itobiad.869189
• Şentürk, B. (2013). Arşivlerde araştırmacı eğitimi programları: Tasarım ve uygulama süreci. Journal of Research in Education and Teaching, 2(1), 291-297. http://www.jret.org/FileUpload/ks281142/File/31a.burcak_senturk.pdf
• Şeşen, Y. (2024). Özel arşivlerin kamu yararı açısından düzenlenmesi: Stratejik bir model önerisi. Konya: Necmettin Erbakan Üniversitesi Yayınları. https://neupress.org/tr/online-satis/urunler/ozel-arsivlerin-kamu-yarari-acisindan-duzenlenmesi-stratejik-bir-model-onerisi/1484
• Varela, M. E. (2016). The archive as repertoire: Transience and sustainability in digital archives. DHQ: Digital Humanities Quarterly, 10(4), 1-9. https://www.digitalhumanities.org/dhq/vol/10/4/000269/000269.html
• Ventresca, M. J., Mohr, J. W. (2017). Archival research methods. (Ed.) Joel A. C. Baum. The Blackwell Companion to Organizations. https://onlinelibrary.wiley.com/doi/epdf/10.1002/9781405164061.ch35
• Vural, İ. (2018). Sümer tabletleri Tanrı Enki’nin sözleri. https://mustafaat.wordpress.com/2017/10/10/sumer-tabletleri-tanri-enkinin-sozleri/
• Yayla, K. (2024). ORCID profile completion and the digital identity of academics in Turkey. Journal of Literature and Humanities, 72, 1-10. https://doi.org/10.55590/literatureandhumanities.1415722
• Yiğitoğlu, M. (2022). Religious virtual living and metaverse on the real world. Afro Eurasian Studies, 10(1), 5-14. https://doi.org/10.33722/afes.1093513
• Yolcu, F. S., Ozan, M. S. (2024). Stratejik yönetim perspektifinden dijital hükümet: Uygulama süreçlerine ilişkin nitel bir inceleme. İnsan ve Toplum Bilimleri Araştırmaları Dergisi, 13(5), 2294-2318. https://doi.org/10.15869/itobiad.1577095
• Zorkun, M., Dilek, S. (2020). Mali okuryazarlık, girişimcilik eğilimi ve potansiyeli arası ilişkilerin analizi. Finans Ekonomi ve Sosyal Araştırmalar Dergisi, 5(1), 68-81. https://doi.org/10.29106/fesa.673333