Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerde Dosyaların Arşive Transfer Sürecinin Yönetimi: Listeleme, Tanımlama ve Kayıt Oluşturma Adımlarının Literatür Işığında İncelenmesi

Öz

Günümüz dünyasında birçok iş, profesyonel analizlere dayanarak oluşturulmuş iş akış süreçleri ile geliştirilen yazılımlar sayesinde kolaylaşmaktadır. Bunun birçok örneğini belge yönetimi ve arşiv işlemleri için geliştirilen doküman yönetim sistemi, arşiv yönetim sistemi veya elektronik belge yönetim sistemi uygulama yazılımlarında görmekteyiz. Birçok özel sektör örgüt bu yazılımları kullanmakta ve/veya belge yöneticisi istihdam etmektedir. Ancak bazı örgütler böyle bir uygulamaya geçemedikleri gibi konuyla alakalı kurumsal bir politikaya da sahip değillerdir. Bu çalışma kapsamında herhangi bir belge ve/veya arşiv yönetimi yazılımı kullanmayan, belge yöneticisi veya arşivci de istihdam etmemiş olan genellikle küçük ve orta ölçekli işletmelerdeki belge yönetimi uygulamalarına odaklanılmıştır. Araştırma yöntemi olarak durum tespiti ve betimlemenin benimsendiği bu inceleme literatür analizine dayanmaktadır. Belge yönetimi fonksiyonlarından biri olan dosyalama işlemleri kapsamında dosyaların listelenmesi konusu ele alınmıştır. Dosya ve klasörlerin aktif, yarı aktif ve pasif dönemde yönetilirken iş akışının hangi noktasında listelenmeleri gerektiği irdelenmiştir. Listeleme işinin aktif dönemde biriminde yapılmasıyla arşivcilerin iş yükünün azalacağı, dosyaların doğru tanımlanacağı ve arşive devir işlemlerinin daha hızlı ve sağlıklı yapılacağı değerlendirilmiştir. Çalışma sonucunda, bürolarda doğru listeleme yapabilmek için pratik yöntemler önerilmiştir. Ayrıca belgeleri listelemeden önce belge gruplarının analizini ve tanımlanmasını sağlayacak olan belge serisi tanımlama formu tasarlanarak makalenin sonunda ek olarak verilmiştir.

Anahtar Kelimeler

• arşiv
• seri/dosya envanteri
• kayıt

Management of File Transfer to Archive Process in Small and Medium-Sized Enterprises: Analyzing the Listing, Identification and Record Creation Steps in the Light of Literature

Öz

In today’s world, many jobs are made easier with software produced with professional analysis. In the field of document management and archiving, software such as Document Management System, Archive Management System, Electronic Document Management System manage and facilitate information and document management for their purposes. Many private sector organizations also use these software and employ a document manager. Some smaller organizations do not have any software and institutional policy for document and archive management. This study focuses on small and medium-sized private sector organizations that do not use document and / or archive management software and do not employ document managers or archivists. In the study, how the files and folders in these organizations will be managed in their semi-active and passive periods and how they should be listed and at what point in the workflow are examined. It has been stated that by listing the files/folders in the unit at the time of production, the workload of the unit and archive personnel will be reduced, the files will be identified correctly and the transfer to the archive will be done quickly and properly. With in the scope of the study, a practical method was presented to the unite employees by which they could list, and the Excel table in appendix 2 was prepared as a standard listing example. In addition, before listing the documents, a document series definition form that will enable the analysis and definition of document groups is designed and presented as an attachment at the end of the article.

Anahtar Kelimeler

• Archive
• filing
• listing of fileş
• serial/file inventory
• record

Kaynakça

1. Ataman, B. K. (1992). Karar verme mekanizmasındakiler için evrak işletmeciliği. Management Thinking: Management Club Workshop Papers and Proceedings, Marmara Üniversitesi. (II - IV),1-6.
2. Ataman, B. K. (1995). Arşivcilik terimleri sözlüğü. İstanbul: Beyoğlu Kitapçılık.
3. Çiçek, N. (2005). Arşiv belgelerinin türünün belirlenmesinde form özelliklerinin kullanılması. Türk Kütüphaneciliği, 19 (4), 432-448.
4. Çiçek, N. (2013a). Modern diplomatik anlayışa göre Cumhuriyet Dönemi belge türlerinin tasnifi denemesi: Güncel belgeler üzerine bir inceleme I. Türk Kütüphaneciliği, 27 (2), 301-316.
5. Çiçek, N. (2013b). Modern diplomatik anlayışa göre Cumhuriyet Dönemi belge türlerinin tasnifi denemesi: Güncel belgeler üzerine bir inceleme II. Türk Kütüphaneciliği, Tl (3), 431-450.
6. Çiçek, N. (2018). Kurumsal bilgi ve belge yönetimi. İstanbul: Marmara Belediyeler Birliği.
7. Devlet arşiv hizmetleri hakkında yönetmelik. (2019). https://www.mevzuat.qov.tr/mevzuat7MevzuatNo=33899&MevzuatTur=7&MevzuatTertip=5
8. Duchein, M. (1974). Arşiv binaları ve teçhizatı. (C. Göker, Çev.) Ankara: Milli Eğitim Basımevi.

9. Kandur, H. (1998). Belediyelerde arşiv yönetimi. İstanbul: Remak.
10. Kandur, H. (1999). Özel finans kurumlarında arşiv çalışmaları. Arşiv Araştırmaları Dergisi, 1-7.
11. Karakaş, S., Rukancı, F., & Anameriç, H. (2009). Belge yönetimi ve arşiv terimleri sözlüğü. Ankara: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
12. Külcü, Ö. (2018). Kurumsal bilgi sistemleri ve belge yönetimi. İstanbul: Hiperyayın.
13. Özdemirci, F. (1996). Kurum ve kuruluşlarda belge üretiminin denetlenmesi ve belge yönetimi. İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi.
14. Özdemirci, F., & Odabaş, H. (2005). Yazışma yönetimi ve dosyalama işlemleri. Ankara: Alter Yayıncılık.
15. Özdemirci, F., Torunlar, M., & Saraç, S. (2009). Üniversiteler için belge yönetimi ve arşiv sistemi / işlemleri (BEYAS) el kitabı. Ankara: Boyut tanım matbaacılık.
16. Resmi yazışmalarda uygulanacak usul ve esaslar hakkında yönetmelik kılavuzu. (2020). https://tccb.qov.tr/assets/dosva/resmiyazis ma/dosvalar/kilavuz.pdf