Çok Kriterli Karar Verme Teknikleri İle Elektronik Belge Yönetim Sistemi Seçimi- Electronic Document Management System Selection With Multi-Criteria Decision Making Techniques

Yıl 2016, Cilt: 8 Sayı: 14, 88 - 108, 05.04.2016

Abdulkadir Yaldır , Leyla Özgür Polat

https://doi.org/10.20875/sb.56729

Cited By: 5

Öz

Üniversiteler gibi kamu kurumlarında yazışma süreçleri genellikle zaman alıcı, iş yükünü ve bürokrasiyi arttırıcı faaliyetlerdir. Bu nedenle kurumlar, iş süreçlerinde ürettikleri belgeleri sistematik bir şekilde yönetmelerine destek sağlayan bilgi sistemlerine ihtiyaç duyarlar. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (e-BYS), çalışma ortamından bağımsız olarak belgelerin istenen zaman ve standartta hızlı ve hatasız şekilde üretilmesini, kaydedilmesini, dağıtılmasını, arşivlenmesini ve istenen kriterlere göre arama yapılarak belgeye erişilmesini sağlayan bilgi sistemidir. Bu özelliklerinden dolayı, ilgili mevzuat, yönetmelik ve standartlar gereğince kamu kurumlarında son yıllarda e-BYS uygulamalarına geçiş yapılması bir zorunluluk haline gelmiştir. Dolayısıyla, üniversitelerde de alternatifler arasından güvenli, hızlı, kullanıcı dostu, esnek, etkin ve sürdürülebilir e-BYS yazılımlarının seçilmesi ve kullanılması önem kazanmaya başlamıştır. Ancak ilgili literatür incelendiğinde, uygun yazılım seçim sürecinin yeterli düzeyde ele alınmadığı görülmektedir. Bu çalışma kapsamında, üniversitelerin beklenti ve ihtiyaçlarına yönelik en uygun yazılım seçimi için kriterler belirlenmiş ve bu kriterler Analitik Hiyerarşi Prosesi (AHP) ve Bulanık AHP yöntemleri ile ağırlıklandırılmıştır. Alternatif yazılımlar iki farklı yöntem ile ağırlıklandırılan kriterlere göre çok kriterli karar verme tekniklerinden AHP, Bulanık AHP ve TOPSIS yöntemleri kullanılarak sıralanmıştır. Çok kriterli karar verme teknikleri ile sonuçlar karşılaştırılmış ve yöneticilere karar vermelerinde yol gösterici olmak amaçlanmıştır.

Anahtar Kelimeler

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (e-BYS), AHP, Bulanık AHP, TOPSIS, Çok Kriterli Karar Verme.

Kaynakça

• Anttiroiko, Ari-Veikko (2008), “Electronic Government: Concepts, Methodologies, Tools, and Applications”, Hershey: IGI Global, Volume.3.
• Aruldoss, Martin-Lakshmi, T. Miranda-Venkatesan, V. Prasanna (2013), “A Survey on Multi Criteria Decision Making Methods and its Applications”, American Journal of Information Systems, Volume.1, Issue.1, (31-43).
• Atilla, Asuman-Mansur, Fatma-Uslu, Dilek (2015), “Teknoloji Kullanılabilirliği ve Bireysel Teknolojik Hazıroluşun Elektronik Belge Yönetim Sistemi Kullanımına Etkisi: Üniversite Hastanesi Çalışanları Üzerinde Bir Uygulama”, İşletme Araştırmaları Dergisi, Cilt.7, Sayı.2, (375-387).
• Aydın, Cengiz (2005), “Bilgi Teknolojilerinin Belge Yönetimine Etkisi ve Elektronik Belge Yönetimi”, Bilgi Dünyası, Cilt.6, Sayı.1, (89-97).
• Aydın, Cengiz-Özdemirci, Fahrettin (2011), “Elektronik Belgelerin Arşivlenmesinde Gerçekliğin ve Bütünlüğün Korunması”, Bilgi Dünyası, Cilt.12, Sayı.1, (105-127).
• Ayıklama ve İmha İşlemlerinde DAGM’nin Uygun Görüşünün Alınması, Yıllık Arşiv Faaliyet Raporunun Aksatılmadan Gönderilmesi, Yönetim Kurulu ve Benzeri Kararlar İle Eski Harfli Türkçe Arşiv Malzemesinin Bekletilmeden Devlet Arşivlerine Devri. Başbakanlık Genelgesi (1998), Sayı: 18975, 20 Ekim 1998.
• Başlıgil, Hüseyin (2005), “The Fuzzy Analytic Hierarchy Process for Software Selection Problems”, Mühendislik ve Fen Bilimleri Dergisi, Sayı.3.
• Beşkese, M. Berna (2004), Bilişim Teknolojisi Yatırımlarının Değerlendirilmesine Yönelik Uygun Yöntemin Seçilmesi Modeli–ERP Yazılımı Seçim Uygulaması, Doktora Tezi, İTÜ Fen Bilimleri Enstitüsü, İstanbul.
• Bilgi Edinme Hakkı Kanunu (2003), Resmî Gazete, Sayı: 25269, 24 Ekim 2003.
• Chang, Da-Yong (1996), “Applications of the Extent Analysis Method on Fuzzy AHP”, European Journal of Operational Research, Volume.95, (649-655).
• Cheng, Ching-Hsue (1999), “Evaluating Weapon Systems Using Ranking Fuzzy Numbers”, Fuzzy Sets and Systems, Volume.107, Issue.1, (25-35).
• Çetiner, Y. Turan (2009), “e-Dönüşümde Türkiye Nerede”, Uluslararası Ekonomik Sorunlar, Sayı.31, (40-48).
• Çiçek, Niyazi (2011), “Elektronik Belgelerin Diplomatik Analizi ve Arşivsel Bağın Kurulmasındaki Önemi: Türkiye’deki Uygulamalar Işığında Bir İnceleme”, Bilgi Dünyası, Cilt.12, Sayı.1, ( 87-104).
• Demirtel, Hakan-Gökkurt Bayram, Özlem (2014), “Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Verimliliğe Katkısı: Kalkınma Bakanlığı Örneği”, Bilgi Dünyası, Cilt.15, Sayı.1, (91-101).
• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (1988), Resmî Gazete, Sayı: 19816, 16 Mayıs 1988.
• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik (2005), Resmî Gazete, Sayı: 25735, 22 Şubat 2005.
• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik (2001), Resmî Gazete, Sayı: 24487, 8 Ağustos 2001, (95-100), Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Cumhuriyet Arşivleri Daire Başkanlığı.
• Dornberg, Jan Henrik-Lohmüller, Laura (2013), “Optimizing the Selection Process of Document- Management Systems”, International Conference on Advanced ICT and Education, Hainan, China.
• Efe, Burak (2016), “An Integrated Fuzzy Multi Criteria Group Decision Making Approach for ERP System Selection”, Applied Soft Computing, Volume.38, (106-117).
• Elektronik Belge Standartları ile ilgili 2008/16 sayılı Başbakanlık Genelgesi (2008), Resmî Gazete, Sayı: 26938, 16 Temmuz 2008.
• Elektronik İmza Kanunu (2004), Resmî Gazete, Sayı: 25355, 23 Ocak 2004.
• Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (2005), Resmî Gazete, Sayı: 25692, 06 Ocak 2005.
• Elektronik Tebligat Yönetmeliği (2013), Resmî Gazete, Sayı: 28533,19 Ocak 2013.
• Esen, Murat-Büyük, Köksal (2014), “Teknoloji Kabul Modeli Bağlamında Elektronik Belge Yönetim Sisteminin İncelenmesi: Yükseköğretim Kurulu Örneği”, Dumlupınar Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, Sayı.42, (313-325).
• Esgin, Esad-Çetinkaya, Ahmet-Ağaoğlu, Mustafa (2015), “Kamu Kurumunda Kullanıcıların Farklı Özelliklerinin e-Dönüşüm Kabulüne Etkilerinin İncelenmesi”, International Journal of Human Sciences, Volume.12, Issue.1, (761-789).
• Göksu, Ali-Güngör, İbrahim (2008), “Bulanık Analitik Hiyerarşik Proses ve Üniversite Tercih Sıralamasında Uygulanması”, Süleyman Demirel Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dergisi, Cilt.13, Sayı.3, (1-26).
• Heinicke, Antje, Bröhl, Christina, Dokas, Ioannis, Walbaum, Katrin, Bützler, Jennifer, Schlick, Christopher (2015), “Development of Usability-Criteria for the Selection Process of Document Management Systems”, Human-Computer Interaction – INTERACT 2015, 9299, (514-517).
• Kalkınma Bakanlığı (2015), e-Yazışma Teknik Rehberi e-Yazışma Teknik Rehberi - Sürüm 1.2, Kalkınma Bakanlığı, Ankara.
• Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik (2009), Resmî Gazete, Sayı: 27305, 31 Temmuz 2009.
• Kandur, Hamza (2011), “Türkiye’de Kamu Kurumlarında Elektronik Belge Yönetimi: Mevcut Durum Analizi ve Farkındalığın Artırılması Çalışmaları”, Bilgi Dünyası, Cilt.12, Sayı.1, (2-12).
• Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (2011), Resmî Gazete, Sayı: 28036, 25.07.2011.
• Knowles, Rob (1995), “Electronic Document Management Systems: How to Select and Implement the Right Documentation Management System for Your Organisation”, The Electronic Library, Volume.13, Issue.6, (527-532).
• Külcü, Özgür (2007), “Değişen Koşularda Belge Yönetimi Çalışmaları ve Uluslararası Uygulamalar”, XII. Türkiye’de İnternet Konferansı 8-10 Kasım 2007, Ankara.
• Külcü, Özgür-Çakmak, Tolga-Özel, Nevzat (2013), “Kurumsal Bilgi Sistemleri İçerisinde Belge Yönetimi: Türkiye’deki Kamu Üniversitelerinde Gerçekleştirilen Uygulamalara Yönelik Bir Durum Analizi”, Bilgi Dünyası, Cilt.14, Sayı.2, (251-269).
• Mahajan, Shafa-Singh, Shailendra (2016), “Review on Feature Selection Approaches Using Gene Expression Data”, Imperial Journal of Interdisciplinary Research, Volume.2, Issue.3.
• Misra, Santanu Kumar-Ray, Amitava (2013), “Integrated AHP–TOPSIS Model for Software Selection under Multi-Criteria Perspective”, Driving the Economy Through Innovation and Entrepreneurship, Springer,  Part.3.5, (879–890).
• Nijman, Angela (2011), “A Proposal and Selection of a Document Management System for Staatsolie Suriname”, Thesis, TU Delft, Delft University of Technology.
• Odabaş, Hüseyin (2008), “Elektronik Belge Düzenleme Yaklaşımları ve Türkiye’de e-Devlet Uygulamalarında Elektronik Belge Yönetimi”, Atatürk Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, Cilt.12, Sayı.2, (121-142).
• Önaçan, Mehmet Bilge Kağan-Medeni, Tunç Durmuş-Özkanlı, Özlem (2012), “Elektronik Belge Yönetim Sistemi (e-BYS)’nin Faydaları ve Kurum Bünyesinde e-BYS Yapılandırmaya Yönelik Bir Yol Haritası”, Sayıştay Dergisi, Sayı.85, (1-26).
• Özdemirci, Fahrettin (2003), “İlk Uluslararası Belge Yönetim Standardı: Ülkemiz Açısından Bir Değerlendirme”, Türk Kütüphaneciliği, Cilt.17, Sayı.3, (225-246).
• Özdemirci, Fahrettin (2007), “Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Arşivler”, Türk Kütüphaneciliği, Cilt.21, Sayı.2, (218-229).
• Özdemirci, Fahrettin (2008), “Üniversiteler için Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Geliştirme ve Uygulama Projesi: Bir İşbirliği Örneği”, Balkan Ülkeleri Kütüphanelerarası Bilgi-Belge Yönetimi ve İşbirliği Sempozyumu Bildirileri, 05-07 Haziran 2008, Edirne, (225-235).
• Özgür, Leyla-İşli, Durcan Özgün-Güngör, Aşkıner (2011), “Çok Kriterli Karar Verme Teknikleri ile Otobüs Terminal Konumunun Belirlenmesi: Denizli Örneği”, 12th International Symposium on Econometrics Statistics and Operations Research, 26-29 May 2011, Denizli, (239-248).
• Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik (2015). Resmî Gazete, Sayı: 29255, 2 Şubat 2015.
• Saaty, Thomas L. (1990), “How to Make a Decision: The Analytic Hierarchy Process”, European Journal of Operational Research, Volume.48, Issue.1, ( 9-26).
• Ayıklama ve İmha Komisyonlarına Ait Çalışma Rehberi ve Devlet Arşivlerine Devir İşlemleri: 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun (1996), DAGM, Ankara.
• Sayıştay Başkanlığı (2006), E-Dönüşüm Türkiye Projesi Çerçevesinde Yürütülen Faaliyetler (Rapor Özeti), Sayıştay Dergisi, Sayı.62, (133-142).
• Silva, Joaquim P.-Goncalves, Jose Joaquim-Fernandes, Joana A.-Cunha, Maria Manuela (2013), “Criteria for ERP Selection Using an AHP Approach”, Information Systems and Technologies (CISTI), 8th Iberian Conference.
• Standart Dosya Planı (2005), Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü Genelge, Sayı:320- 3802, 24 Mart 2005.
• Taşkın Gümüş, Alev-Çetin, Atay-Kaplan, Emre (2010), “A Fuzzy-Analytic Network Process Based Approach for Enterprise Information System Selection”, Mühendislik ve Fen Bilimleri Dergisi, Sayı.28, (74-85).
• Terlemez, Bahriye-Şahin, Dilek-Dilek, Filiz (2014), “Namık Kemal Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezindeki Tıbbi Sekreterler ve İdari Personelin Bilgi ve Arşiv Sistemleri Hakkındaki Düşünceleri”, Electronic Journal of Vocational Colleges, BÜROKON Özel Sayısı, (364-378).
• TS 13298 (2009), Elektronik Belge Yönetimi, Türk Standartları Enstitüsü, Ankara.
• TS ISO 15489-1 (2007), Bilgi ve Dokümantasyon - Belge Yönetimi Bölüm 1: Genel, Türk Standartlar Örgütü, Ankara.
• TSE ISO/TR 15489-2 (2007), Bilgi ve Dokümantasyon - Belge Yönetimi - Bölüm 2: Kılavuzlar, Türk Standartlar Örgütü, Ankara.
• Umut, Gülçin-Külcü, Özgür (2014), “Elektronik Belge Yönetimi Uygulamalarında Karşılaşılan Sorunların Analizi ve Çözüm Önerileri: Kalkınma Bakanlığı Örneği”, Bilgi Dünyası, Cilt.15, Sayı.1, (102-124).
• Van Laarhoven, Peter J. M.-Pedrycz, Witold (1983), “A Fuzzy Extension of Saaty's Priority Theory”, Fuzzy Sets and Systems, Volume.11, Issue.1, (199-227).
• Vatansever, Kemal-Uluköy, Metin (2013), “Kurumsal Kaynak Planlaması Sistemlerinin Bulanık AHP ve Bulanık Moora Yöntemleriyle Seçimi: Üretim Sektöründe Bir Uygulama”, Celal Bayar Üniversitesi sosyal Bilimler Dergisi, Cilt.11, Sayı.2.
• Yager, Ronald R. (1978), “Fuzzy Decision Making Including Unequal Objectives”, Fuzzy Sets and Systems, Volume.1, (87-95).
• Yıldırım, Bahadır Fatih-Önay, Onur (2013), “Bulut Teknolojisi Firmalarının Bulanık AHP–Moora Yöntemi Kullanılarak Sıralanması”, İ. Ü. İşletme Fakültesi İşletme İktisadı Enstitüsü Yönetim Dergisi, Cilt.24, Sayı.7.
• Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname (1983), Resmî Gazete, No: 124, 07.10.1983.
• Zaidan, Aws A.-Zaidan, Bilal B.- Al-Haiqi, Ahmed-Kiah, M. L. M.-Hussain, Muzammil-Abdulnabi, Mohamed (2015), “Evaluation and Selection of Open-Source EMR Software Packages Based on Integrated AHP and TOPSIS”, Journal of Biomedical Informatics, Volume.53, (390-404).
• İnternet-1: http://www.e-yazisma.gov.tr/SitePages/projeHakkinda.aspx. (18.01.2016).