Okul Yöneticilerinin Doküman Yönetim Sistemi Hakkındaki Görüşlerinin İncelenmesi

Öz

Bu araştırma, Millî Eğitim Bakanlığı’nda yönetim bilgi sistemi olarak kullanılan Doküman Yönetim Sistemi’nin (DYS) okul yöneticilerinin görüşlerine göre değerlendirilmesi amacıyla yapılmıştır. Araştırma, nitel araştırma yöntemlerinden biri olan olgubilim deseni kullanılarak gerçekleştirilmiştir. Veriler, yarı yapılandırılmış görüşme formu ile 2020-2021 eğitim öğretim yılı sonunda toplanmıştır. Araştırmanın çalışma grubunu 2020-2021 eğitim-öğretim yılı ile 2021-2022 eğitim-öğretim yılları arasında Nevşehir ili Kozaklı ilçesinde görev yapan 23 erkek, 2 kadın olmak üzere toplam 25 okul yöneticisi oluşturmaktadır. Verilerin analizi, betimsel analiz yöntemi kullanılarak yapılmıştır. Araştırma sonucunda; okul yöneticilerinin genel anlamda DYS hakkında olumlu görüş bildirdiği buna karşın, DYS kullanımında bazı sorunlarla karşılaşıldığı, bununla birlikte okul yöneticilerinin DYS’nin geliştirilmesi gerektiği yönünde görüşlerinin olduğu görülmektedir. Okul yöneticilerinin büyük çoğunluğu, DYS’nin teknolojisini ve ara yüzünü yeterli görmektedir. Ayrıca DYS’nin kullanımında karşılaşılan sorunların dış kaynaklı sorunlar olduğunu savunan okul yöneticilerinin sayısının oldukça fazla olduğu sonucuna ulaşılmıştır. DYS’ye ilişkin sistemsel bir sınırlılık olarak “imzalama” özelliğinin, sistemi kullanan yöneticilerin en fazla üzerinde durdukları sorunlardan birisidir. Bu yüzden araştırmadan hareketle, e-imza yerine mobil imza kullanılarak, sistemin mobil cihazlarda da kullanımının sağlanması önerilmektedir.

Anahtar Kelimeler

• Doküman Yönetim Sistemi
• DYS
• Okul Yönetimi
• Okul Yöneticisi

Examination of School Administrators' Views on Document Management System

Öz

This research was conducted to evaluate the Document Management System (pronounced as DYS), which is used as a management information system in the Ministry of National Education (pronounced as MEB), according to the opinions of school administrators. The research was carried out using the phenomenology design, which is one of the qualitative research methods. The data were collected at the end of the 2020-2021 academic year with a semi-structured interview form. The study group of the research consists of 25 school administrators, 23 male and 2 female, working in Kozaklı district of Nevşehir province between the 2020-2021 academic year and the 2021-2022 academic year. The analysis of the data was made using the descriptive analysis method. As a result of the research, it is seen that school administrators have generally positive opinions about DYS, however, some problems are encountered in the use of DYS, and school administrators have opinions that DYS should be improved. Majority of school administrators consider DYS's technology and interface sufficient. In addition, it has been concluded that the number of school administrators who argue that the problems encountered in the use of DYS are external problems. As a systemic limitation of DYS, the "signing" feature is one of the problems that the school administrators who use the system focus on the most. Therefore, based on the research, it is recommended to use the system on mobile devices by using mobile signature instead of e-signature.

Anahtar Kelimeler

• Document Management System
• DYS
• School Management
• School Administrator.

Kaynakça

1. Akkoyunlu, B. (1995). Bilgi teknolojilerinin okullarda kullanımı ve öğretmenlerin rolü. Hacettepe Üniversitesi Eğitim Fakültesi Dergisi,11, 105-109.
2. Altınok, V. ve Duran, A. (2018). Okul yöneticilerinin doküman yönetim sistemi (DYS) hakkındaki görüşleri. Anadolu Üniversitesi Eğitim Fakültesi Dergisi (AUJEF), 2 (1), 67-82.
3. Altıntaş, İ. (2019). Bilgi toplumunda bir e-devlet uygulaması olarak DYS hakkında okul yöneticilerinin görüşleri. (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi). Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi/Eğitim Bilimleri Enstitüsü, Çanakkale.
4. Aydın, C. (2005). Bilgi teknolojilerinin belge yönetimine etkisi ve elektronik belge yönetimi. Bilgi Dünyası, 6(1), 89-97.
5. Ayral, M. (2007). Okulda bilgi yönetimi model önerisi kapsamında yönetici ve öğretmen görüşlerine göre Ankara ili okullarının değerlendirilmesi. (Yayımlanmamış Doktora Tezi). Ankara Üniversitesi/Eğitim Bilimleri Enstitüsü, Ankara.
6. Balcı, A. (2005). Eğitim yönetimi terimleri sözlüğü. Ankara: Tekağaç.
7. Balcı, A. (2021). Açıklamalı eğitim yönetimi terimleri sözlüğü (6. Baskı). Ankara: Pegem Akademi.
8. Batır, U. (2013). E-Devlet uygulamalarından adalet bakanlığı ulusal yargı ağı bilişim sistemi portalı (uyap)’ın etkinliğini belirlemeye yönelik Ankara barosu avukatları üzerine bir alan araştırması. (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi). Gazi Üniversitesi, Eğitim Bilimleri Enstitüsü, Ankara.

9. Bükeç, C. M. (2007). Örgütlerde bilgi yönetiminde kullanılan bilgi ve iletişim teknolojilerinin örgüt kültürüne etkisi. (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi). Dumlupınar Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Kütahya.
10. Büyüköztürk, Ş., Kılıç Çakmak, E., Akgün, Ö. E., Karadeniz, Ş. ve Demirel, F. (2016). Bilimsel araştırma yöntemleri. Ankara: Pegem Akademi.
11. Cansız Aktaş, M. (2015). Nitel Veri Toplama Araçları. M. Metin (Ed.). Kuramdan uygulamaya bilimsel araştırma yöntemleri içinde (s.337-371). Ankara: Pegem Akademi.
12. Creswell, J. W. (2003). Research design: Qualitative, quantitative, and mixed methods approaches. (2nd ed.), Thousand Oaks, CA: Sage.
13. Çınar, İ. (2002). Eğitim yöneticilerinin bilgi yönetimindeki yeterlikleri. (Yayımlanmamış Doktora Tezi). Hacettepe Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Ankara.
14. Davenport, T. ve Prusak L., (1998). Working knowledge. (Harward Business School) Boston.
15. Dönmez, B., ve Sincar, M. (2008). Avrupa birliği sürecinde yükselen ağ toplumu ve eğitim yöneticileri. Elektronik Sosyal Bilimler Dergisi, 7(24), 1-19.
16. DYS, [Doküman Yönetim Sistemi], (2021). T.C. Millî Eğitim Bakanlığı Doküman Yönetim Sistemi. Erişim adresi: http://dys.meb.gov.tr/MEBDYSWeb/index.jsp. Erişim Tarihi: 24.09.2021.
17. Ersoy, A. F. (2017). Fenomenoloji. Ahmet Saban ve Ali Ersoy (Ed.). Eğitimde nitel araştırma desenleri içinde (81-134). Ankara: Anı.
18. Fraenkel, J. R, ve Wallen, N.E. (2008). How to design and evaluate research in education. McGraw-Hill Higher Education.
19. Güler, A. (2019). MEB yönetim bilgi sistemi olarak Doküman Yönetim Sistemi (DYS) uygulamalarının değerlendirilmesi. (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi). Fırat Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Elâzığ.
20. Harrison, R. ve Kessels, J. (2004). Human resource development in a knowledge economy. New York: Palgrave Macmillan Pub.
21. İlğan, A. (2016). Örgüt ve yönetim bilimine giriş. Hasan Basri Memduhoğlu ve Kürşad Yılmaz (Ed.). Türk eğitim sistemi ve okul yönetimi içinde (ss. 65-86). Ankara: Pegem Akademi.
22. Kanter, J. (1977). Management-oriented management ınformation systems. Englewood Cliffs, New Jersey, U.S.A.: Prentice-Hall.
23. Karataş, İ. H. ve Sözcü, Ö. F. (2013). Okul yöneticilerinin fatih projesine ilişkin farkındalıkları, tutumları ve beklentileri: Bir durum analizi. Elektronik Sosyal Bilimler Dergisi, 12(47), 41-62.
24. Kaya, Y. K. (1999). Eğitim yönetimi: Kuram ve Türkiye’de uygulama. Ankara: Bilim.
25. Leech, N. L. ve Onwuegbuzie, A.J. (2007). An array of quailtative data analysis tools: A Call for data analysis triangulation. School Psychology Quarterly, 22(4), 557-584.
26. Memişoğlu, S. P. ve Özsarıkamış, S. (2009). İlköğretim okulu yöneticilerinin bilgi yönetimi yeterlikleri. Abant İzzet Baysal Üniversitesi Eğitim Fakültesi Dergisi, 9(2), 133-151.
27. Miles, M. B. ve Huberman, A. M. (1994). Qualitative data analysis: An expanded sourcebook. (2nd ed). Thousand Oaks, CA: Sage.
28. O’Brien, J. A. (1999). Management ınformation systems: Managing Information technology in the ınternetworked enterprise. U.S.A: Irwin McGraw-Hill.
29. Odabaş, H. (2000). Kurum ve kuruluşlarda yazışmalar ve denetimi. (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi). Ankara Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Ankara.
30. Özker, R. (2010). Adalet Bakanlığı Ulusal Yargı Ağı Projesi (UYAP)’ın Adalet Bakanlığı çalışanları üzerindeki etkisi üzerine bir alan araştırması. (Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi). Gazi Üniversitesi, Eğitim Bilimleri Enstitüsü, Ankara.
31. Saydam, V. (2015). Elektronik belge yönetimi uygulamalarında personel farkındalığının artırılması: değişim yönetimi açısından bir inceleme. Bilgi ve Belge Araştırmaları, (3), 23-32.
32. Stewart, T. A. (2007). The wealth of knowledge: Intellectual capital and the twenty-first century organization. New York: Currency.
33. Szilagy, A. D. (1988). Management and Performance. U.S.A: Scott, Foresman and Company.
34. Turan, S. (2002). Teknolojinin okul yönetiminde etkin kullanımında eğitim yöneticisinin rolü. Kuram ve Uygulamada Eğitim Yönetimi, 30, 271-281.
35. Visscher, A. J. ve Bloemen, P. P. M. (1999). Evaluation of the use of computer-assisted management ınformation systems in Dutch schools. Journal of Research on Computing in Education, 32(1), 172-188.
36. Visscher, A. J., Wild, P., Smith, D. ve Newton, L. (2003). Evaluation of the implementation, use and effects of a computerised management information systems in English secondary schools. British Journal of Educational Technology, 34(3), 357-366.
37. Yıldırım, A. ve Şimşek, H. (2013). Sosyal bilimlerde nitel araştırma yöntemleri. Ankara: Seçkin.
38. Yıldırım, R., Yılmaz, E. ve Balıkçı, A. (2018). Eğitim bürokrasisinde yeni bir uygulama: Doküman Yönetim Sistemi (DYS). Turkish Studies. 13(11), 1497-1515. doi:http://dx.doi.org/10.7827/TurkishStudies.13196.