Robotik süreç otomasyonu ile üniversite süreçlerinin dönüşümü: Erciyes Üniversitesi örneği

Yıl 2025, Cilt: 14 Sayı: 3, 981 - 989, 15.07.2025

Tayyip Özcan , Münire Tuğba Şimşek

https://doi.org/10.28948/ngumuh.1619131

Öz

Robotik Süreç Otomasyonu (Robotic Process Automation, RPA), rutin görevlerin yürütme süresini kısaltarak çalışanların daha yaratıcı görevlere odaklanmasını sağladığı için dijital dönüşüm süreçlerinde önemli bir teknoloji haline gelmiştir. 2012’den beri kullanılan RSO, iş süreçlerinin yeniden yapılandırılmasında yaygın olarak tercih edilmektedir. Bu çalışmada, Erciyes Üniversitesi bünyesindeki Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı(ÖİDB) ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı(BİDB) gibi birimlerin öğrenci kayıtları, not girişleri ve burs başvuruları gibi zaman alan tekrarlayan işlemleri incelenmiş ve RSO ile otomasyona uygun süreçler belirlenmiştir. Manuel işlemlerden kaynaklanan iş yükünün azaltılması ve süreçlerin verimliliğinin artırılması hedeflenmiştir. Çalışma, RSO’nun üniversiteye sağladığı faydaları değerlendirerek kamu kurumları ve üniversitelere yol gösterici olmayı amaçlamaktadır.

Anahtar Kelimeler

Robotik Süreç Otomasyonu , Verimlilik , RSO

Destekleyen Kurum

Erciyes Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü

Proje Numarası

FYL-2024-13756

Teşekkür

Bu çalışma finansal olarak; Erciyes Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü (BAP) tarafından (Proje No: FYL-2024-13756) desteklenmiştir.

Transformation of university processes with robotic process automation: The case of Erciyes University

Öz

Robotic Process Automation (RPA) has become a significant technology in digital transformation processes as it shortens the execution time of routine tasks, allowing employees to focus on more creative assignments. RSO, which has been in use since 2012, is widely preferred for restructuring business processes. In this study, time-consuming and repetitive tasks such as student registrations, grade entries, and scholarship applications carried out by units like the Student Affairs Department (ÖİDB) and the Information Technology Department (BİDB) at Erciyes University were analyzed, and processes suitable for automation with RSO were identified. The aim was to reduce the workload caused by manual operations and increase the efficiency of processes. This study evaluates the benefits of RSO for the university and aims to serve as a guide for public institutions and universities.

Anahtar Kelimeler

Robotic Process Automation , RPA , Efficiency

Proje Numarası

FYL-2024-13756

Kaynakça

• H. Özdem ve M. P. Bora, Türkiye’de robotik süreç otomasyonu, Bilgisayar Bilimleri ve Teknolojileri Dergisi, c. 3, s. 1, ss. 1–9, 2022. https://doi.org/10.54047/bibted.1008340
• Y. Dizer, RSO: Robotik süreç otomasyonu ile sanal iş gücü üretimi, https://medium.com/turkcell/RSO-robotik-surec-otomasyonu-ile-sanal-is-gucu-uretimi-c84c251d22a2, Accessed: 15 Kasım 2024.
• Gartner, Hype Cycle for Robotic Process Automation, Gartner, 2020.
• B. Amini, Robotic Process Automation Implementation within an Organization, 71 s., 2019.
• Automation Anywhere, Attended vs Unattended, https://www.automationanywhere.com/RSO/attended-vs-unattended-RSO, Accessed: 8 Kasım 2024
• Ö. Baştürk, Bankacılık sektöründe robotik süreç otomasyonu – Bir uygulama örneği, Yüksek Lisans Tezi, , Sakarya Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, Türkiye, 2023.
• H. Çivak, Robotik süreç otomasyonu: Bir uygulama örneği, Yüksek Lisans Tezi, Karabük Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, Türkiye, 2022.
• R. Can, Enhancing call center efficiency through mail parsing using natural language processing and robotic process automation, Yüksek Lisans Tezi, Bahçeşehir Üniversitesi Lisansüstü Eğitim Enstitüsü, Türkiye, 2024.
• F. Yetiz, Y. Turan ve İ. Canpolat, Bankacılık sektöründe robotik süreç otomasyonu ve verimlilik ilişkisi: Bir banka örneği, Verimlilik Dergisi,  2,  65–80, 2021. https://doi.org/10.51551/verimlilik.765336
• S. Seçkiner, M. Atay ve Y. Eroğlu, Robotik süreç otomasyonlarının havacılık sektörü uygulamaları ve geleceği, Journal of Aviation, 5(2), 290–297, 2021. https://doi.org/10.30518/jav.947025
• H. Bıyık, RSO ile pazaryeri siparişlerinde otomatik faturalandırma süreci, Yüksek Lisans Tezi, Bilgisayar Mühendisliği A.B.D., Kuramsal Temeller Bilim Dalı, Türkiye, 2024.
• S. Kaba, Der Einsatz von der RSO Technologie in den Unternehmen und die Bewertung der RSO Technologie aus der Mitarbeiter Perspektive, Yüksek Lisans Tezi, Marmara Üniversitesi, Türkiye, 2022.
• N. J. M. Mohammed, Robotic Process Automation (RSO) for the implementation on machine learning based research, Yüksek Lisans Tezi, Altınbaş Üniversitesi, Türkiye, 2022.
• L. S. Çalışkan ve S. Kıran, İş süreçlerinin otomasyonunda RSO’nun faydaları, Yönetim Bilişim Sistemleri Dergisi, 6( 1), 1–13, 2020. https://doi.org/10.15295/bmij.v8i4.1576
• K. Kimes, UiPath named a leader in Gartner® Magic Quadrant™ for five years in a row, UiPath Blog, https://www.uipath.com/blog/RSO/gartner-magic-quadrant-RSO-report, Accessed Mart 2024
• Everest Group, Robotic Process Automation (RSO) – Technology Provider Landscape, https://www.everestgrp.com/peak-matrix/robotic-process-automation-RSO-technology-provider-landscape.html, Accessed Kasım 2023
• R. Yıldız ve B. Sağlam, Türkiye'deki üniversitelerde robotik süreç otomasyonu (RPA) uygulamaları: Bir durum çalışması, Akademik Bilişim Konferansı Bildirileri, 23, 456–462, 2021.
• B. Tavas, Robotik süreç otomasyonu: İş modeli, Atlas Journal, 6(34), 842–854, 2020. https://doi.org/10.31568/atlas.507