ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMLERİ VE DENETİM

Yıl 2010, Sayı: 78, 1 - 176, 01.09.2010

Özcan Rıza Yıldız

Öz

Bilişim teknolojilerinin kamu kurumlarında yoğun şekilde kullanılmaya başlanmasıyla birlikte, belge tutma ve saklama faaliyetleri elektronik ortamda yürütülmeye başlanmıştır. Ancak elektronik belge yönetim sistemlerinin bilişim teknolojileriyle gelen riskler dikkate alınmadan oluşturulması güvenilir veriler üretilmesini, dolayısıyla kurum üst yönetiminin hesap verebilmesini zorlaştıracaktır. Bu nedenle, bu sistemlerin güvenli olarak çalıştırılması ve güvenilir veriler üretmesi için belirli kontrollerin kurulması ve bunların etkin olarak çalıştığının tespit edilmesi gerekmektedir. Bu sistemleri kullanan kurumların denetimleri yürütülürken, sistemlere özgü bir yaklaşım gösterilmesi, yapılan denetimin kalitesi ve elde edilen bulguların kanıt niteliğini koruması açısından önemli olacaktır.

Anahtar Kelimeler

Belge, Elektronik Belge Yönetimi, Denetim, e-imza.

ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT SYSTEMS AND AUDITING

Öz

With intensive use of information technologies in public organizations, the record retention and storage activities have led to the execution of electronic media. However, unless the risks emanated from information technologies are taken into account, electronic record management systems will fail in providing reliable data and in consequence severe difficulties in rendering accounts will be experienced by managers. Therefore, founding of specific controls and determination of the efficiency of their operations are needed to run these systems safely and to produce reliable data. During the conduction of the audits of these institutions, a peculiar approach to these systems holds key for the quality of the audit and for maintenance of the findings’ proof quality.

Anahtar Kelimeler

Record, Electronic Record Management Systems, Audit, esignature.

Kaynakça

• ACAS (2010), The ACAS Code of Practice on Disiplinary and Grievance Procedures, http://www.acas.org.uk/CHttpHandler.ashx?id=457&p=0, (E. Tarihi: 12.08.2010).
• Cabinet Office (2010), Cabinet Office Civil Service Nationality Rules Guidence on Checking Eligibility, www.civilservice.gov.uk/ Assets/November_2007_Guidance_tcm6-2456.pdf, (E. Tarihi: 06.07.2010)
• Civil Services Management Code (2010), . Civil Service Commissioners' Recruitment Code (2010), htpp://www.civilservicecommission.org.uk/admin/assets/spaw2/upl oads/files/Recruitment_Principles.pdf (E. Tarihi: 12.09.2010). http://civilservice.gov.uk/ Assets/CSMC%20Nov%202010%20SC_tcmb6-34938.doc (E. Tarihi: 12.08.2010)
• Eroğul, Cem (1993), Anatüzeye Giriş, İmaj Yayınevi, Ankara. “How to be Civil Servant”, htpp://www.civilservant.org.uk/definitions.shtml, (E. Tarihi: 05.07.2010).
• Pyper, Robert (1997), The British Civil Service, Prentice Hall.