THE BENEFITS OF ELECTRONIC RECORD MANAGEMENT SYSTEM ERMS AND A ROADMAP FOR CONFIGURATION OF ERMS IN INSTITUTION

Yıl 2012, Sayı: 85, 1 - 158, 01.06.2012

Mehmet Bilge Kağan Önaçan Tunç Durmuş Medeni Özlem Özkanlı

Öz

The aim of this study is to create an awareness of the benefits of ERMS to an institution and its information management process and of the changes to the record management culture of public institutions and organizations, which are to be brought along with the legislation being updated, as well as to put forward a road map that will guide the configuration of an ERMS within an institution. Within the scope of this study, the relevant literature has been reviewed; particularly the legislation in force has been examined and experience we gained in the process of configuring an ERMS has been of use. It is considered that due to the legislation being updated, within the near future, configuring an ERMS in every institution is inevitable. We hope that this study would provide guidance to the institutions, which are prepared to configure an ERMS within their structure.

Anahtar Kelimeler

Electronic Record Management System, ERMS, Document Management System, DMS, Electronic Signature e-Signature .

ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ EBYS ’NİN FAYDALARI VE KURUM BÜNYESİNDE EBYS YAPILANDIRMAYA YÖNELİK BİR YOL HARİTASI

Öz

Bu çalışmanın amacı, EBYS’nin kuruma ve kurum içindeki bilgi yönetim sürecine sağlayacağı faydalar ile güncellenmekte olan mevzuatın kamu kurum ve kuruluşlarının belge yönetim kültüründe oluşturacağı değişiklik hususunda farkındalık yaratmak ve kurum içinde EBYS yapılandırma sürecinde rehberlik edecek bir yol haritası ortaya koymaktır. Bu çalışmada, literatür taraması yapılmış, özellikle yürürlükteki mevzuat detaylı bir şekilde gözden geçirilmiş ve kurum içinde EBYS yapılandırma sürecinde edinmiş olduğumuz tecrübelerden faydalanılmıştır. Güncelleme çalışmaları devam etmekte olan yeni mevzuat gereği yakın gelecekte her kurumun bünyesinde bir EBYS yapılandırmasının kaçınılmaz olduğu değerlendirilmektedir. Bu çalışmanın, kurum bünyesinde EBYS yapılandırmaya hazırlanan kurumlara rehberlik edeceğini ümit etmekteyiz.

Anahtar Kelimeler

Elektronik Belge Yönetim Sistemi, EBYS, Doküman Yönetim Sistemi, DYS, Elektronik İmza e-imza .

Kaynakça

• Aksoy, A.Şinasi (1998), Yeni Sağ, Kamu Yönetimi ve Yerel Yönetim: Eleştirel Bir Yaklaşım, Çağdaş Yerel Yönetimler, Cilt.7, Sayı.1
• Akyel, Recai ve H. Ömer Köse (2010), “Kamu Yönetiminde Etkinlik Arayışı: Etkin Kamu Yönetimi İçin Etkin Denetimin Gerekliliği”, Türk İdare Dergisi, Sayı. 466.
• Ateş, Hamza (2011), “Yeni Kamu İşletmeciliği Yaklaşımı Bağlamında Hesap Verebilirlik”, Kamu Yönetiminde Yeni Vizyonlar, Alfa Aktüel, Bursa.
• Balcı, Asım (2008), “Kamu Yönetiminde Hesap Verebilirlik Anlayışı”, A.Balcı, A.Nohutçu, N.K.Öztürk, B.Coşkun, (Ed.), Kamu Yönetiminde Çağdaş, Yaklaşımlar, Seçkin Yayınları, Ankara.
• Bilgiç, Veysel (2008), “Yeni Kamu Yönetimi Anlayışı,” Asım Balcı, A.Nohutçu, N.K.Öztürk, B.Coşkun, (Ed.), Kamu Yönetiminde Çağdaş, Yaklaşımlar, Seçkin Yayınları, Ankara.
• Bovens, Mark (2007) “Analysing and Assessing Accountability: A Conceptual Framework” European Law Journal, Vol. 13, No. 4, July 2007, pp. 447–468.
• Bovens, Mark (2005), “The Public Accountability”, The Oxford Handbook of Public Management, Oxford, Oxford University Press, pp.182-208.
• Cendon, Antonia Bar (2011), Accountability and Public Administration:Concepts, Dimensions,Developments, http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/ documents/ nispacee/unpan006506.pdf (02.02.2011)
• Dubnic, Melvin (2005), “Accountability and the Promise of Performance: In Search of the Mechanisms”, Public Performance & Management Review, Vol. 28, No. 3
• Ergun, Turgay (2003), “Post Modernizm ve Kamu Yönetimi”, Türkiye’de Kamu Yönetimi, Burhan Aykaç, Şenol Durgun, Hüseyin Yayman (Ed.), Yargı Yayınları, Ankara.
• Eryılmaz, Bilal ve Hale, Biricikoğlu (2011), “Kamu Yönetiminde Hesap Verebilirlik ve Etik”, İş Ahlakı Dergisi, Cit.4, Sayı.4
• Güzelsarı, Selime (2004), “Kamu Yönetimi Disiplininde Yeni Kamu İşletmeciliği ve Yönetişim Yaklaşımları” Kamu Yönetimi: Gelişimi ve Güncel Sorunları, Kemal Öktem, Uğur Ömürgönülşen (Ed.), İmaj Yayınevi, Ankara.
• Haque, Shamsul (2000), “Significance of Accountability Under New Approach to Public Governance”, International Review of Administrative Sciences , 66:4
• Haque, Shamsul (2007), “Limits of Public Accountability Under The Reinvented State In Developing Nations”, Public Administration Quarterly, Winter.
• Hodge, A.Graeme (2009), “Accountability”, International Encyclopedia Of Public Policy Volume 3─Public Policy And Political Economy, Edited by Phillip Anthony O’hara, Gperu Perth, Australia.