Arşiv Malzemesi Olmuş Elektronik Belgelerin Entelektüel Kontrolüne Bilgi-Belge Uzmanlarının Yaklaşımı: Ulusal Düzeyde Bir İnceleme

Amaç: Çalışmanın amacı, arşive devredilmiş elektronik belgelerin düzenlenmesi ve tanımlanması olarak da bilinen entelektüel kontrolü sırasındaki uygulamalara bilgi ve belge uzmanlarının yaklaşımını incelemektir. Yöntem: Dijital çağda düzenleme ve tanımlamanın izi sürülerek, söz konusu uygulamaların elektronik arşiv malzemesi üzerinde nasıl ve ne şekilde gerçekleştirildiğini inceleyen bu çalışmada, nitel araştırma yönteminden yararlanılmıştır. Bu kapsamda örneklem olarak Türkiye’deki çeşitli örgütlerden belge yönetimi ve arşiv uygulamalarını tecrübe etmiş uzmanlar tespit edilerek saha çalışması gerçekleştirilmiştir. 15 kurumdan 18 katılımcı ile yapılan görüşmelerde katılımcılara 12 soru yöneltilmiştir. Çözümlenen görüşme kayıtlarının, MAXQDA nitel veri analiz programı aracılığıyla içerik analizi yapılmıştır. Bulgular: Saha çalışmasında e-belgelerin klasik bilgi taşıyıcılarına göre birtakım yeni tanımlama alanlarının ortaya çıktığı görülmüştür. Bunlar, teknik ve teknolojik özellikler, format yapısı, çözünürlük ve üretildiği yazılım gibi bilgilerdir. Katılımcılar, bu yeni tanımlamaların mevcut üstveri alanlarına eklemeler yapılarak kullanıldığını belirtmişlerdir. Her ne kadar geleneksel arşiv prensiplerinin yeni nesil dijital taşıyıcılarla değiştiği tartışmaları olsa da bilakis bu prensiplere daha çok ihtiyaç olacağı ifade edilmiştir. Sonuç: Araştırmada, e-belgelerin geleneksellere göre düzenleme farklılığı olduğu, güncel dönemde üretilen birçok verinin arşiv safhasında da kullanıldığı, uygulamalarda dosya düzeyi yanı sıra özellikle belge düzeyinde tanımlama yapmanın yaygınlaştığı, konuya ilişkin olarak Devlet Arşivleri Başkanlığının tanımlama kurallarıyla alakalı daha aktif rol alması gerektiği değerlendirilmiştir. Provenans ve asli düzenin, arşivlenen e-belgelerin delil değerlerinin devamlılığında önemli bir araç olarak görüldüğü, organik bağı koruyup belge hiyerarşisini kurmak için gerekli oldukları kanaati oluşmuştur. Özgün Değer: Çalışma, e-arşiv hizmeti veren kurumlardaki uygulamalara ilişkin işleyiş ve gereksinimler konusunda ulusal düzeyde durum tespiti yapan ilk örneklerden biridir. Dijital bilgi taşıyıcıları karşısında bilgi-belge uzmanlarının geleneksel arşiv prensiplerine yaklaşımları açığa çıkarılmıştır. Bu makalenin arşivlenen e-belgelerle ilgili çalışmalara katkı yapması umulmaktadır.

Purpose: The aim of the study is to examine the approach of information and record experts to the practices during intellectual control, also known as the arrangement and description of electronic records transferred to the archive. Method: The qualitative research method was used in this study, which examines how and in what way these practices are implemented on electronic archive materials by tracing the arrangement and description in the digital age. In this context, experts with experience in record management and archive practices from various organizations in Türkiye were determined as a sample, and fieldwork was conducted. 12 questions were asked to the participants in the interviews, with 18 participants from 15 institutions. Content analysis of the deciphered interview records was performed using the MAXQDA qualitative data analysis program. Findings: During the field study, it was observed that some new arrangement areas of e-records emerged compared to classical information carriers. These are information such as technical and technological features, format structure, resolution, and the software in which it is produced. Participants stated that these new arrangements were used by adding to existing metadata fields. Although there are discussions that traditional archive principles have changed with new-generation digital carriers, it has been stated that these principles will be needed more. Implications: In the research, it was evaluated that e-records have differences in arrangement compared to traditional ones, many data produced in the current period are also used in the archive phase, descriptions are made at the file and record level in applications, and the State Archives Directorate should take a more active role regarding the description rules. It has been concluded that provenance and original order are important tools in maintaining the evidentiary value of archived e-records. These principles will be needed more to preserve the organic bond and establish the hierarchy of the record. Originality: The study is one of the first examples of national-level due diligence on the functioning and requirements of practices in institutions providing e-archive services. It has revealed the approaches of information records experts to traditional archive principles in the face of digital information carriers. It is hoped that this article will contribute to studies on archived e-records.