E-Devlet Stratejisi Bağlamında Elektronik Belge Yönetimi İçin “Yazılı Politika” Gereksinimi: Türkiye’deki Uygulamalar Üzerine Bir İnceleme

Elektronik belge yönetimi sistemlerini düzenleyen standart, rehber ve yönerge gibi dokümanlar çıkarılmasına rağmen bir politika belgesi yayımlamak ihmal edilen bir konudur. Oysa, kurum kültürü olarak benimsenen bir uygulama, hazırlanan üst düzey prosedürlerle yönetici tarafından himaye edilir. Bu yapılarak kurumun vizyon ve misyonu ışığında o uygulamanın ifade ettiği stratejik değer açıklanmış olur. Türkiye’deki örgütlerde kurumsal bilgi kaynaklarının yönetimiyle alakalı politika belgelerinin yetersizliğinden hareket edilerek böyle bir çalışmaya karar verilmiştir. Bu makalede, elektronik belge yönetimi sistemlerinin aksamasına politika belirsizliğinin de neden olabileceği savı tartışılmaktadır. Yapılan sınırlı saha araştırmasında örgütlerin politika yayınlamakta ihmalkâr davrandıkları; hatta, konuya çok da önem verilmediği kanaati oluşmuştur. Bir doktora tezinde, Milli Arşiv gibi otorite kurumların, örgütleri yönlendirebilecek bir strateji belirlememesinin de bunda etkili olduğu belirtilmektedir. Makalede nitel bir araştırma yöntemi kullanılmış ve durum tespiti anlayışı benimsenmiştir. Bakanlık, üniversite ve belediye gibi kurumların belge ve arşiv yönetimi hizmetlerini duyurdukları Web sayfaları incelenmiş, bir politika belgesi yayımlayıp yayımlamadıklarına bakılmıştır. Araştırma sırasında literatür taranırken, elektronik belge yönetimi sistemi kurup yürütme tecrübesine sahip uzmanların görüşlerine de başvurulmuştur. E-devlet uygulamalarının kurumların elektronik ortamda sunduğu hizmetlerle hayat bulduğu göz önünde bulundurulursa, bilgi ve belge yönetimi uygulamalarının sürdürülebilirliğine ve kalitesine önemli katkı sağlayacak politika belgesinin, e-devlet stratejilerinden bağımsız düşünülmemesi gerektiği görülmüştür.