Evaluation of Records Management Conditions in Educational Institutions: A Survey Made in 22 Primary and Secondary Private Schools

Yıl 2010, Cilt: 24 Sayı: 3, 404 - 438, 01.07.2010

Deniz Tümer Özgür Kulcu

Öz

Records which are produced in the course of school's daily life as a source of institutional information are not only one of the most significant part of communication and administration at schools but also a very important guide for local and national education planning. In order to manage the records by an efficient records management system, it is inevitable to analyze the present condition of records processes in all departments of the school, the lacking points and requirements in the light of the national and international procedures which is a guide for records management. In the context of the study some analysis techniques and questionnaire have been applied to describe the records management conditions and problems in 22 private primary and secondary schools in Turkey.

Anahtar Kelimeler

records management, records management in educational institutions, archives pratices, primary and secondary schools, private schools

Eğitim Kurumlarında Belge Yönetimi Koşullarının Değerlendirilmesi: 22 İlk ve Orta Dereceli Özel Okulda Yapılmış Bir Araştırma

Öz

Kurumsal bilginin kaynağı olarak okulların doğal faaliyetleri sonucunda oluşan belgeler, okullardaki yönetim ve iletişim faaliyetlerinin önemli bir unsuru olmanın yanı sıra bölgesel vehatta ulusal boyutlarda eğitim planlamasına yol gösterici konumundadırlar. Okullardaki belgeleri etkin bir belge yönetimi programı ile yönetebilmek için, okula bağlı olan tüm bölüm ve kısımlarda belge yönetimi ile ilgili mevcut durumun, sorunların ve beklentilerin analiz edilmesi, ayrıca bağlı olunan yasal çevre ve ilgili alanda geliştirilen yol gösterici nitelikteki uluslararası ve ulusal düzenlemelerin de değerlendirilmesi gerekli görülmektedir. Araştırma kapsamında okullarda belge yönetimini etkileyen koşulları, sorunları ve beklentileri tespit etmek amacıyla Türkiye’nin çeşitli illerinde faaliyet gösteren 22 özel ilk ve orta dereceli okulda anket ve çeşitlianalizler yapılmıştır.

Anahtar Kelimeler

belge yönetimi, eğitim kurumlarında belge yönetimi, arşiv uygulamaları, ilk ve orta dereceli okullar, özel okullar

Kaynakça

• Ankara Üniversitesi. (2009). Ankara Üniversitesi belge yönetimi ve arşiv sistemi (BEYAS). 16 Şubat 2009 tarihinde http://beyas.ankara.edu.tr/ adresinden erişildi.
• Baş, T. (2001). Anket: Anket nasıl hazırlanır, anket nasıl uygulanır, anket nasıl değerlendirilir. Ankara: Seçkin.
• Bilgi Edinme Hakkı Kanunu. (2003). T.C. Resmi Gazete (25269, 24 Ekim 2003).
• Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik. (2004). T.C. Resmi Gazete (25445, 27 Nisan 2004).
• Colorado State Archives. (2009). Colorado school district records management manual. 23 Şubat 2009 tarihinde http://www.colorado.gov/dpa/doit/archives/ rm/schools/index.htm adresinden erişildi
• Çiçek N. (2009). Belge yönetimi programının kurulmasında fizibilite çalışmasının önemi”, Hidayet Yavuz Nuhoğlu Armağanı içinde (ss. 101- 112) , İ. Keskin, H. Kutluoğlu ve S Kurbanoğlu (Yay. haz.), İstanbul: Pamuk Yayınları.
• Daniels, M. F. (1984). A modern archives readers: basic readings on archival theory and practice. Washington: National Archives and Records.
• Data Protection Act. (1998). 12 Aralık 2009 tarihinde http://www.opsi.gov.uk/Acts/Acts1998/ukpga_19980029_en_1 adresinden erişildi.
• Desimal dosya anahtarı. (1955). 13 Aralık 2009 tarihinde http://www.maviokul.com/idareci-evraklari/4737-okullar-icin-desimal-dosyaanahtari.html adresinden erişildi.
• Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü. (2009a, 12 Ekim). Mevzuat, Yönetmelik. 12 Ekim 2009 tarihinde http://www.devletarsivleri.gov.tr/source.cms4/index.asp? wapp=01010501 adresinden erişildi.
• Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü. (2009b, 12 Ekim). Mevzuat, Yönetmelik. 12 Ekim 2009 tarihinde http://www.devletarsivleri.gov.tr/source.cms4/index.asp? wapp=01010502 adresinden erişildi.
• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. (1988). Resmi Gazete (19816, 16 Mayıs 1988).
• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik. (2001). T.C. Resmi Gazete (24487, 08 Ağustos 2001).
• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik. (2005). T.C. Resmi Gazete (25735, 22 Şubat 2005).
• Elektronik İmza Kanunu. (2004). T.C. Resmi Gazete (25355, 23 Ocak 2004).
• Dollar, C. M. (2002). Authentic electronic records: strategies for long term access Chicago: Cohasset Association.
• Freedom of Information Act. (2000). 12 Aralık 2009 tarihinde http://www.opsi.gov.uk/Acts/acts2000/ukpga_20000036_en_1 adresinden erişildi.
• Government of Western Australia Department of Education and Training. (2005). Records Management Manual For School College And Campus Records. 20 Şubat 2009 tarihinde http://policies.det.wa.edu.au/Members/mullas/policy. 2006-03-17.5055392258/Orig_2008-04-04.4090071415.doc adresinden erişildi.
• Hare, C. E. ve McLeod, J. (1997). Developing a Record Management Programme. London: Aslib.
• Kandur, H. (2006). Elektronik belge yönetimi sistem kriterleri referans modeli. [Elektronik sürüm]. Ankara: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
• Külcü, Ö. (2000). Modern kurumlarda bir denetim aracı olarak belge yönetimi ve ülkemizdeki durum. TürkKütüphaneciliği 14 (1), 18-46.
• Külcü, Ö. (2005). Kamu üniversitelerinde kalite yönetimi ve kalite sistem dokümantasyonu çerçevesinde belge yönetimi. Yayınlanmamış doktora tezi, Hacettepe Üniversitesi, Ankara.
• Külcü, H. U. (2008). Belge yönetiminde kapasite değerlendirme. Yayınlanmamış yüksek lisans tezi, Hacettepe Üniversitesi, Ankara.
• Külcü, Ö. ve Külcü, H. (2009). Belge yönetiminde program geliştirme: Belge Yönetimi Kapasite Değerlendirme Sistemi. Bilgi Dünyası, 2009, 10 (2), 261-285.
• Milli Arşiv Kanun Tasarısı. (2007). Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü. 12 Ekim 2009 tarihinde http://www.basbakanlik.gov.tr/docs/kkgm/kanuntasarilari/ milli%20arsiv/milli%20arsiv%20kanunu.doc adresinden erişildi.
• Millî Eğitim Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. T.C. Resmi Gazete. (20465, 18 Mart 1990).
• Millî Eğitim Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin Yürürlükten Kaldırılmasına Dair Yönetmelik. T.C. Resmi Gazete. (25805, 04 Mayıs 2005).
• Millî Eğitim Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönergesi. Tebliğler Dergisi. (2430, Mayıs 1995).
• Millî Eğitim Bakanlığı İlköğretim Kurumları Yönetmeliği. T.C. Resmi Gazete. (25212, 27 Ağustos 2003).
• Millî Eğitim Bakanlığı İlköğretim Müfettişleri Başkanlıkları Rehberlik ve Teftiş Yönergesi. Tebliğler Dergisi. (2521, 27 Ağustos 2003).
• Millî Eğitim Bakanlığı Okul Öncesi Eğitim Kurumları Yönetmeliği. T.C. Resmi Gazete. (25486, 08 Haziran 2004).
• Millî Eğitim Bakanlığı Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği. T.C. Resmi Gazete. (27305, 31 Temmuz 2009).
• Millî Eğitim Bakanlığı Özel Öğretim Kurumları Yönetmeliği. T.C. Resmi Gazete. (26810, 08 Mart 2008).
• Odabaş, H. (2005). Belge yönetimi ve Türkiye'de belge yönetimi gereksinimi. Bilgi Dünyası, 6 (1): 36-57.
• Özdemirci, F. (1996). Kurum ve kuruluşlarda belge üretiminin denetimi ve belge yönetimi. İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi.
• Özdemirci, F. (2008). “Üniversiteler için belge yönetimi ve arşiv sistemi (BEYAS) geliştirme ve uygulama projesi: Bir işbirliği örneği”. Balkan Ülkeleri Kütüphaneler Arası Bilgi-Belge Yönetimi ve İşbirliği Sempozyumu Bildirileri içinde (ss. 225-235). Edirne: Trakya Üniversitesi Rektörlüğü.
• Pember, M. (2006). Sorting out the standarts: what ecery records and information professional should know. Records Management Journal, 16 (1): 21-31.
• Penn, I. A., Pennix, G. ve Coulson J. (1994). Record Management Handbook. Aldershot, Hants, England ; Brookfield, Vt.: Gower.
• Records management for school districts and charter schools. (2009). 23 Şubat 2009 tarihinde http://ritter.tea.state.tx.us/RecordsManagementDistrictCharterSch.html adresinden erişildi.
• Records Management Society of Great Britain. (2006, 10 Şubat). Records management toolkit for schools [Elektronik sürüm]. Newcastle, United Kingdom: Records Management Society of Great Britain.
• Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik. T.C Resmî Gazete, Sayı: 25658, 02 Aralık 2004
• Retention schedule for records ofpublic school districts. (1993, 15 Şubat). 12 Ekim 2009 tarihinde http://www.tsl.state.tx.us/slrm/recordspubs/sdpdf.pdf adresinden erişildi.
• Shepherd, E. ve Geoffrey Y. (2003). Managing records a handbook ofprinciples and practices. London: Facet Publishing.
• Saunders, J. B. (1990). Words andphrases legally defined. Boston: Butterworths.
• Standart Dosya Planı. (2005). T.C. Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü Genelge, (320-3802, 24 Mart 2005).
• TED Ankara Koleji. (2006). TED Ankara Koleji Kurum Arşiv Yönetmeliği. Ankara: TED Ankara Koleji Vakfı Genel Müdürlüğü.
• TS ISO 15489-1. (2007). Bilgi ve dokümantasyon- Belge yönetimi Bölüm 1: Genel. Ankara: Türk Standardları Enstitüsü.
• TS ISO/TR 15489-2. (2007). Bilgi ve dokümantasyon- Belge yönetimi Bölüm 2: Genel. Ankara: Türk Standardları Enstitüsü.
• TS 13298. (2009). Elektronik belge yönetimi. Ankara: Türk Standardları Enstitüsü.
• Tutum, C. (1994). Kamu yönetiminde yeniden yapılanma. Ankara: Nurol.
• Tümer, D. (2010). Eğitim kurumlarında belge yönetimi uygulamaları: Türk Eğitim Derneği okulları.Yayımlanmamış yüksek lisans tezi, Hacettepe Üniversitesi, Ankara.
• Ulusal Bilgi Güvenliği Teşkilatı ve Görevleri Hakkında Kanun Tasarısı. (2007). 12 Aralık 2009 tarihinde http://www.tbd.org.tr/genel/bizden_detay.php?kod=245&tipi=5&sube=0 adresinden erişildi.
• Walters, T. O. (1995). Rediscovering the theoretical base of records management and its implications for graduate education: Searching for the new school of information studies. Journal of Education for Library and Information Science, 36 (2), 139-154.
• Yahaya L. A., Shenu R. A. ve Oniye O. A. (Ed.s.). (2008). Records keeping for head teachers in Kwara State Primary Schools. Ilorin: Kwara State Universal Basic Education Board.
• Yıldız, A. K. (2005). Kurumsal bilginin stratejikplanlamadaki rolü. Yayımlanmamış yüksek lisans tezi, Marmara Üniversitesi, İstanbul.