REVISION OF THE PATIENT FOLLOW-UP FORM USING THE 5S METHOD

Öz

Objective: The aim of this study is to apply the 5S method, which is one of the lean management tools, to the patient monitoring form used in the intensive care unit, to eliminate the confusion in the patient file and to create a space where employees can work more regularly and efficiently by filling out forms, moving and eliminating paper waste. Method: The 5S method is a lean management technique used to eliminate waste. In this study, a methodology consisting of 10 steps was developed for the application of the 5S method, which was determined based on literature information. These steps are obtaining the support of senior management, introducing lean thinking to managers and healthcare professionals, determining the work area, creating a lean team, providing training to the lean team, performing gemba- genchi gembutsu, following the workflow through employee activity, identifying kaizen points, implementing lean tools, obtaining implementation results. Results: There were six patients in the intensive care unit. A patient follow-up form was used for each patient and six forms were also used for different follow-ups. A form of patient information, history, etc. writing (10 seconds) and repeating the movement of receiving and receiving forms, editing files distributed after the visit (15 seconds) wasting movement, form filling file layout a total of 121 seconds of time was wasted for one patient, 936 steps taken to get six forms of the patient from the locker, 42 forms used by six patients in one day were found to be a waste of paper. Result: As a result of the Kaizen study, time savings of 61.98%, movement (step) savings of 83.33% and paper savings of 85.71% were achieved. In addition, with the benefits of eliminating waste, it has been predicted that health workers will allow for more time to be allocated to patients in terms of effective and efficient care due to the reduced number of movements.

Anahtar Kelimeler

• Lean management
• 5S
• waste
• improvement
• efficiency

Proje Numarası

Yok

5S YÖNTEMİ İLE HASTA İZLEM FORMU REVİZYONU

Öz

Amaç: Bu çalışmanın amacı, yalın yönetim araçlarından olan 5S yöntemini yoğun bakım ünitesinde kullanılan hasta izlem formunun uygulamak, hasta dosyasındaki kargaşayı gidermek ve çalışanların form doldurma, taşıma ve kâğıt israfının giderilmesiyle daha düzenli ve verimli çalışabilecekleri alanı oluşturmaktır. Metod: 5S yöntemi israfın ortadan kaldırılması için kullanılan bir yalın yönetim tekniğidir. Bu çalışmada, 5S yönteminin uygulanması için literatür bilgilerine dayalı olarak belirlenen ve 10 adımdan oluşan bir metodoloji geliştirilmiştir. Bu adımlar, üst yönetimin desteğinin alınması, yönetici ve sağlık çalışanlarına yalın düşüncenin tanıtılması, çalışma alanının belirlenmesi, yalın ekibinin oluşturulması, yalın ekibine eğitimler verilmesi, gemba- genchi gembutsu yapılması, çalışan faaliyeti üzerinden iş akışının takip edilmesi, kaizen noktalarının tespit edilmesi, yalın araçlar ile uygulama yapılması, uygulama sonuçlarının alınmasıdır. Bulgular: Yoğun bakım ünitesinde altı hasta mevcuttu. Her hasta için bir hasta izlem formu ve farklı izlemler için ayrıca altı adet form kullanılmaktaydı. Bir forma hasta bilgilerinin, tarih vs. yazılması (10saniye) ve formları alıp gelme hareket tekrarı, vizit sonrası dağılan dosyaları düzenleme (15saniye) hareket israfı, form doldurma dosya düzeni bir hasta için toplamda121 saniye zaman israfı, hastanın altı formunu dolaptan almak için atılan 936 adım hareket israfı, altı hastanın bir günlük kullandığı 42 form kağıt israfı olarak tespit edilmiştir. Sonuç: Kaizen çalışması sonucunda zamandan %61,98, hareketten (adım)%83,33, kağıt kullanımından %85,71 tasarruf elde edilmiştir. Ayrıca israfın yok edilmesinin kazanımlarıyla sağlık çalışanlarının azaltılmış hareket sayısı nedeniyle hastalara daha fazla zaman ayrılarak bakımın etkili ve verimli olması açısından olanak sağlayacağı ön görülmüştür.

Anahtar Kelimeler

• Yalın yönetim
• 5S
• israf
• iyileştirme
• verimlilik

Destekleyen Kurum

Yok

Proje Numarası

Yok

Kaynakça

1. Ahlstrom, J. (2007). Using the 5S lean tool for health care. Wipfli LLP, Insight Article, http://rdcmshimss.s3.amazonaws.com/files/production/public/HIMSSorg/Content/files/ MEPI/5S_ImpactArticle.pdf (18.02.2018)
2. Ahlstrom, J. (2007). Using the 5S lean tool for health care. Wipfli LLP, Insight Article, http://rdcmshimss.s3.amazonaws.com/files/production/public/HIMSSorg/Content/files/ MEPI/5S_ImpactArticle.pdf (18.02.2018)
3. Akgün, S. (2015). Sağlık hizmetlerinde yalın yönetim “5S” yaklaşımının uygulanması. Sağlık Akademisyenleri Dergisi, 2(1), 1-7 DOİ: 10.5455/sad.20150201001.
4. Akgün, S. (2015). Sağlık hizmetlerinde yalın yönetim “5S” yaklaşımının uygulanması. Sağlık Akademisyenleri Dergisi, 2(1), 1-7 DOİ: 10.5455/sad.20150201001.
5. Aytaç Z. Hastanelerde yalın yönetim sistemleri. İstanbul Teknik Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, Yüksek Lisans Tezi, İstan¬bul, 2009.
6. Aytaç Z. Hastanelerde yalın yönetim sistemleri. İstanbul Teknik Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü, Yüksek Lisans Tezi, İstan¬bul, 2009.
7. Barnas, K. and Adams, E. (2016). Beyond Heroes. Sağlık Sektörü İçin yalın Yönetim Sistemi, (A. Soydan. Çev.). İstanbul: optimist Yayınları No.427
8. Barnas, K. and Adams, E. (2016). Beyond Heroes. Sağlık Sektörü İçin yalın Yönetim Sistemi, (A. Soydan. Çev.). İstanbul: optimist Yayınları No.427

9. Buesa, R. J. (2009). Adapting Lean to Histology Laboratories. Annals of Diagnostic Pathology, 13(5), 322–333. DOİ: 10.1016/j.anndiagpath.2009.06.005.
10. Buesa, R. J. (2009). Adapting Lean to Histology Laboratories. Annals of Diagnostic Pathology, 13(5), 322–333. DOİ: 10.1016/j.anndiagpath.2009.06.005.
11. Byrne, A. (2015). Yalın Dönüşüm. Mal Sahibinin El Kitabı. (M. İnan, Çev.) İstanbul: Optimist Yayınları. No.399
12. Byrne, A. (2015). Yalın Dönüşüm. Mal Sahibinin El Kitabı. (M. İnan, Çev.) İstanbul: Optimist Yayınları. No.399
13. Doğan Y, Özkütük A, Doğan Ö. Laboratuvar güvenliğinde “5S” yönteminin uygulanması ve çalışan memnuniyeti üzerine etkisi. Mikrobiyoloji Bülteni 2014; 48(2):300-310.
14. Doğan Y, Özkütük A, Doğan Ö. Laboratuvar güvenliğinde “5S” yönteminin uygulanması ve çalışan memnuniyeti üzerine etkisi. Mikrobiyoloji Bülteni 2014; 48(2):300-310.
15. Durur, F., Alper, M., ve Aydin, İ. (2020). 5S Yönteminin Bir Kamu Hastanesi Patoloji Laboratuvarında Uygulanması. Turkiye Klinikleri J Health Sci, 5(1), 122-7.
16. Durur, F., Alper, M., ve Aydin, İ. (2020). 5S Yönteminin Bir Kamu Hastanesi Patoloji Laboratuvarında Uygulanması. Turkiye Klinikleri J Health Sci, 5(1), 122-7.
17. Farrokhi FR, Gunther M, Williams B, Blackmore CC. Application of lean methodology for improved quality and efficiency in operating room instrument availability. J Healthc Qual. 2015;37(5):277-86.
18. Farrokhi FR, Gunther M, Williams B, Blackmore CC. Application of lean methodology for improved quality and efficiency in operating room instrument availability. J Healthc Qual. 2015;37(5):277-86.
19. Fillingham, D. (2007), "Yalın hayat kurtarabilir mi?", Leadership in Health Services , Cilt. 20 No. 4, s. 231-241. https://doi.org/0.1108/17511870710829346
20. Fillingham, D. (2007), "Yalın hayat kurtarabilir mi?", Leadership in Health Services , Cilt. 20 No. 4, s. 231-241. https://doi.org/0.1108/17511870710829346
21. .Graban, M. (2011). Yalın Hastane. Kalilte, Hasta Güvenliği ve Çalışan Güvenliğini Arttırmak, (P. Şengözer.Çev.) İstanbul: Optimist Yayınları. No.224
22. .Graban, M. (2011). Yalın Hastane. Kalilte, Hasta Güvenliği ve Çalışan Güvenliğini Arttırmak, (P. Şengözer.Çev.) İstanbul: Optimist Yayınları. No.224
23. Halis RS. Hastanelerde medikal malzemeler için yalın envanter yönetimi bilişim sistemi geliştirilmesi. Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Yüksek Lisans Tezi, Kahramanmaraş, 2017.
24. Halis RS. Hastanelerde medikal malzemeler için yalın envanter yönetimi bilişim sistemi geliştirilmesi. Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Yüksek Lisans Tezi, Kahramanmaraş, 2017.
25. Liker, J. and Convis, G.L. (2013). Toyota Tarzı Yalın Liderlik, (A. Soydan, Çev.). İstanbul: Optimist Yayınları.
26. Liker, J. and Convis, G.L. (2013). Toyota Tarzı Yalın Liderlik, (A. Soydan, Çev.). İstanbul: Optimist Yayınları.
27. Magalhães, A. L.P., Erdmann3 A. L., Silva4 E.L., Santos5 J.L. G. (2016). Lean Thinking İn Health And Nursing: An İntegrative Literature Review. Rev. Latino-Am. Enfermagem, 24 (2734), 1-13. DOİ:10.1590/1518-8345.0979.2734 www.eerp.usp.br/rlae
28. Magalhães, A. L.P., Erdmann3 A. L., Silva4 E.L., Santos5 J.L. G. (2016). Lean Thinking İn Health And Nursing: An İntegrative Literature Review. Rev. Latino-Am. Enfermagem, 24 (2734), 1-13. DOİ:10.1590/1518-8345.0979.2734 www.eerp.usp.br/rlae
29. Nazarali, S., Rayat, J., Salmonson, H., Moss, T., Mathura, P., Damji, K. F. (2017). The applicationofa “6S Lean” initiative to improve work flow for emergency eye examination rooms. Can J Ophthalmol, 52(5),435-440.
30. Nazarali, S., Rayat, J., Salmonson, H., Moss, T., Mathura, P., Damji, K. F. (2017). The applicationofa “6S Lean” initiative to improve work flow for emergency eye examination rooms. Can J Ophthalmol, 52(5),435-440.
31. Ohno, T. (1988). The Toyota Production System: Beyond Large Scale Production. Portland, Oregon: Pro- ductivity Press. English.
32. Ohno, T. (1988). The Toyota Production System: Beyond Large Scale Production. Portland, Oregon: Pro- ductivity Press. English.
33. O’Neill, S., Jones, T., Bennett, D., Lewis, M., (2011). Nursing Works. The Application of Lean Thinking to Nursing Processes. JONA Volume 41, Number 12. ss 546-552 DOI: 10.1097/NNA.0b013e3182378d37
34. O’Neill, S., Jones, T., Bennett, D., Lewis, M., (2011). Nursing Works. The Application of Lean Thinking to Nursing Processes. JONA Volume 41, Number 12. ss 546-552 DOI: 10.1097/NNA.0b013e3182378d37
35. Otto, C. (2016) İyileştirme Noktaları ve Çözüm Önerileri. 4. Medicabil bilimsel etkinlikleri. Yalın Hastane Kongresi. Bursa. http://www.yalin.medikabil.com/2014- 2/yalinHastane2014-2.aspx 02.03.2018)
36. Otto, C. (2016) İyileştirme Noktaları ve Çözüm Önerileri. 4. Medicabil bilimsel etkinlikleri. Yalın Hastane Kongresi. Bursa. http://www.yalin.medikabil.com/2014- 2/yalinHastane2014-2.aspx 02.03.2018)
37. Önder, N., Arslan E., Kayalı S., Keskin Z. ve Yiğit, Ö. (2015). Sağlık kuruluşlarında yalın yönetim anlayışının değerlendirilmesinde bir eğitim araştırma hastanesi örneği. Sağlık Akademisyenleri Dergisi, 2(1), 34-39. DOİ: 10.5455/sad.201502013439.
38. Önder, N., Arslan E., Kayalı S., Keskin Z. ve Yiğit, Ö. (2015). Sağlık kuruluşlarında yalın yönetim anlayışının değerlendirilmesinde bir eğitim araştırma hastanesi örneği. Sağlık Akademisyenleri Dergisi, 2(1), 34-39. DOİ: 10.5455/sad.201502013439.
39. Philipose, J., LaMaina, L. J., Zapke, J., Sargeant, D., Boukas, C., & Bullaro, F. (2022). Trauma Resuscitation Room Organization Using 5S Methodology: A Quality Improvement Initiative. Journal of Trauma Nursing, 29(5), 272-277.
40. Philipose, J., LaMaina, L. J., Zapke, J., Sargeant, D., Boukas, C., & Bullaro, F. (2022). Trauma Resuscitation Room Organization Using 5S Methodology: A Quality Improvement Initiative. Journal of Trauma Nursing, 29(5), 272-277.
41. Poksinska, B. (2010). The current state of Lean implementation in health care: literatüre review. Quality Management in Health Care, (19), 4, 319-329. DOİ:10.1097/QMH.0b013e3181fa07bb
42. Poksinska, B. (2010). The current state of Lean implementation in health care: literatüre review. Quality Management in Health Care, (19), 4, 319-329. DOİ:10.1097/QMH.0b013e3181fa07bb
43. Şimşir, İ., Bağış, M., Kurutkan, M. N. ve Oğuz, B. (2013). Sağlık Hizmetlerinde İsraf Yönetimi. 4.Uluslararası Sağlıkta Performans Ve Kalite Kongresi. Cilt 1: 2-4, (21-38) Saglik Bakanligi Saglik Hizmetleri Genel Müdürlügü, Bakanlik Yayın No: 899:Ankara
44. Şimşir, İ., Bağış, M., Kurutkan, M. N. ve Oğuz, B. (2013). Sağlık Hizmetlerinde İsraf Yönetimi. 4.Uluslararası Sağlıkta Performans Ve Kalite Kongresi. Cilt 1: 2-4, (21-38) Saglik Bakanligi Saglik Hizmetleri Genel Müdürlügü, Bakanlik Yayın No: 899:Ankara
45. Toussaint, J.S. and Berry, L. L., (2013). The promise of Lean in Healt Care, Mayo Clin. Proc. 1 (88), 74-82. DOİ:10.1016/j.mayocp.(10.02.2018)
46. Toussaint, J.S. and Berry, L. L., (2013). The promise of Lean in Healt Care, Mayo Clin. Proc. 1 (88), 74-82. DOİ:10.1016/j.mayocp.(10.02.2018)
47. Tovim, B., Bassham, D. I., Bolch, J. E., Martin D., Dougherty, M.A., Szwarcbord M., (2007) Lean thinking across a hospital: redesigning care at the: Flinders Medical Centre. Australian Health Review, 31(1): 10-15. pubMed(10.02.2018)
48. Tovim, B., Bassham, D. I., Bolch, J. E., Martin D., Dougherty, M.A., Szwarcbord M., (2007) Lean thinking across a hospital: redesigning care at the: Flinders Medical Centre. Australian Health Review, 31(1): 10-15. pubMed(10.02.2018)
49. Womak, J.P. and Jones, D.T. (2015). Yalın Düşünce. (O. Yamak, Çev.) İstanbul: Optimist yayın. No.127.
50. Womak, J.P. and Jones, D.T. (2015). Yalın Düşünce. (O. Yamak, Çev.) İstanbul: Optimist yayın. No.127.
51. Yıldız, S.ve Yalman, F. (2015). Sağlık İşletmelerinde Yalın Uygulamalar Üzerine Genel Bir Literatür Taraması. Uluslararası Sağlık Yönetimi ve Stratejileri Araştırma Dergisi, 1(1), 5-20. http://dergipark.gov.tr.
52. Yıldız, S.ve Yalman, F. (2015). Sağlık İşletmelerinde Yalın Uygulamalar Üzerine Genel Bir Literatür Taraması. Uluslararası Sağlık Yönetimi ve Stratejileri Araştırma Dergisi, 1(1), 5-20. http://dergipark.gov.tr.
53. Yılmazlar, A. (2015). Akredite, yalın, dijital aneztezi. İzmir: İntertıp yayın evi.
54. Yılmazlar, A. (2015). Akredite, yalın, dijital aneztezi. İzmir: İntertıp yayın evi.
55. Yıldırım, A. ve Şimşek, H. (2016). Sosyal Bilimlerde Nitel Araştırma Yöntemleri. (11. Baskı). Ankara: Seçkin.
56. Yıldırım, A. ve Şimşek, H. (2016). Sosyal Bilimlerde Nitel Araştırma Yöntemleri. (11. Baskı). Ankara: Seçkin.