Lean Management in Health Institutions: An Implementation Example in Bursa Province

Abstract

Purpose: The aim of the study is to present a sample study that can serve as a guide for organizations that will just start lean management and as a comparison element for those who are currently implementing lean management.

Methodology: In this study, the service processes in the obstetrics and gynecology outpatient clinic of a private hospital that has not applied lean management before were observed with a lean management perspective. As a result of the current situation analysis carried out with the value stream mapping technique and spaghetti diagrams, solution suggestions were presented to improve the waste, and the planned design was specified in the future state map and the gain predictions were calculated.

Findings: As a result, 77.64% in paper consumption costs; 100% in HIMS-related outages, test registration and barcode receiving processes; 50% in inspection registration and test result waiting times; In the ultrasound secretariat, an improvement of 11,66% was achieved in the process time that doesn't add value. In addition at the rate of 29.03% in the process steps of the patients; 17.39% of the total time spent in the hospital; 4.23% improvement was achieved in the value-added rate of the service and 6.23% in the non-value-added rate.

Originality: This study will contribute to the deficiency in the literature by adding a new one to the lean management practices on the basis of outpatient clinics.The fact that it deals with the flow of processes and the movements of the patient in the institution from different angles and is strong in terms of visual transmission also increases the originality value of the study.

Keywords

• Value Stream Mapping
• Lean Hospital
• Lean Health Management
• Lean Implementation

Sağlık Kurumlarında Yalın Yönetim: Bursa İlinde Bir Uygulama Örneği

Öz

Amaç: Çalışmanın amacı, yalın yönetime yeni adım atacak kurumlara rehber niteliğinde ve halihazırda yalın yönetim uygulayanlar içinse karşılaştırma unsuru olabilecek örnek bir çalışma sunmaktır.

Yöntem: Bu çalışmada daha önce yalın yönetim uygulanmamış olan bir özel hastanenin kadın hastalıkları ve doğum polikliniğindeki hizmet süreçleri, yalın yönetim bakış açısı ile gözlemlenmiştir. Değer akış haritalama tekniği ve spagetti diyagramları ile gerçekleştirilen mevcut durum analizi sonucunda israfların iyileştirilebilmesi için çözüm önerileri sunularak ulaşılması planlanan tasarım, gelecek durum haritasında belirtilmiş ve kazanım öngörüleri hesaplanmıştır.

Bulgular: Sonuç olarak kâğıt tüketim maliyetlerinde %77,64; HBYS kaynaklı kesintilerde, tetkik kayıt ve barkod alma süreçlerinde %100; muayene kayıt ve tetkik sonuç bekleme sürelerinde %50; ultrason sekreterliğinde değer katmayan işlem süresinde %11,66 oranında iyileşme sağlanmıştır. Ayrıca hastaların işlem adımlarında %29,03; hastanede geçirilen toplam sürede %17,39; hizmetin değer katma oranında %4,23, değer katmayan oranında ise %6,23 kazanım elde edilmiştir.

Özgünlük: Bu çalışma, yalın yönetim uygulamalarına poliklinik bazında bir yenisini ekleyerek literatürdeki eksikliğe katkı sunacaktır. Gözlemlenen sağlık hizmeti süreçlerindeki akışı ve hastanın kurum içerisindeki hareketlerini farklı açılardan ele alması ve görsel aktarım yönünden güçlü olması da çalışmanın özgünlük değerini artırmaktadır. 

Anahtar Kelimeler

• Değer Akış Haritalama
• Kaizen
• Yalın Hastane
• Yalın Sağlık Yönetimi
• Yalın Uygulama

Kaynakça

1. Aslantaş Ateş, B., ve Toraman, A. (2016). “3. Basamak Bir Hastanenin Eczanesinde Yalın Tedarik Zinciri Uygulaması”, Süleyman Demirel Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, CİEP Özel Sayısı, 457-469.
2. Barnas, K. (2011). “ThedaCare’s Business Performance System: Sustaining Continuous Daily Improvement Through Hospital Management in a Lean Environment, The Joint Commission Journal on Quality and Patient Safety, 37(9), 387–AP8. doi:10.1016/s1553-7250(11)37049-3
3. Bogdan, R. C. ve Biklen, S. K. (2007). “Qualitative Research for Education: An Introduction to Theory and Methods, Fifth Edition”, Pearson A&B, USA.
4. Brandao de Souza, L. (2009). "Trends and Approaches in Lean Healthcare", Leadership in Health Services, 22(2), 121–139. https://doi.org/10.1108/17511870910953788
5. Cambridge University Press., (2020), "Cambridge Dictionary", https://dictionary.cambridge.org/tr/s%C3%B6zl%C3%BCk/ingilizce/lean, (Erişim Tarihi: 26.12.2020).
6. Çilhoroz, Y. ve Arslan, İ. (2018). "Yalın Yönetim Yaklaşımı ve Sağlık Hizmetlerinde Uygulamaları", Süleyman Demirel Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 3(32), 156-185.
7. Dağcı, A. ve Aslan, E. (2020). "Sağlık Sektöründe Yalın Üretim Uygulaması: Tokat İlinde Bir Devlet Hastanesi Örneği", Hacettepe Sağlık İdaresi Dergisi, 23(4), 623-638.
8. Döğer, M. (2016). "Değer Akış Haritalama ve Bir Üretim İşletmesinde Uygulaması" Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Dokuz Eylül Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, İzmir.

9. Efe, Ö. F. ve Engin, O. (2012). "Yalın Hi̇zmet - Değer Akış Hari̇talama ve Bi̇r Aci̇l Servi̇ste Uygulama", Verimlilik Dergisi, 4, 79-107.
10. Farris, D. (2009). "Leading the Way with Lean", http://www.averadvantage.org/app/files/public/5658/pdf-mckennan-leading-the-way-with-lean-update.pdf (Erişim Tarihi: 26.02.2021).
11. Feld, W.M. (2001). "Lean Manufacturing Tools, Techniques and How to Use Them", The CRC Press Series on Resource Management, USA.
12. Graban, M. (2018), "Yalın Hastane", Çev. Pınar Şengözer, Optimist Yayınları, İstanbul.
13. Gürbüz, S. ve Şahin, F. (2018). "Sosyal Bilimlerde Araştırma Yöntemleri, Felsefe - Yöntem - Analiz", 5. Baskı, Seçkin Yayıncılık, Ankara.
14. Holweg, M. (2007). "The Genealogy of Lean Production", Journal of Operations Management, 25(2), 420-437. https://doi.org/10.1016/j.jom.2006.04.001
15. Kurutkan, M.N., Killiklioğlu, E., Şimşir, İ., Orhan, F., ve Bağış, M. (2014). "Hastane İşletmelerinde İsraf Yönetimi Yaklaşımları ve Bir Uygulama Örneği", Balkan Military Medical Review, 17(1), 10-15.
16. Liker, J.K. (2014). "The Toyota Way", Lean Construction Management, McGraw-Hill Global Education Holdings, USA. https://doi.org/10.1007/978-981-287-014-8_4
17. Lindenau-Stockfisch, V. (2011). "Lean Management in Hospitals: Principles and Key Factors for Successful Implementation", Diplomica Verlag, Hamburg.
18. Lowe, F.R. (2013). "Lean Healthcare: Controlling Cost through Better Care" (Issue May), https://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.658.860&rep=rep1&type=pdf (Erişim Tarihi: 27.02.2021).
19. Malkoç, B.C. (2019). "Hastane Hizmetlerinde Yalın Performans Sistemi Üzerine Bir Özel Hastane Uygulaması", Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Çağ Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Mersin.
20. Rabakavi, H., Ramakrishna, H. ve Baligar, S. (2013). "Thorough Elimination Of Muri, Mura And Muda", International Journal of Innovative Research and Development, 2(5), 1457-1469.
21. Reason, P. ve Bradbury, H. (2008). "Action Research (Second Edi)", SAGE Publications, Great Britain.
22. Rother, M. ve Shook, J. (1999). "Learning to See: Value Stream Mapping to Add Value and Eliminate Muda", US The Lean Enterprise Institute, Brookline.
23. Seth, D. ve Gupta, V. (2005). "Application of Value Stream Mapping for Lean Operations and Cycle Time Reduction: An Indian Case Study", Production Planning and Control, 16(1), 44-59. https://doi.org/10.1080/09537280512331325281
24. Smith, A. C., Barry, R. ve Brubaker, C. E. (2007). "Going Lean Busting Barriers to Patient Flow", ACHE Management Series, Chicago.
25. Önder, N.T., Arslan, E., Kayalı, S., Keskin, Z. ve Yiğit, Ö. (2015). "Sağlık Kuruluşlarında Yalın Yönetim Anlayışının Değerlendirilmesinde Bir Eğitim Araştırma Hastanesi Örneği", Sağlık Akademisyenleri Dergisi, 2(1), 34-39.
26. Türk Dil Kurumu. (2020). "Türk Dil Kurumu Sözlükleri", https://sozluk.gov.tr/ (Erişim Tarihi: 26.12.2020).
27. Türk Tabipler Birliği. (2011). "Hasta Güvenliği: Türkiye ve Dünya", Füsun Sayek TTB Raporları.
28. Womack, J., Byrne, A. P., Fiume, O. J., Kaplan, G. S. ve Toussaint, J. (2005). "Innovation Series: Going Lean in Health Care", Institute for Healthcare Improvement, 1–21.
29. Yalın Enstitü Derneği. (2012). "Yalın Düşünce", Kalkınmada Anahtar Verimlilik, 24(278), 6-11.
30. Zidel, T.G. (2006). "Lean Guide to Transforming Healthcare", ASQ Quality Press, Milwaukee, Wisconsin.