Information- Records Experts’ Approach to Intellectual Control of Electronic Records that Have Become E-Archive Material: A National Level Review

Year 2024, , 151 - 176, 30.09.2024

Aygül Çiçek , Niyazi Çiçek

https://doi.org/10.24146/tk.1457655

Abstract

Purpose: The aim of the study is to examine the approach of information and record experts to the practices during intellectual control, also known as the arrangement and description of electronic records transferred to the archive.
Method: The qualitative research method was used in this study, which examines how and in what way
these practices are implemented on electronic archive materials by tracing the arrangement and description in the digital age. In this context, experts with experience in record management and archive practices from various organizations in Türkiye were determined as a sample, and fieldwork was conducted. 12 questions were asked to the participants in the interviews, with 18 participants from 15 institutions. Content analysis of the deciphered interview records was performed using the MAXQDA qualitative data analysis program.
Findings: During the field study, it was observed that some new arrangement areas of e-records emerged compared to classical information carriers. These are information such as technical and technological features, format structure, resolution, and the software in which it is produced. Participants stated that these new arrangements were used by adding to existing metadata fields. Although there are discussions that traditional archive principles have changed with new-generation digital carriers, it has been stated that these principles will be needed more.
Implications: In the research, it was evaluated that e-records have differences in arrangement compared to traditional ones, many data produced in the current period are also used in the archive phase, descriptions are made at the file and record level in applications, and the State Archives Directorate should take a more active role regarding the description rules. It has been concluded that provenance and original order are important tools in maintaining the evidentiary value of archived e-records. These principles will be needed more to preserve the organic bond and establish the hierarchy of the record.
Originality: The study is one of the first examples of national-level due diligence on the functioning and
requirements of practices in institutions providing e-archive services. It has revealed the approaches of information records experts to traditional archive principles in the face of digital information carriers. It is hoped that this article will contribute to studies on archived e-records.

Keywords

Arrangement and description, e-records, e-archive, provenance, original order, intellectual control, description standards, metadata

Arşiv Malzemesi Olmuş Elektronik Belgelerin Entelektüel Kontrolüne Bilgi-Belge Uzmanlarının Yaklaşımı: Ulusal Düzeyde Bir İnceleme

Abstract

Amaç: Çalışmanın amacı, arşive devredilmiş elektronik belgelerin düzenlenmesi ve tanımlanması olarak da bilinen entelektüel kontrolü sırasındaki uygulamalara bilgi ve belge uzmanlarının yaklaşımını incelemektir.
Yöntem: Dijital çağda düzenleme ve tanımlamanın izi sürülerek, söz konusu uygulamaların elektronik arşiv malzemesi üzerinde nasıl ve ne şekilde gerçekleştirildiğini inceleyen bu çalışmada, nitel araştırma yönteminden yararlanılmıştır. Bu kapsamda örneklem olarak Türkiye’deki çeşitli örgütlerden belge yönetimi ve arşiv uygulamalarını tecrübe etmiş uzmanlar tespit edilerek saha çalışması gerçekleştirilmiştir. 15 kurumdan 18 katılımcı ile yapılan görüşmelerde katılımcılara 12 soru yöneltilmiştir. Çözümlenen görüşme kayıtlarının, MAXQDA nitel veri analiz programı aracılığıyla içerik analizi yapılmıştır.
Bulgular: Saha çalışmasında e-belgelerin klasik bilgi taşıyıcılarına göre birtakım yeni tanımlama alanlarının ortaya çıktığı görülmüştür. Bunlar, teknik ve teknolojik özellikler, format yapısı, çözünürlük ve üretildiği yazılım gibi bilgilerdir. Katılımcılar, bu yeni tanımlamaların mevcut üstveri alanlarına eklemeler yapılarak kullanıldığını belirtmişlerdir. Her ne kadar geleneksel arşiv prensiplerinin yeni nesil dijital taşıyıcılarla değiştiği tartışmaları olsa da bilakis bu prensiplere daha çok ihtiyaç olacağı ifade edilmiştir.
Sonuç: Araştırmada, e-belgelerin geleneksellere göre düzenleme farklılığı olduğu, güncel dönemde üretilen birçok verinin arşiv safhasında da kullanıldığı, uygulamalarda dosya düzeyi yanı sıra özellikle belge düzeyinde tanımlama yapmanın yaygınlaştığı, konuya ilişkin olarak Devlet Arşivleri Başkanlığının tanımlama kurallarıyla alakalı daha aktif rol alması gerektiği değerlendirilmiştir. Provenans ve asli düzenin, arşivlenen e-belgelerin delil değerlerinin devamlılığında önemli bir araç olarak görüldüğü, organik bağı koruyup belge hiyerarşisini kurmak için gerekli oldukları kanaati oluşmuştur.
Özgün Değer: Çalışma, e-arşiv hizmeti veren kurumlardaki uygulamalara ilişkin işleyiş ve gereksinimler
konusunda ulusal düzeyde durum tespiti yapan ilk örneklerden biridir. Dijital bilgi taşıyıcıları karşısında
bilgi-belge uzmanlarının geleneksel arşiv prensiplerine yaklaşımları açığa çıkarılmıştır. Bu makalenin
arşivlenen e-belgelerle ilgili çalışmalara katkı yapması umulmaktadır.

Keywords

Düzenleme ve tanımlama, e-belge, e-arşiv, provenans, asli düzen, entelektüel kontrol, tanımlama standartları, üstveri

References

• Arşivcilik terimleri sözlüğü: Almanca, İngilizce, Fransızca, İtalyanca, Hollandaca, Rusça ve İspanyolca karşılıklarıyla (1995). Çev. Bekir Kemal Ataman. İstanbul: Librairie de Pera Yayınları.
• Bountouri, L. (2017). Archives in the digital age standards, policies and tools, United Kingdom [Birleşik Krallık]: Chandos Publishing.
• Brunton, P. ve Robinson, T. (1993). Arrangement and description. Keeping Archives. Ed. Judith Ellis, 2.bs. Melbourne [Australian], The Australian Society of Archivists.
• Büyüköztürk, Ş., Kılıç-Çakmak, E., Akgün, O., Karadeniz, Ş., Demirel, F. (2018). Bilimsel araştırma yöntemleri. Ankara: Pegem Akademi.
• Creswell, J. W. (2021). Nitel araştırma yöntemleri: Beş yaklaşıma göre nitel araştırma ve araştırma deseni. Çev. Ed. Mesut Bütün ve Selçuk Beşir Demir, Ankara: Siyasal Kitabevi.
• Çiçek Akgün, A. ve Çiçek, N. (2022). Dijital çağda değişen belge olgusunun arşivcilikte düzenleme ve tanımlamaya etkisi: Literatüre dayalı bir inceleme. Bilgi ve Belge Araştırmaları. (17), 33-58. Doi: 10.26650/ bba.2022.17.1127615
• Çiçek, A. (2022). Dijital çağda değişen belge olgusunun geleneksel arşiv düzenleme ve tanımlama uygulamalarına etkisi. [Yayımlanmamış doktora tezi], İstanbul Üniversitesi, İstanbul.
• Çiçek, N. (2005). Arşiv belgelerinin türünün belirlenmesinde form özelliklerinin kullanılması. Türk Kütüphaneciliği, 19(4), 1-18.
• Çiçek, N. (2023). Elektronik belge yönetimi, İstanbul: Marmara Belediyeler Birliği Kültür Yayınları.
• Dearstyne, B.W. (2001). Arşivsel girişim: modern arşivcilik ilkeleri, uygulamaları ve yönetim teknikleri. Çev. Mustafa Akbulut, Oğuz İcimsoy, İstanbul: [yy.yok].
• Dewey, M. (1993). Dewey Onlu Sınıflandırma ve Bağıntılı Dizin: 20. Basımın Türkçe çeviri ve uygulaması. Ed. Uğur Okuman, Çev. F. Nil Ayhan, Ankara: Milli Kütüphane.
• Duff, W., Craig B. ve Cherry J. (2004). Historians’ use of archival sources. Publ Historian, 26, 7–22.
• Duranti, L. (2001). The impact of digital technology on archival science. Archival Science, 1(1), 2001, 39-55.
• Duranti, L. ve Franks, P. C. (2015). Encyclopedia of archival science, Lanham: Rowman & Littlefield.
• Gökçe, O. (2006). İçerik analizi: Kuramsal ve pratik bilgiler. Ankara: Siyasal Kitabevi.
• Hamill, L. (2017). Archival arrangement and description: Analog to digital. Maryland [Amerika]: Rowman ve Littlefield.
• Hashim, L. B. ve Mokhtar, W. N. H. W. (2012). Preparing new era librarians and information professionals: Trends and issues. International Journal of Humanities and Social Science, 2(7), 151-156.
• IBM. (2012). TAKMI: Bringing order to unstructured data 01 Kasım 2023 tarihinde http://www 03.ibm.com/ ibm/history/ ibm100/ us/en/icons/takmi/, adresinden erişildi.
• International Council of Archives. (2023). ICA-EGAD: Expert group on archival description. https://www.ica. org/app/uploads/2023/12/RiC-CM-1.0.pdf, 19 Ağustos 2024.
• International Council of Archives. (2023). Records in contexts conceptual model: Version 1.0. (Çevrimiçi), https:// www.ica.org/app/uploads/2023/12/RiC-CM-1.0.pdf, 05 Şubat 2024.
• Keitel, C. (2018). Zwölf Wege ins Archiv: Umrisse einer offenen und praktischen Archivwissenschaft, Stuttgart: Franz-Steiner-Verlag.
• Lemieux, V. L. (2015). Visual analytics, cognition and archival arrangement and description: studying archivists’ cognitive tasks to leverage visual thinking for a sustainable archival future, Archival Science: International Journal on Recorded Information. 15(1): 25-49, https://doi.org/10.1007/ s10502-013-9212-y
• Meehan, J. (2009). Making the leap from parts to whole: Evidence and inference in archival arrangement and description, The American Archivist, 72(1), 72-90.
• Michetti, G. vd. (2019). “Role and meaning of arrangement and description in the digital environment”, Intellectual control. Trusting Records in the Cloud (içinden). Ed. Luciana Duranti ve Corinne Rogers, London: Facet, 155-177.
• Millar, L. A. (2017). Archives: Principles and practices. 2.bs., London [Londra], Facet Publishing.
• Moss, M., Thomas, D. ve Gollins, T. (2018). Artifcial Fibers-The Implications of the Digital for Archival Acces. Front Digit Humanit. 5(20), 1-9. doi.org/ 10.3389/ fdigh.2018.00020
• Mosweu, O. ve Ngoepe, M. (2021). Trustworthiness of digital records in government accounting system to support the audit process in Botswana. Records Management Journal, 31(1), p.89-108. https://doi. org/10.1108/RMJ-11-2019-0069.
• Özdemir Şahin, L. (2020). Archives in the digital age: The readiness of the Turkish generatıon Z for the challenge. Arşiv Dünyası, C.7, No:1, 1-14.
• Özdemir, L. (2017). İngiliz Milli Arşivinin yeni stratejilerinin gözden geçirilmesi: Yenilikçi arşiv modeli. E-Beyas 2019 Sempozyumu: Bilgi Sistemleri ve Bilişim Yönetimi: Beklentiler ve Yeni Yaklaşımlar, Ed. Bahattin Yalçınkaya vd., Ankara: Ankara Üniversitesi.
• Özdemirci, F. (2019). Milli e-arşiv bilgi sistemi ağı ve veri merkezi yapılanma önerisi: yenilikçi teknolojiler-yeni nesil arşivciler-yapay zekâ ve ötesi. Bilgi Yönetimi Dergisi, 2(2).
• Patton, M. Q. (2014). Nitel araştırma ve değerlendirme yöntemleri. Çev. Mesut Bütün ve Selçuk Beşir Demir. Ankara: Pegem Akademi.
• Prom C., Rishel C. A., Scott-Schwartz, W., Fox K. J. (2007). A unified platform for archival description and access. Proceedings of the 7th ACM/IEEE Joint Conference on Digital Libraries (içinden). New York, 157 166.
• Rukancı, F., Anameriç, H. ve Başar, A. (2023). Arşiv terimleri sözlüğü. İstanbul: Devlet Arşivleri Başkanlığı.
• Sağlık, Ö. (2022). Elektronik belgelerin güvenilirliği. İstanbul: Hiperlink Yayınları.
• Schellenberg, T. R. (1993). Arşiv idaresi. Çev. Necla İlemim, Ankara, Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
• Schellenberg, T. R. (1999). Arşiv düzenleme prensipleri. Çev. Oğuz İcimsoy, Arşiv Araştırmaları Dergisi. S.1, 102-111.
• Scholz, M. (2021). 19 Şubat 2021 tarihinde yapılan görüşme. Potsdam Uygulamalı Bilimler Üniversitesi Bilişim Bilimleri Bölümü Öğretim Üyesi.
• Society of American Archivists. (2023). “Context”. 01 Aralık 2023 tarihinde https://dictionary.archivists.org/ adresinden erişilmiştir.
• Spiro, L. (2009). Archival management software: A report for the council on library and information resources, Council on Library and Information Resources Washington, D.C.
• Süleymanoğlu, F. E. (1997). Arşivlerde provenans sistemi’nin ortaya çıkışı, gelişimi ve uygulanması. [Yayımlanmamış yüksek lisans tezi], Marmara Üniversitesi, İstanbul.
• Şentürk, B. (2017). Provenans ve orijinal düzene saygı prensiplerinin arşiv malzemesinin düzenlenmesi ve tanımlanması açısından gerekliliği. Bilgi ve Belge Yönetimi Kurumsal Yaklaşımlar, İstanbul: Hiperlink Yayınları.
• Şentürk, B. (2019). 02 Aralık 2019 tarihinde yapılan görüşme. Marmara Üniversitesi Bilgi ve Belge Yönetimi Öğretim Üyesi.
• Şentürk, B. (2021). Arşivcilik: Geçmişin izlerinden geleceğin pusulalarına. İstanbul: Hiperyayın, 2021.
• Tonta, Y. (2012). Bilgi sınıflama, bilgi düzenleme ve bilgi erişim. Prof. Dr. K. Gülbün Baydur’a Armağan. Ed. Özgür Külcü, Tolga Çakmak ve Nevzat Özel, Ankara: Hacettepe Üniversitesi.
• Türk Standartları Enstitüsü [TSE]. (2015). 13298 Elektronik Belge Yönetim Sistemi Standardı. Ankara, TSE.
• Yalçınkaya, B. (2014). E-devlet üstveri standardının oluşturulması ve Türkiye için modellenmesi. Marmara Üniversitesi [Yayımlanmamış Doktora Tezi], İstanbul.
• Yalçınkaya, B. (2017). Arşiv malzemesinin tanımlanmasında sürdürülebilirlik: Ulusal ve uluslararası standartların analizi, 2. Uluslararası Osmanlı Coğrafyası Arşiv Kongresi, 20-24 Kasım 2017, İstanbul.
• Yalçınkaya, B. (2019). Değişen paradigmada dijital arşivler. Bilgi merkezleri: kütüphaneler, arşivler, müzeler. Ed. Mehmet Ali Akkaya ve Hüseyin Odabaş, İstanbul: Hiperlink Yayınları.
• Yıldırım, A. ve Şimşek, H. (2018). Sosyal bilimlerde nitel araştırma yöntemleri. Ankara: Seçkin Yayıncılık.
• Zhang, J. (2014). Archival representation in the digital age. Journal of Archival Organization,10(1), 45-68, doi: 10.1080/15332748.2012.677671