SAĞLIK KURUMLARINDA BELGE YÖNETİMİ

Mevcut araştırmanın amacı Türkiye’de iş yoğunluğu bakımından en büyük kurumlardan biri olan Sağlık Bakanlığı’na bağlı kuruluşlarda belge yönetim faaliyetlerini; belgelerin üretimi, kullanımı, paylaşımı, arşivlenmesi ve imha durumunun nasıl yapıldığını saptamaktır. Özelde (tıbbi dokümanların) nasıl yönetildiklerini tespit etmektir. Araştırmanın örneklemini Bingöl il merkezinde bulunan sağlık hizmeti sunan 8 farklı kurumda, belge ve arşiv faaliyetlerini yürüten personeller (n:380) oluşturmaktadır. Ancak araştırmaya katılmak gönüllülük esasına dayandığından 202 kişiye anket uygulanabilmiştir. Araştırma sonucunda elde edilen bulgularla durum analizi yapılmıştır. Verilerin değerlendirilmesinde; Tanımlayıcı İstatistik Yöntemleri’nden sıklık (frekans) ve yüzdelik dilimler kullanılmıştır. Elde edilen sonuçlara göre; katılımcıların büyük çoğunluğunun Belge yönetimine yönelik herhangi bir eğitim almadıkları, buna rağmen belge yönetim faaliyetlerine yönelik önemli sorumluluklarının olduğu tespit edilmiştir. Fiziksel ortamdaki belgelerde, özellikle (bürolarda) dosyalanan belgelerde bir bütünlük olmadığı; farklı birimlerde farklı dosyalama sistemlerinin kullanıldığı sonucuna ulaşılmıştır. Bu farklı sistemlerden dolayı, özellikle ileriki zamanlarda belgelerin arşivlere devrinden sonra, düzen bütünselliği ve belgelere hızlı erişim bakımından problemlerin yaşanabileceğini göstermektedir. Ayrıca kurum arşivlerinde olması gereken fiziksel özellikler yönünden eksiklikler olduğu sonucuna ulaşılmıştır. Bu çalışmada tespit edilen sorunlara yönelik önerilerde bulunulmuştur.

The aim of the current research is to cover the document management activities in the institutions affiliated to the Ministry of Health, which is one of the largest institutions in terms of workload in Turkey; is to determine how the production, use, sharing, archiving and destruction of documents are done. In particular, it is to determine how (medical documents) are managed. The sample of the research consists of personnel (n:380) who carry out document and archive activities in 8 different institutions providing health services in the city center of Bingöl. However, since participating in the research was on a voluntary basis, a questionnaire could be administered to 202 people. A situation analysis was made with the findings obtained as a result of the research. In the evaluation of the data; Frequency (frequency) and percentiles from Descriptive Statistics Methods were used. According to the results obtained; It has been determined that the majority of the participants have not received any training on document management, yet they have important responsibilities for document management activities. There is no integrity in the documents in the physical environment, especially in the documents filed (in the offices); It has been concluded that different filing systems are used in different units. It shows that due to these different systems, problems may be experienced in terms of order integrity and rapid access to documents, especially after the transfer of documents to archives in the future. In addition, it has been concluded that there are deficiencies in terms of physical properties that should be in the archives of the institution. Suggestions were made for the problems identified in this study.