Elektronik Bilgi Sistemleri Tabanlı Öğrenci Yoklama Kontrol Sistemi

Eğitim ve öğretim kurumlarında öğrenci yoklamalarının düzenli olarak kayıt altında tutulması gereksinimi ve bu sürede yaşanılan zaman kaybı sorun oluşturmaktadır. Aynı zamanda kaybolan veya unutulan yoklama listeleri sebebiyle farklı problemler ortaya çıkabilmektedir. Günümüzde bu kurumlarda öğrenci ve öğretim görevlisi bilgileri bir web servis üzerinden paylaşılarak yemekhane, kapı girişleri vb. sistemlerde de kullanılmaktadır. Ayrıca öğrencinin aldığı derslerin bilgileri ve buna göre oluşturulan ders programları da elektronik bilgi sistemlerinin birer parçasıdır. Mevcut sistemleri ve kayıtlı bilgileri kullanarak geliştirilebilecek bir elektronik yoklama sistemi fazla maliyet gerektirmeden kullanıcı yükünü azaltabilir ve veri güvenliği sağlayarak öğrenci devam durumu bilgisini kayıt altında tutabilir. Bu çalışmada öğrenci yoklamalarının düzenli bir şekilde kontrol altında tutulmasını, sorgulanmasını ve giriş-çıkış zamanlarının kaydedilmesini sağlayarak iş yükünü azaltan, kullanıcı bilgilerinin web servis üzerinden sorgulandığı, radyo frekansıyla tanımlama tabanlı bir güvenli elektronik yoklama sistemi geliştirilmiştir. Geliştirilen modüler sistemin sınıflara yerleştirilen uç birimlerinde grafik ekran vasıtasıyla ders bilgisi, öğretim görevlisi adı ve soyadı, dersin başlama ve bitiş saatlerine kalan süreler gibi bilgiler kullanıcıya sunulmaktadır. Ders başlamadan, sistemde tanımlı süre kadar önce dersin yoklaması başlamış olmaktadır. Ders bitişi öğretim görevlisinin kartını okutmasıyla veya ders süresinin sona ermesiyle gerçekleşmekte ve giriş-çıkış okutmasını önceden tanımlanmış süreler içerisinde tamamlayan öğrenciler “mevcut” olarak sisteme kaydedilmektedir. Yoklama bilgileri veri tabanına işlenmekte ve istenildiğinde öğretim görevlileri ile paylaşılabilmektedir. Bu makalede, ilk olarak geliştirilen elektronik bilgi sistemi tabanlı öğrenci yoklama kontrol sisteminin bileşenleri tanıtılmış, operasyon aşamaları anlatılmış ve sistem ile yapılan testlere yer verilmiştir. Sistemin özellikle öğrenci sayısının fazla olduğu sınıflarda yoklama süresini azalttığı ve giriş-çıkış zamanlarını kayıt altına alarak yoklama sürecini şeffaflaştırdığı gözlemlenmiştir. Ayrıca geliştirilen sistemin mevcut sistemlerle bütünleştirilebilmesi, maliyet etkin ve modüler olması birçok kuruma kolaylıkla uygulanabilme imkânı sunmaktadır. 

The need to regularly record student attendance in education and training institutions and the time lost in this period is a problem. At the same time, different problems can arise due to lost or forgotten attendance sheets. In these institutions, student and faculty member information is shared via a web service and used in cafeterias, door entrances etc. In addition, the information of the enrolled classes and the curriculums created accordingly are also part of the electronic information systems. An electronic attendance system, which can be developed using existing systems and recorded information, can reduce user burden without incurring too much cost and record student attendance information while providing data security. In this study, a secure electronic attendance system based on radio frequency identification has been developed in which user information is quarried via the web service, which reduces the workload by ensuring that student attendances are regularly checked. The terminal of the developed modular system is placed in the classrooms and the information such as course information, instructor's name and surname, course start and end times are presented to the user through the graphic screen. Before the beginning of the class, the system starts the attendance period and by reading his card to the system in the class, the instructor starts the course. The students who read the cards in the beginning of the class and read their student cards at the end of the class are recorded as “present” to the system. Attendance information is processed in the database and can be shared with instructors when requested. In this article, first, the components of the developed electronic information system based student attendance control system is introduced, the operation steps are explained and the tests performed with the system are given. It has been observed that the system reduces the attendance period especially in the classrooms where the number of students is high. Also the system makes the attendance control process trustful by recording the entrance and exit times. Furthermore, the ability to integrate the developed system with existing systems offers cost effective and modular ease of implementation for many organizations.