PROACTIVE APPROACHES AND TOOLS IN THE FRAUD RISK MANAGEMENT:A QUALITATIVE RESEARCH ON BUSINESS MANAGERS

Öz

Businesses that are unprepared for fraud risk face the loss of time, reputation, labor and credibility as well as financial loss. Even though financial and operational risks are more predictable and prevented by the senior management of enterprises in the target of internal control and audit mechanisms, fraud is the risk that they realize the importance only when faced. Although fraud is not a risk that can be completely prevented, there are several ways to reduce the fraud risk. In the Audit Standard No.240, it was stated that management is the primary responsibility for fraud prevention and detection. The first condition to prevention of fraud is to create awareness of fraud risk. Accordingly, it is very important for managers to include proactive approaches in the processes for predicting risks and taking necessary precautions without encountering fraud. In the study, a qualitative research based on semi-structured interview technique was conducted to examine the responsibilities of business management and to raise awareness, which plays an important role in preventing occupational fraud. The sample of the study consists of the chairmen of the board of the institutional enterprise (14) operating in different sectors in İzmir. Research questions were prepared in detail by scanning theoretical literature and data collected from the field. As a result of the application, it has been concluded that proactive fraud prevention policies and tools that are the subject of the research are effective tools that can be used to reduce and prevent fraud risk. These tools are participatory management approach, principled and decisive attitude towards fraudulent behavior, establishing an institutional structure that supports the action in accordance with the integrity rules and reduces/ discourages fraud risk, establishing effective internal control systems and placement in operating and business processes, establishment of internal audit unit, raising awareness of fraud, selection of appropriate personnel, personality and performance evaluation analysis and recruitment based on control, empowerment and duty distribution of employees, balanced and fair wages distribution, reward and promotion system, restrictive for employees in deterrent controls, job termination and punishment system, encryption in internal processes and communication systems, camera systems and whistleblower lines. These results achieved in practice are compatible with fraud diamond theory and international report data published by ACFE (Association of Certified Fraud Examiners).

Anahtar Kelimeler

• Fraud Risk Management;
• Fraud Diamond
• Fraud
• Auditing
• Internal Control

HİLE RİSKİ YÖNETİMİNDE PROAKTİF YAKLAŞIMLAR VE ARAÇLAR: İŞLETME YÖNETİCİLERİ ÜZERİNE NİTEL BİR ARAŞTIRMA

Öz

ÖZ
Hile riskine karşı hazırlıksız olan işletmeler, maddi kayıp yanında zaman, itibar, işgücü ve kredibilite gibi kayıplarla da karşı karşıya kalabilmektedir. İşletmelerin üst yönetimlerince, iç kontrol ve denetim mekanizmalarının hedefinde genellikle finansal ve operasyonel riskler daha öngörülebilir bulunup önlem alınsa da, hile ancak karşı karşıya kaldıklarında önemini fark ettikleri risk olmaktadır. Hile tümüyle engellenmesi mümkün olan bir risk olmasa da, hile riskinin azaltılmasının çeşitli yolları vardır. 240 no’lu Bağımsız Denetim Standardı’nda; (BDS 240) hilenin önlenmesi ve tespit edilmesine ilişkin esas sorumluluğun, yönetime ve üst yönetimden sorumlu olanlara ait olduğu belirtilmiştir. Hileyle mücadelenin ilk koşulu hile riski farkındalığı oluşturmaktan geçer. Bu doğrultuda, işletme yöneticilerinin proaktif uygulamaları hile ile karşılaşmadan, risklerin öngörülmesi ve gerekli önlemlerin alınması için süreçlere dahil etmesi oldukça önemlidir. Çalışmada, mesleki hilelerin önlenmesinde önemli bir role sahip olan işletme yönetiminin sorumluluklarını irdelemek ve farkındalığı arttırmak amacıyla yarı yapılandırılmış görüşme tekniğine dayalı nitel bir araştırma yürütülmüştür. Çalışmanın örneklemini, İzmir ilinde farklı sektörlerde faaliyet gösteren (14) kurumsal işletmenin yönetim kurulu başkanları oluşturmaktadır. Araştırma soruları, kuramsal literatür ve alandan toplanan veriler taranarak ayrıntılı olarak hazırlanmıştır. Uygulama neticesinde, araştırmaya konu edilen aşağıdaki proaktif hile önleme politika ve araçlarının hile riskinin azaltılmasına ve önlenmesine yönelik kullanılabilecek etkin araçlar olduğu sonucuna varılmıştır. Bu araçlar; katılımcı yönetim anlayışının benimsenmesi, yönetimin hileli davranışlara yönelik ilkeli ve kararlı tutumu, dürüstlük kurallarına uygun hareketi destekleyici ve hile riskini azaltıcı/caydırıcı mahiyette kurumsal bir yapı kurulması, etkin iç kontrol sistemlerinin oluşturulması, faaliyet ve iş süreçlerinin içine yerleştirilmesi, iç denetim biriminin kurulması, kurum içi hile bilincinin oluşturulması, uygun personelin seçimi, kişilik ve performans değerlendirme analizleri ve kontrole dayalı işe alım, çalışanların yetki ve görev dağılımı, dengeli ve adaletli ücret dağılımı, ödül ve terfi sistemi, çalışana yönelik kısıtlayıcı ve caydırıcı kontroller, iş akdi feshi ve cezalandırma sistemi, kurum içi işlemlerde ve iletişim sistemlerinde şifreleme yapılması, kamera sistemleri ve ihbar hatlarıdır. Uygulamada ulaşılan bu sonuçlar, hile karosu kuramı ve ACFE (Hile İnceleme Uzmanları Birliği) tarafından yayınlanan uluslararası rapor verileri ile uyumludur. 

Anahtar Kelimeler

• Hile Riski Yönetimi
• Hila Karosu
• Proaktif Yaklaşımlar
• Hile
• Denetim

Destekleyen Kurum

İzmir Bakırçay Üniversitesi

Kaynakça

1. ACFE, (2018). Assocation of Certified Fraud Examiners,Reports to Nations: Global study on occupational fraud and abuse. file:///D:/PROAKTİF%20YAKLAŞIMLAR/2018-report- to-the-nations.pdf (Erişim Tarihi:15.08.2019).
2. Akdemir, Ç. (2010). İşletmelerde hile riski ve Türk işletmelerinde hile riskinin ölçülmesi ve değerlendirilmesi (Basılmamış yüksek lisans tezi). Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, İstanbul, 48.
3. Akpınar, M. (2011). Denetim anlayış ve metodolojisinde değişimin adı: İç denetim. ZKÜ Sosyal Bilimler Dergisi, 7(14), 286-305.
4. Aksoy, T., & Kahyaoğlu, S. (2013). Measuring the ınternal audit performance: Tips for succesful ımplementation in Turkey. American International Journal of Contemporary Research, 3(4), 71-82.
5. Aksoy, T., & Kahyaoğlu, S. (2012). An Empirical analysis on the determinants of fraud cases in Turkey. International Journal of Business and Social Science, 3(1), 157-164.
6. Aksoy, T. (2006). Tüm yönleriyle denetim: AB ile müzakere ve uyum sürecinde denetimde yeni bir paradigma (2. basım). Ankara: Yetkin Yayınları, 1349-1384.
7. BDS 240-Finansal Tabloların Bağımsız Denetiminde Bağımsız Denetçinin Hileye İlişkin Sorumlulukları (2018). Kamu Gözetimi Kurumu. Tarih/ sayı: 31.05.2018 / 75935942
8. Bozkurt, N. (2000). Kobilerde yapılan hileler, ortaya çıkartılması ve önlenmesi. Yaklaşım Dergisi, 96.

9. Briggs, C. L. (1986). Studies in the social and cultural foundations of language, No. 1. Learning how to Ask: A Sociolinguistic appraisal of the role of the ınterview in social science research. Cambridge Üniversitesi.
10. Coenen, T. (2008). Essentials of corporate fraud, USA: John Wiley Sons Inc.
11. Durmuş, N. C., & Taş, O. (2008). SPK düzenlemeleri ve 3568 mevzuat kapsamında denetim (1. basım). İstanbul: Alfa Yayınları, 164.
12. Elitaş, B. L. (2013). Muhasebe manipülasyonu ve muhasebe bilgi kalitesine etkisi. Muhasebe ve Finansman Dergisi, 40- 47.
13. Güredin, E. (2010). Denetim ve güvence hizmetleri. İstanbul: Türkmen Kitabevi.
14. Kamu Gözetimi Kurumu (KGK), (2018). BDS 240-Finansal tabloların bağımsız denetiminde bağımsız denetçinin hileye ilişkin sorumlulukları. T.C. Resmi Gazete (rega.gov. tr). Tarih/sayı: 31.05.2018/75935942.
15. Moorthy, M. K., Seetharaman, A., Somasundaram, N.R., & Gopalan, M. (2009). Preventing employee theft and fraud. European Journal of Social Sciences, 12(2), 259-268.
16. Omar, N., & Din, H. (2011). Fraud diamond risk ındicator: An assessment of its ımportance and usage. International Conference on Science and Social Research, Ocak 2020.
17. Patton, Q. M. (1987). How to use qualitative methods in evaluation. Thousand oaks, CA: Sage Publications.
18. Rittenberg, E., Schwieger, J., & Johnstone, M. (2008). Auditing: A business risk approach. 6th ed. Toronto: Thomson South-Western.
19. Robbins, S. P. (1998). Organization behavior, concepts, controvercies, application (7. edition). Englewood Cliffs.
20. Tarhan Mengi, B. (2012). Hile denetiminde yetkinliklerin değerlendirilmesi- Hile karosu. Mali Çözüm Dergisi, 22, 113- 128.
21. TDS Türkiye Denetim Standartları (2013). BDS (Bağımsız Denetim Standartları) No:240: Finansal tabloların bağımsız denetiminde bağımsız denetçinin hileye ilişkin sorumlulukları, 1-46.
22. Turner, J. M., Theodore, J. M., & Srivastava, P. R. (2003). An analysis of the fraud triangle. University of Illinois, USA: 1-35.
23. Ulucan Özkul, F., & Almalı Özdemir, Z., (2010). İşletmelerde hile riski yönetimi. İstanbul:.Beta Yayınları.
24. Ulucan Özkul, F., & Almalı Özdemir, Z., (2013). Çalışan hilelerinin önlenmesinde proaktif yaklaşımlar: Kurumsal işletmelerde insan kaynakları yöneticileri üzerine nitel bir araştırma. Öneri Dergisi, 40 (10), 75-89.
25. Wells, J. T. (2001). Why employees commit fraud. Journal of Accountancy, 191(2), 89-91.
26. Wolfe, D. T., & Hermanson, D. R. (2004). The Fraud Diamond: Considering the Four Elements of Fraud. The CPA Journal. 74, 38-42, Aktaran: Tarhan Mengi, B. (2012). Hile Denetiminde Yetkinliklerin Değerlendirilmesi-Hile Karosu, Mali Çözüm Dergisi, 22, 113-128.
27. 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (2003). T.C. Resmi Gazete (rega.gov.tr). Tarih/Sayı: 24.12.2003/25326.