Automated Billing Process for Marketplace Orders with RPA

Öz

Robotic Process Automation (RPA) is a technology that automates repetitive tasks through human-like interactions with digital systems, and this study examines the application of RPA to order invoicing processes in e-commerce, especially in Turkey’s leading marketplace platforms. It has been determined that manual invoicing on platforms such as Trendyol, Hepsiburada and N11 increases operational difficulties and error rates, and it has been investigated how this process can be improved by automating it with RPA. In the study, a detailed workflow model was developed regarding the structure of marketplace integrations, the way order and customer information is processed, and automatic invoice creation processes using RPA. It has been stated that this model offers a feasible solution for small to large businesses and the impact of RPA on business processes has been analyzed under various scenarios. Through simulations and real-time applications, RPA has been shown to increase accuracy and speed in business processes, reducing manual errors and time loss. The research results provide strategic recommendations that will support digital transformation in marketplace invoicing processes and increase the competitiveness of companies.

Anahtar Kelimeler

• RPA
• Invoice
• Order
• Automatic Invoicing

RPA ile Pazaryeri Siparişlerinde Otomatik Faturalandırma Süreci

Öz

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), dijital sistemlerle insan benzeri etkileşimler yoluyla tekrarlanan görevleri otomatize eden bir teknoloji olup, bu çalışmada RPA’nın e-ticaretteki, özellikle de Türkiye’nin önde gelen pazaryeri platformlarında sipariş faturalandırması süreçlerine uygulanışını incelemektedir. Trendyol, Hepsiburada ve N11 gibi platformlarda manuel faturalandırmanın operasyonel zorluklar ve hata oranlarını artırdığı tespit edilmiş ve bu sürecin RPA ile otomatize edilerek nasıl iyileştirilebileceği araştırılmıştır. Çalışmada, pazaryeri entegrasyonlarının yapısına, sipariş ve müşteri bilgilerinin işleniş biçimine ve RPA kullanılarak otomatik fatura oluşturma süreçlerine dair detaylı bir iş akışı modeli geliştirilmiştir. Bu modelin, küçükten büyüğe işletmeler için uygulanabilir bir çözüm sunduğu ve RPA’nın iş süreçlerine etkisinin çeşitli senaryolar altında analiz edildiği belirtilmiştir. Simülasyonlar ve gerçek zamanlı uygulamalarla, RPA’nın iş süreçlerinde doğruluk ve hızı artırdığı, manuel hataları ve zaman kaybını azalttığı gösterilmiştir. Araştırma sonuçları, pazaryeri faturalandırma süreçlerinde dijital dönüşümü destekleyecek ve şirketlerin rekabet gücünü artıracak stratejik öneriler sunmaktadır.

Anahtar Kelimeler

• RPA
• Fatura
• Sipariş
• Otomatik Faturalaştırma

Kaynakça

1. Willcocks L, Hindle J, Lacity M. Keys to RPA Success. Exec Res Rep 2019.
2. Doğuç O. Robot Process Automation (RPA) and Its Future. In: Handbook of Research on the Evolution of IT and the Rise of E-Society. 2020. pp. 469-480.
3. Kämäräinen T. Robotic Process Automation: Opportunities and Challenges Associated with a Federated Governance Model. MSc Thesis, School of Business, Information and Service Management, Aalto University, Helsinki, Finland, 2018.
4. Doruk G. Robotik Süreç Otomasyonu İçin İş Çizelgeleme Algoritması. Yüksek Lisans Tezi, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü, İstanbul Teknik Üniversitesi, İstanbul, Türkiye, 2022.
5. Flechsig C, Hamann-Lohmer J, Lasch R. Realizing the Full Potential of Robotic Process Automation Through a Combination with BPM. In: Proceedings of the International Scientific Conference on Business and Management. 2019.
6. Can M. Robotik Süreç Otomasyonun Destek Süreçlerine Olan Etkisi, Verimlilik ve Son Kullanıcı Memnuniyetine Olan Katkısı. Yüksek Lisans Tezi, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü, Bahçeşehir Üniversitesi, İstanbul, Türkiye, 2022.
7. Kokina J, Blanchette S. Early evidence of digital labor in accounting: Innovation with Robotic Process Automation. Int J Account Inf Syst 2019; 35:100431.
8. Fantina R, Storozhuk A, Goyal K. Introducing Robotic Process Automation to Your Organization. 2022.

9. Value Through Robotic Process Automation. Strategic Finance Magazine, Mar. 2018. https://sfmagazine.com/post-entry/march-2018-value-through-robotic-process-automation/
10. Gonçalves R. Business Process Management as Continuous Improvement in Business Process. In: Proceedings of the International Scientific Conference on Business and Management. 2010.
11. Özdem H, Bora MP. Türkiye’de Robotik Süreç Otomasyonu. Comput Sci Technol J 2022; 1(1):1-9.
12. Yanmaz R. Robotik Süreç Otomasyonunun İşletme Performansı Üzerindeki Etkileri. Ind Eng J 2022; 33(2):125-135.
13. Yıldırım F. Yazılım Robotlarının Finansal Süreçlerde Kullanımı: Bir Sigorta Şirketi Örneği. Yüksek Lisans Tezi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, İstanbul Üniversitesi, İstanbul, Türkiye, 2022.
14. Çalışkan LS, Kıran S. İş süreçlerinin otomasyonunda RSO’nin faydaları. Manage Inf Syst J 2020; 6(1):1-13.
15. Ekşi Z, Demir M. Robotik Süreç Otomasyonu ve İnsan Kaynakları Üzerine Etkileri. Doktora Tezi, İşletme Fakültesi, Boğaziçi Üniversitesi, İstanbul, Türkiye, 2021.
16. Arslan D. Küçük ve Orta Ölçekli İşletmelerde RSO Uygulamaları: Verimlilik Üzerine Bir İnceleme. Yüksek Lisans Tezi, İşletme Bölümü, Hacettepe Üniversitesi, Ankara, Türkiye, 2020.
17. Arslan E. Robotik Süreç Otomasyonunun Denetimde Kullanımı: Avantajlar ve Zorluklar. Yüksek Lisans Tezi, Muhasebe ve Denetim Yüksek Lisans Programı, İstanbul Bilgi Üniversitesi, İstanbul, Türkiye, 2021.
18. Calva J, Alfaro E. Impact of an RPA (Robotic Process Automation) System that Replaces Human Operators for Validating Documents in Electronic Invoicing. DYNA New Technol 2019; 6(1):1-13.
19. Doğuç Ö. Finans ve Muhasebede Robotik Süreç Otomasyonunun Uygulamaları. Beykent Univ J Eng Sci 2021; 14(1).
20. Sahu S, Salwekar S, Pandit A, Patil M. Invoice Processing Using Robotic Process Automation. Int J Sci Res Comput Sci Eng Inf Technol 2020; 6(2):216-223.
21. Kashish Verma R, Chahal A, Kumar V, Nayak P, Singh P. Automated Order Management Using Robotic Process Automation. In: Proceedings of the International Conference on Innovative Computing and Communication (ICICC-2020), Amity School of Engineering and Technology, Noida, India, 2020.
22. Özdem H, Bora MP. Türkiye’de Robotik Süreç Otomasyonu. Comput Sci Technol J 2022; 1(1):1-9.
23. Kajrolkar A, Paralikar P, Pawar S, Bhagat N. Customer Order Processing using Robotic Process Automation. In: Proceedings of IEEE International Conference on Communication, Information and Computing Technology (ICCICT); 25-27 June 2021; Mumbai, India.
24. Asquith A, Horsman G. Let the robots do it! – Taking a look at Robotic Process Automation and its potential application in digital forensics. Forensic Sci Int Rep 2019; 1(1).
25. Kefe İ, Kanarığ Z. Türkiye’de E-Fatura Başvuru Süreci ve Kullanımı. Int J Econ Adm Sci Rev 2019; (25):165-178.
26. Kara Y. Türkiye’de E-Fatura Uygulamaları ve KOBİ’lerin E-Fatura Sistemine Adaptasyon Süreci. Yüksek Lisans Tezi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, İstanbul Üniversitesi, İstanbul, Türkiye, 2021.
27. Tektüfekçi F. E-Dönüşüm sürecinde e-muhasebe uygulamaları: Türkiye örneği. J Inf Econ Manage 2017; 12(1):79-87.
28. Özdemir HT. E-Fatura Uygulamalarına Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerin Bakışı: Ampirik Bir Çalışma. Yüksek Lisans Tezi, Maliye Anabilim Dalı, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Sakarya Üniversitesi, Sakarya, Türkiye, 2020.
29. Elçin R. Muhasebe Bilgi Sisteminin Bir Unsuru Olarak E-Fatura, E-Defter ve E-Arşiv Uygulamalarına Yönelik Bir Araştırma. Yüksek Lisans Tezi, Karadeniz Teknik Üniversitesi, Trabzon, Türkiye, 2017.
30. Kılıç Ö. Türkiye’de E-Fatura Uygulaması ve Kullanıcı Şirketlerin E-Faturayı Değerlemesi. Yüksek Lisans Tezi, Fen Bilimleri Enstitüsü, Afyon Kocatepe Üniversitesi, Afyon, Türkiye, 2019.
31. Demirkaya G. Türkiye’de e-Fatura Uygulamasında Karşılaşılan Sorunlar ve Çözüm Önerileri. Yüksek Lisans Tezi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Eskişehir Osmangazi Üniversitesi, Eskişehir, Türkiye, 2019.
32. Demirkaya G. Türkiye’de e-Fatura Uygulamasında Karşılaşılan Sorunlar ve Çözüm Önerileri. Yüksek Lisans Tezi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Eskişehir Osmangazi Üniversitesi, Eskişehir, Türkiye, 2019.
33. Qasrawi ASF. Robotic Process Automation Framework for Web Applications Performance and Security Usability Testing. MSc Thesis, Al-Quds University, Jerusalem, Palestine, 2022.
34. Taulli T. The Robotic Process Automation Handbook: A Guide to Implementing RPA Systems. Monrovia, CA, USA: Apress, 2020.
35. IBM. What is Robotic Process Automation? 2025. https://www.ibm.com/topics/rpa
36. UiPath. Robotic Process Automation. 2025. https://www.uipath.com/rpa/robotic-process-automation
37. Red Hat. What is Robotic Process Automation? 2025. https://www.redhat.com/en/topics/automation/what-is-robotic-process-automation
38. Wikipedia. Robotic Process Automation. 2025. https://en.wikipedia.org/wiki/Robotic_process_automation
39. UiPath. The Evolution of RPA: Past, Present, and Future. 2025. https://www.uipath.com/blog/rpa/the-evolution-of-rpa-past-present-and-future
40. AkaBot. The History of RPA. 2025. https://akabot.com/additional-resources/blog/the-history-of-rpa/
41. UiPath. Looking Forward, Looking Back: Five Key Moments in the History of RPA. 2025. https://www.uipath.com/blog/rpa/looking-forward-looking-back-five-key-moments-in-the-history-of-rpa
42. Droidal. Evolution of RPA. 2025. https://droidal.com/blog/evolution-of-rpa/
43. Nandan. History of Robotic Process Automation (RPA). 2025. https://nandan.info/history-of-robotic-process-automation-rpa/
44. IT Convergence. The Evolution and Future of RPA: Trends in 2023 and Beyond. 2025. https://www.itconvergence.com/blog/the-evolution-and-future-of-rpa-trends-in-2023-and-beyond/
45. Neebal. The Future of RPA: Key Trends for 2023 and Beyond. 2025. https://www.neebal.com/blog/the-future-of-rpa_-key-trends-for-2023-and-beyond