Opinions of classroom teachers about the document management system

Öz

The aim of this research is to obtain the opinions of classroom teachers about the document management system.Phenomenology pattern, which is one of the patterns of qualitative research method, has been preferred in the research. The working group of the research is composed of classroom teachers. Criterion sampling was used when determining the study group. The data were collected with the interview form prepared by the researchers.In the analysis of the data, both descriptive and content analysis were preferred by making a variation of analysis. As a result of the research; classroom teachers have expressed positive opinions about the effectiveness of the document management system, such as preventing paper waste and saving time. Opinions such as the difficulty of teachers being able to look at and follow the document management system negatively, the difficulty of following diary entries were stated. In order for the document management system to be more efficient, a proposal has been made to implement an application that may receive notifications during the transmission of the manuscript. If the issue of opinions is the most serious problem for the system, it is stated as the heavy processing of the program. During the integration of the document management system from classroom teachers, some participants stated that they had received training, while some participants stated that they had received training inside the school. In this context, it may be suggested that the DYS in-service trainings given to managers should also be given to classroom teachers.

Anahtar Kelimeler

• Document Management System
• Classroom Teacher
• Opınıon

Sınıf öğretmenlerinin doküman yönetim sistemi hakkındaki görüşleri

Öz

Bu araştırmanın amacı; sınıf öğretmenlerinin doküman yönetim sistemine yönelik görüşlerinin elde edilmesidir.Araştırmada nitel araştırma yönteminin desenlerinden birisi olan fenomenoloji deseni tercih edilmiştir. Araştırmanın çalışma grubunu sınıf öğretmenleri oluşturmaktadır. Çalışma grubu belirlenirken ölçüt örneklem kullanılmıştır. Veriler araştırmacıların hazırlamış olduğu görüşme formu ile toplanmıştır. Verilerin analizinde ise analiz çeşitlemesi yapılarak hem betimsel hem içerik analizi tercih edilmiştir. Araştırmanın sonucunda; sınıf öğretmenlerinin doküman yönetim sisteminin etkililiğine dönük olumlu olarak kağıt israfını önlemesi, zaman tasarrufu sağlaması gibi görüşler belirtmişlerdir. Öğretmenler olumsuz olarak doküman yönetim sistemine bakabilecek ve takip edebilecek olmanın zorluğu, günlü yazıların takibinin zorluğu gibi görüşler belirtilmiştir. Doküman yönetim sisteminin daha verimli olması için yazının iletilme sürecinde bildirim gelebilecek bir uygulamanın hayata geçirilmesi önerisi belirtilmiştir. Sisteme yönelik en ciddi sorun olarak görüler konu ise, programın ağır işlemesi olarak belirtilmiştir. Sınıf öğretmenlerinden doküman yönetim sisteminin entegrasyonu sürecinde bazı katılımcılar eğitim aldıklarını, bazı katılımcılarda okul içerisinde bir eğitim aldıklarını belirtmişlerdir. Burada hareketle yöneticilere verilen DYS hizmetiçi eğitimlerinin sınıf öğretmenlerine de verilmesi önerilebilir.

Anahtar Kelimeler

• Doküman Yöneyim Sistemi
• Sınıf Öğretmeni
• Görüş

Kaynakça

1. Altınok, V. ve Duran, A. (2018). Okul yöneticilerinin doküman yönetim sistemi (DYS) hakkındaki görüşleri. Anadolu Üniversitesi Eğitim Fakültesi Dergisi (AUJEF), 2 (1), 67-82.
2. Altuntaş, A. (2019). Bilgi Toplumunda Bir E devlet Uygulaması Olarak DYS Hakkında Okul Yöneticilerinin Görüşleri. [Yüksek Lisans Tezi, Çanakkale On Sekiz Mart Üniversitesi]. Ulusal Tez Merkezi.
3. Ayral, M. (2007). Okulda bilgi yönetimi model önerisi kapsamında yönetici ve öğretmengörüşlerine göre Ankara ili okullarının değerlendirilmesi. [Yüksek Lisans Tezi, Ankara Üniversitesi]. Ulusal Tez Merkezi.
4. Daud, K. A. (2010). İnsan Kaynakları Yönetim Süreçlerinde Bilgi Teknolojilerinin Kullanımı ve E-İK Uygulamaları. [Yayınlanmamış Doktora Tezi]. Ulusal Tez Merkezi.
5. Denek, S. (2019). Yeni Kamu Hizmeti Düşüncesi: Değişen Kamu Hizmeti Anlayışı. Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 4(1), 418–439. doi:10.33905/bseusbed.553982
6. Dempsey, D. (1993). The Managing Principal, Electronic Learning.
7. Erlandson, D. A., Harris, E. L., Skipper, B., ve Allen, S. D. (1993). Doing naturalistic inquiry: A guide to methods. Newbury Park, CA: Sage Publications
8. Ersoy, A. F. (2017). Fenomenoloji.Ahmet Saban ve Ali Ersoy (Ed.). Eğitimde nitelaraştırma desenleri içinde (81-134). Ankara: Anı.

9. Forbes-Pitt, K. (2006). A document for document’s sake: A possible account for document system failures and a proposed way forward. Records Management Journal, 16(1), 13–20. doi:10.1108/09565690610654756
10. Göçoğlu, V. (2020). Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Dijital Dönüşüm: Nesnelerin İnterneti Üzerine Bir İnceleme. MANAS Sosyal Araştırmalar Dergisi, 9(1), 615– 628. doi:10.33206/mjss.538784.
11. Jones, S. (2012). EGovernment document management system: A case analysis of risk and reward. International Journal of Information Management, 32(4), 396–400. doi: 10.1016/j.ijinfomgt.2012.04.002
12. Johnston, G. & Bowen, D. (2005). The benefits of electronic records management systems: A general review of published and some unpublished cases. Records Management Journal, 15(3), 131–145
13. Karasoy, H., & Babaoğlu, P. (2020). Türkiye’de Elektronik Devletten Dijital Devlete Doğru. Karadeniz Sosyal Bilimler Dergisi, 12(23), 397-416.
14. Kandur, H. (2005). Elektronik belge yönetimi sistem kriterleri referans modeli (v.1.0). İstanbul: T.C. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü.
15. Kain, N. & Koshy, O. (2013). Electronic document management systems: Benefits and pitfalls. British Journal of Healthcare Management, 19(4), 173–177. doi:10.12968/bjhc.2013.19.4.173
16. Kato, H., Hatano, K., Takahira, M. ve Sakamato, T. (2004). Survey Reportof Teacher’sAttitude Toward Educational Knowledge Circulation, EngineeringEducation: Innovations in Teaching, Learning and Assessment,
17. Lincoln, Y. S., ve Guba, E. G. (1986). But is it rigorous? Trust worthiness and authenticity in naturalistic evaluation. New directions for evaluation, (30), 73- 84.
18. Morrow, S. L. (2005). Quality and Trustworthiness in Qualitative Research in Counseling Psychology. Journal of counseling psychology, 52(2), 250-260.
19. Önaçan, M., Medeni, T. D. & Özkanlı, Ö. (2012). Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS)’nin faydaları ve kurum bünyesinde EBYS yapılandırmaya yönelik bir yol haritası. Sayıştay Dergisi, 85, 1-26
20. Öztürk, S. (2023). Türkiye’de devletin dijital dönüşümü. [Yüksek Lisans Tezi, Bahçeşehir Üniversitesi]. Ulusal Tez Merkezi.
21. Telem, M. ve Buvitski, T. (1995). The Potential İmpact of İnformation Technology on TheHıgh School Principal: A Preliminary Exploration, Journal of Research on Computing in Education.
22. Toprak, B. ve Yakar, H. (2023). Okul Yöneticilerinin Dokuman Yönetim Sistemi Hakkındaki Görüşlerinin İncelenmesi.Milli Eğitim Dergisi,52(237),437-468. https://doi.org/10.37669/milliegitim.1063867
23. Tümer, D. (2010). Eğitim kurumlarında belge yönetimi uygulamaları: Türk Eğitim Derneği Okulları. Yayınlanmamış yüksek lisans tezi. Hacettepe Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Ankara.
24. Wang, X.D. (2015). Problems and countermeasures of electronic archives management in colleges and universities. Journal of Inner Mongolia radio & TV University, 5(153), 95-96.
25. Visscher, A. J., Wild, P., Smith, D. ve Newton, L. (2003). Evaluation of the implementation, use and effects of a computerised management information systems in English secondary schools. British Journal of Educational Technology, 34(3), 357-366.
26. Yläjääski, J. (2003). Document management as a part of product lifecycle management. [Unpublished Master’s Thesis]. Lappeenranta University of Technology, Lappeenranta, Finland.
27. Yıldırım, A. ve Şimşek, H. (2018). Sosyal bilimlerde nitel araştırma yöntemleri. Ankara: Seçkin Yayıncılık.
28. Yıldırım, R., Yılmaz, E. ve Balıkçı, A. (2018). Eğitim Bürokrasisinde Yeni Bir Uygulama: Dokuman Yönetim Sistemi(DYS). TurkishStudies, 13(11), 1497-1515. DOI:http://dx.doi.org/10.7827/TurkishStudies.13196
29. URL,1http://yalova.meb.gov.tr/www/icerik_goruntule.php?KNO=4563
30. URL,2https://www.memurlar.net/haber/1040204/12-eylulden-sonra-resmi-yazilar-ogretmenlere-dys-uzerinden-teblig-edilecek.html
31. URL,3http://dys.meb.gov.tr/MEBDYSWeb/index.jsp
32. URL, 4 http://dys.meb.gov.tr/MEBDYSWeb/index.jspır.