The MEF Library - Virtual Assistant: The Development Process of a ChatGPT-based Chatbot

Öz

This article provides a comprehensive overview of the development process of the MEF Library Chatbot project, which is an artificial intelligence-based virtual assistant developed by the MEF University Library. The project was initiated to provide users with fast and effective access to information, to digitize library services and to increase user satisfaction. Built using OpenAI’s ChatGPT API, the chatbot can answer frequently asked questions, provide information about library events and handle enquiries from various departments via a single interface. The development process involved the use of a React-based front-end architecture and modern software tools such as GitHub and Vercel. Technical details such as API key management, file uploading, model settings and user-specific response generation were meticulously planned. During chatbot configuration, elements such as user profiles, response style, error management and information sources were defined in detail. The project is not only positioned as a technical application, but also as part of the MEF Library’s vision for digital transformation. This article makes a unique contribution to the literature by presenting a model applicable to the digital transformation of academic libraries. It highlights the design, integration and user experience of artificial intelligence-based virtual assistant applications in library services.

Anahtar Kelimeler

• MEF Library - Virtual Assistant
• Chatbot
• ChatGPT
• Library
• API

MEF Kütüphane - Sanal Asistanı: ChatGPT Tabanlı Bir Chatbot Geliştirme Süreci

Öz

Bu makale, MEF Üniversitesi Kütüphanesi tarafından geliştirilen yapay zekâ tabanlı bir sanal asistan olan MEF – Kütüphane Chatbot projesinin geliştirme sürecini kapsamlı biçimde ele almaktadır. Proje, kullanıcıların bilgiye hızlı ve etkili erişimini sağlamak, kütüphane hizmetlerini dijitalleştirmek ve kullanıcı memnuniyetini artırmak amacıyla başlatılmıştır. OpenAI’ın ChatGPT API’si kullanılarak geliştirilen bu Chatbot, sıkça sorulan soruları yanıtlayabilmekte, kütüphane etkinlikleri hakkında bilgi verebilmekte ve çeşitli birimlerden gelen soruları tek bir noktadan yönetebilmektedir. Geliştirme sürecinde React tabanlı bir ön yüz mimarisi, GitHub ve Vercel gibi modern yazılım araçları kullanılmıştır. API anahtarı yönetimi, dosya yükleme, model ayarları ve kullanıcıya özel yanıt üretimi gibi teknik detaylar titizlikle planlanmıştır. Chatbot’un yapılandırılması sırasında kullanıcı profilleri, yanıt üslubu, hata yönetimi ve bilgi kaynakları gibi unsurlar detaylı biçimde tanımlanmıştır. Proje, yalnızca teknik bir uygulama değil, aynı zamanda MEF Kütüphane’nin dijital dönüşüm vizyonunun bir parçası olarak konumlandırılmıştır. Makale, kütüphane hizmetlerinde yapay zekâ tabanlı sanal asistan uygulamalarının tasarım, entegrasyon ve kullanıcı deneyimi boyutlarını ortaya koyarak akademik kütüphanelerde dijital dönüşüm süreçlerine uygulanabilir bir model sunması bakımından literatüre özgün bir katkı sağlamaktadır.

Anahtar Kelimeler

• MEF Kütüphane - Sanal Asistan
• Chatbot
• ChatGPT
• Kütüphane
• API

Kaynakça

1. Aleedy, M., Shaiba, H. ve Bezbradica, M. (2019). Generating and analyzing chatbot responses using natural language processing. International Journal of Advanced Computer Science and Applications 10(9). http://dx.doi.org/10.14569/IJACSA.2019.0100910
2. Chaves, A. P., Gerosa, M. A., Chaves, A. C. ve Gerosa, M. A. (2020). How should my chatbot interact? a survey on social characteristics in human–chatbot interaction design. International Journal of Human–Computer Interaction 37(8). https://doi.org/10.1080/10447318.2020.1841438
3. Çelik, S. ve Çuhadar, S. (2025). Yapay zekânın bilimsel araştırmalarda kullanımı ve etik. Ö. E. Akgün (Ed.), Eğitimde Yapay Zeka Teknolojileri içinde (ss. 397-435). İdealkültür Yayınları. https://doi.org/10.36657/ihu.yz.2025.0
4. GitHub. (2024). GitHub. Wikipedia. https://en.wikipedia.org/wiki/GitHub
5. MEF Üniversitesi Kütüphanesi. (2024a). Sık sorulan sorular. https://library.mef.edu.tr/tr/sss
6. MEF Üniversitesi Kütüphanesi. (2024b). Vercel platformu. https://meflibrary.vercel.app/
7. Naithani, A. (2023). ReactJS with ChatGPT: Building conversational AI your web apps. DZone. https://dzone.com/articles/reactjs-with-chatgpt-building-conversational-ai-in
8. OpenAI. (2024). ChatGPT API reference. https://platform.openai.com/docs/api-reference/chat

9. React. (2024). React – A JavaScript library for building user interfaces. https://reactjs.org/docs/getting-started.html