Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ve Kullanılabilirlik

Levent Kutlutürk; Fahrettin Özdemirci

doi:10.24146/tk.1139012

TR EN

Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ve Kullanılabilirlik

Öz

Amaç: Bu araştırmanın amacı; ülkemizde kullanılmakta olan Elektronik Belge Yönetim Sistemleri için bir kullanılabilirlik kontrol kriter listesi oluşturmaktır. Araştırmanın sorusu ise; “EBYS’nin işlevlerinin kurumsallığa katkıda bulunarak, daha verimli ve kullanılabilir olmasına yönelik rehber niteliğinde bir kriter listesi oluşturulabilir mi?” olarak belirlenmiştir.

Yöntem: Çalışmanın yöntemi karma yöntem olarak belirlenmiştir. Bu kapsamda İzmir Kâtip Çelebi Üniversitesi EBYS’si üzerinde 10 kullanıcı ile kullanılabilirlik testleri, 3 uzman tarafından Xerox Sezgisel Değerlendirme Aracı çalışması, Sistem Kullanılabilirlik Ölçeği (SKÖ) uygulaması ve belge inceleme ile ulusal ve uluslararası EBYS ve kullanılabilirlik standartlarının incelenmesi ile bir kullanılabilirlik kontrol kriter listesi elde edilmesi amaçlanmıştır.

Bulgular: Çalışmanın sonucunda gözlemlenen ve elde edilen verilere göre Türkiye’de bir kullanılabilirlik kontrol listesine ihtiyaç duyulduğu belirlenmiştir. Yapılan çalışmaya göre EBYS’ler için kullanılabilirliğin nasıl sağlanabileceğine yönelik bir ihtiyaç bulunmaktadır. Bu bulgulara dayanarak dört aşamada değerlendirilmesi gereken on beş başlık altında toplamda 398 maddelik bir kriter listesi elde edilmiştir.

Sonuç: EBYS’ler için kullanıcı çalışmaları başta olmak üzere, çeşitli yöntemlerle elde edilen kriterlerin derlenmesiyle oluşturulan bir kullanılabilirlik kontrol kriter listesi elde edilmiştir. Bu listenin kullanım alanlarının da belirlenmesiyle araştırmanın amacına uygun bir ürün sunulmuştur.

Özgünlük: Bu çalışma, Türkiye’de EBYS’ler için henüz literatürde yer almayan kullanılabilirlik kriterlerinin ve uygulamalarının ortaya konulması yönüyle diğer çalışmalardan ayrılmaktadır.

Anahtar Kelimeler

Elektronik Belge Yönetim Sistemleri , EBYS , Kullanılabilirlik , Bilgi Yönetim Sistemleri

Electronic Records Management Systems and Usability

Abstract

Purpose: The purpose of this research is to create a usability control criteria list for Electronic Records Management Systems used in Türkiye. The research question has been determined as; “Can a list of criteria, as a guide, be created for the functions of ERMS to be more efficient and usable by contributing to institutionalism?”

Method: The method of the study was determined as a mixed method. In this context, it is aimed to obtain a list of usability control criteria via conducting usability tests with 10 users on İzmir Kâtip Çelebi University ERMS; an evaluation of the Xerox Heuristics Tool study by 3 experts; System Usability Scale-SUS application with the attendees, and lastly; it’s been used document analysis method to examine national and international ERMS and usability standards.

Findings: According to the data observed and obtained as a result of the study, it was determined that a usability checklist is needed in Turkey. According to the study, there is a need for how to ensure the usability of ERMS. Based on these findings, a criteria list of 398 items was obtained under fifteen headings that should be evaluated in four stages.

Implications: A usability control criteria list was created due to compiling the criteria obtained by various methods, especially user studies for ERMS. By determining the usage areas of this list, a product suitable for the research was presented.

Originality: This study differs from other studies in terms of revealing usability criteria and applications that still need to be included in the literature for ERMS in Türkiye.

Keywords

Electronic Records Management Systems , ERMS , Usability , Information Management Systems

Kaynakça

Acartürk, C., ve Çağıltay, K. (2006). İnsan bilgisayar etkileşimi ve ODTÜ’de yürütülen çalışmalar. Bilgi Teknolojileri Kongresi IV Akademik Bilişim 2006 Bildiriler Kitabı içinde (ss.335-340). Pamukkale Üniversitesi
Arkib Negara Malaysia. (2011). Electronic records management systems - system specifications for public offices version 3. National Archives of Malaysia.
Aydın, F. (2020). İnsan ve bilgisayar etkileşimi çerçevesinde EBYS’lerin kullanılabilirliği ve kullanıcıların teknolojik hazır oluşu üzerine bir analiz çalışması [Yüksek Lisans Tezi]. Marmara Üniversitesi.
Aytek Gürses, E. (2006). Kütüphane web sitelerinde kullanılabilirlik ve kullanılabilirlik ilkelerine dayalı tasarım [Doktora Tezi]. Hacettepe Üniversitesi.
Ballard, J. K. (2010). Web site usability: a case study of student perceptions of educational web sites [Doktora Tezi]. University of Minnesota.
Barnum, C. M. (2011). Praise for usability testing essentials. Usability testing essentials içinde (s.i). Elsevier Inc. https://doi.org/10.1016/b978-0-12-375092-1.00023-4
Brooke, J. (2013). SUS : A retrospective. Journal of Usability Studies, 8(2), 29-40. https://doi.org/10.1074/jbc.R115.675280
Choo, C. W. (2006). The knowing organization: How organizations use ınformation to construct meaning, create knowledge, and make decisions. Education + Training, 43(4/5), 197-205. https://doi.org/10.1108/EUM0000000005482
Chou, H.-W., Lin, Y.-H., Lu, H.-S., Chang, H.-H., ve Chou, S.-B. (2014). Knowledge sharing and ERP system usage in post-implementation stage. Computers in Human Behavior, 33, 16-22. https://doi.org/10.1016/j.chb.2013.12.023
Creswell, J. W. (2007). Qualitative inquiry & research design: Choosing among five approaches (2nd ed). Sage Publications.

Çağıltay, K. (2018). İnsan-bilgisayar etkileşimi ve kullanılabilirlik mühendisliği: Teoriden pratiğe (2. Basım). Seçkin Yayıncılık San. ve Tic. A.Ş.
Davis, F. D. (1989). Perceived usefulness, perceived ease of use, and user acceptance of information technology. MIS Quarterly: Management Information Systems, 13(3), 319-339. https://doi.org/10.2307/249008
De Menezes, L. L., Do Nascimento, M. R., De Queiroz, J. E. R. ve Fechine, J. M. (2009). Expert system for supporting conformity inspections of software application interfaces to the ISO 9241. Proceedings of the ACM Symposium on Applied Computing içinde (ss.110-115). ACM. https://doi.org/10.1145/1529282.1529305
Department of Defense. (2007). DoD 5015.02-STD - Electronic records management software applications design criteria standard. https://www.archives.gov/files/era/pdf/rmsc0305.pdf
Ding, W. ve Lin, X. (2010). The Future of information architecture. Information Architecture: The Design of Digital Information Spaces içinde (ss. 133-140). Morgan & Claypool.
DLM Forum Foundation. (2011). MoReq2010 Modular Requirements For Records Systems. https://www.moreq.info/
Doubleday, A., Ryan, M., Springett, M. ve Sutcliffe, A. (1997). A comparison of usability techniques for evaluating design. Performance Measurement and Metrics, 9(1), 101-110. https://doi.org/10.1108/14678040810869422
Elektronik Belge Standartları (2008). T.C. Resmî Gazete, 26938. https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2008/07/20080716-7.htm
Elektronik İmza Kanunu. (2004, Ocak 23). T.C. Resmî Gazete, 25355, 8719-8726. https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2004/01/20040123.htm#1
Eren, A. ve Kaya, M. D. (2016). Üniversite çalışanlarının elektronik belge yönetim sistemini kullanma niyetlerinin teknoloji kabul modeli ile incelenmesi. Yönetim Bilişim Sistemleri Dergisi, 1(3), 157-168.
Eren, A. ve Kaya, M. D. (2019). Elektronik belge yönetim sisteminin algılanan kullanılabilirliğinin değerlendirilmesi. Ergonomi, 2(2), 88-100. https://doi.org/10.33439/ergonomi.480961
Esen, M. ve Büyük, K. (2014). Teknoloji kabul modeli bağlamında elektronik belge yönetim sisteminin incelenmesi: Yükseköğretim Kurulu örneği. Dumlupınar Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, 42, 313-326.
Creswell, J. W. ve Creswell, J. W. (2007). Qualitative inquiry & research design: Choosing among five approaches (2nd ed). Sage Publications.
Güler, C. (2015). Kamu kurumlarında elektronik belge yönetimi uygulamalarında karşılaşılan problemler: Teknik şartnamelerin incelenmesi [Yüksek Lisans Tezi]. İstanbul Üniversitesi.
Hall, M. (1989). Information and records management: Selecting hardware. Facilities, 7(1), 11-19. https://doi.org/10.1108/eb006476
Hegde, V. (2013). Role of human factors / usability engineering in medical device design. Proceedings - Annual Reliability and Maintainability Symposium içinde (ss.1-5). IEEE. https://doi.org/10.1109/RAMS.2013.6517650
Juraj, R. ve Róbert, Š. (2008). Software applications of business ınformatics and information systems in business and management in a selected company. Róbert Štefko ve Miroslav Frankovský (ed.) Management 2008 Conference In Times of Global Change and Uncertainity içinde (ss.142-149). University of Prešov. http://www.unipo.sk/public/media/11863/konferencia.pdf
Karagöz, A. (2013). A Usability study on electronic document management system in Middle East Technical University [Yüksek Lisans Tezi]. Orta Doğu Teknik Üniversitesi.
Kim, J.-H., Kwon, H.-J. ve Hong, K.-S. (2009). WiBro Net. based five senses multimedia technology using mobile mash-up. O. Gervasi, D. Taniar, B. Murgante, A. Lagana, Y. Mun, ve M. L. Gavrilova (Ed.), Computational Science and Its Applications – ICCSA 2009 içinde (ss. 286-301). Springer.
Koskinen, K. U. ve Vanharanta, H. (2002). The role of tacit knowledge in innovation processes of small technology companies. International Journal of Production Economics, 80(1), 57-64. https://doi.org/10.1016/S0925-5273(02)00243-8
Koyuncu Tunç, S. (2019). Elektronik belge yönetim sistemlerinin kullanılabilirlik ve insan – bilgisayar etkileşimi açısından değerlendirilmesi: Hacettepe Üniversitesi örneği [Doktora Tezi]. Hacettepe Üniversitesi.
Kuru Çetin, S. (2012). Sosyo-teknik sistem kuramı ve sosyo-teknik sistem kuramının eğitime yansımaları. CBU Sosyal Bilimler Dergisi, 10(2), 52-63.
Lallemand, C. (2017). Lab testing beyond usability: challenges and recommendations for assessing user experiences. Journal of Usability Studies 12(3), 133-154.
Leonard, D. ve Sensiper, S. (1998). The role of tacit knowledge in group ınnovation. California Management Review, 40(3), 112-132. https://doi.org/10.2307/41165946
Lewis, J. R. ve Sauro, J. (2009). The factor structure of the system usability scale. M. Kurosu (Ed.), Human Centered Design içinde (C. 5619, ss. 94-103). Springer Berlin Heidelberg. https://doi.org/10.1007/978-3-642-02806-9_12
Morville, P. ve Rosenfeld, L. (2006). Information architecture for the World Wide Web: Designing large-scale web sites (S. St.Laurent, Ed.; 3rd Editio). O’Reilly.
National Archives of Australia. (2006). Functional specifications for electronic records management systems software. National Archives of Australia.
Nielsen, J. (1993). Usability Engineering. Academic Press.
Nielsen, J. (1994). Usability inspection methods. Conference Companion on Human Factors in Computing Systems - CHI ’94 içinde (s.413-414). ACM. https://doi.org/10.1145/259963.260531
Nielsen, J. (1995). 10 Usability heuristics for user ınterface design. https://www.nngroup.com/articles/ten-usability-heuristics/
Özdemirci, F. (2001). Belge üretimi ve kurumsal bilgi yönetimi. Tülay Fenerci ve Oya Gürdal (editör) 21. Yüzyıla Girerken Enformasyon Olgusu Sempozyumu: Bildiriler içinde (s.179-186). Türk Kütüphaneciler Derneği
Özdemirci, F. ve Aydın, C. (2007). Kurumsal bilgi kaynakları ve bilgi yönetimi. Türk Kütüphaneciliği 21(2), 164-185.
Özdemirci, F., Gökkurt Bayram, Ö., Torunlar, M., Saraç, S. ve Yalçınkaya, B. (2013). Elektronik belge yönetimi ve arşivleme sistemi: Geçiş süreci ve uygulama yönetimi. Ankara Üniversitesi.
Öztemi̇z, S. (2019). Usability of Electronic Records Management System (ERMS) of the Republic of Turkey Ministry of Health. Turk Kutuphaneciligi 33(4), 282-295. https://doi.org/10.24146/tk.576165
Pierotti, D. (1995). Heuristic evaluation - a system checklist. http://users.polytech.unice.fr/~pinna/MODULEIHM/ANNEE2010/CEIHM/XEROX HE_CKLST.pdf
Public Record Office. (2002). Requirements for electronic records management systems. https://www.nationalarchives.gov.uk/documents/requirementsfinal.pdf
Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik. (2020). T.C. Resmî Gazete, 31151.
Sauro, J. ve Lewis, J. R. (2016). Quantifying the user experience: Practical statistics for user research (2nd edition). Elsevier, Morgan Kaufmann.
The European Parliament. (2017). Belgium-Brussels: Acquisition and implementation of an electronic records management system (ERMS) — EP/DGPRES/ERMS/2017/021. https://www.europarl.europa.eu/tenders/2017/erms/236118/V_annex_I_technical_specifications.pdf
Tonta, Y. (2004). Bilgi yönetiminin kavramsal tanımı ve uygulama alanları. Sacit Arslantekin ve Fahrettin Özdemirci (Editör) Kütüphaneciliğin Destanı Sempozyumu Bildiriler içinde (ss.55-68). http://yunus.hacettepe.edu.tr/~tonta/yayinlar/BilgiYonetimi.pdf
TS EN ISO 9241-11:2018. (2019). İnsan-sistem etkileşiminin ergonomisi - Bölüm 11: Kullanılabilirlik: Tanımlar ve kavramlar. Türk Standartları Enstitüsü.
TSE. (2020). TSE Sorgulama. https://basvuruportal.tse.org.tr/Genel/FirmaArama.aspx
Tullis, T. ve Albert, B. (2013). Measuring the user experience: Collecting, analyzing, and presenting usability metrics (2nd ed.). Elsevier. https://doi.org/10.1016/C2011-0-00016-9
TÜBİTAK. (2017). Bölüm 6: kullanılabilirlik testleri ve uygulamaları. Kamu İnternet Siteleri Rehberi içinde (ss. 267-272). Kalkınma Bakanlığı. https://kamis.gov.tr/wp-content/uploads/rehber/Rehber_Bolum6_KullanilabilirlikTestleriveUygulamalari.pdf
TÜBİTAK-BİLGEM-YTE. (2019). Kullanılabilirlik İlkeleri Rehberi. https://kamis.gov.tr/
TÜBİTAK-BİLGEM-YTE. (2020). Erişilebilirlik ilkeleri rehberi. https://dijitalakademi.bilgem.tubitak.gov.tr/kamis/erisilebilirlik-ilkeleri
TÜBİTAK-BİLGEM-YTE. (2021). Kamu İnternet Siteleri Rehberi (KAMİS). https://dijitalakademi.bilgem.tubitak.gov.tr/kamis
W3C. (2012). W3C web content accessibility guidelines 2.0 approved as ISO/IEC International Standard. https://www.w3.org/2012/07/wcag2pas-pr.html
Xerox Corporation. (1995). Heuristic evaluation - A system checklist.
Xie, L. (2006). Evaluation of the electronic document and record management program in a Canadian municipality [Yüksek Lisans Tezi]. University of British Columbia. https://doi.org/10.14288/1.0092752
Yıldırım, A. ve Şimşek, H. (2016). Sosyal bilimlerde nitel araştırma yöntemleri (10. bs). Seçkin Yayıncılık San. ve Tic. A.Ş.

Ayrıntılar

Birincil Dil

Türkçe

Konular

Kütüphane ve Bilgi Çalışmaları

Bölüm

Araştırma Makalesi

Yazarlar

Levent Kutlutürk ^*
0000-0002-4007-1191
Türkiye

Fahrettin Özdemirci
0000-0001-5861-9779
Türkiye

Yayımlanma Tarihi

30 Mart 2023

Gönderilme Tarihi

1 Temmuz 2022

Kabul Tarihi

24 Ocak 2023

Yayımlandığı Sayı

Yıl 1970 Cilt: 37 Sayı: 1

DOI

https://doi.org/10.24146/tk.1139012

IZ

https://izlik.org/JA55XH74ZU

APA

Kutlutürk, L., & Özdemirci, F. (2023). Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ve Kullanılabilirlik. Türk Kütüphaneciliği, 37(1), 4-28. https://doi.org/10.24146/tk.1139012

Bu dergi içeriği CC BY 4.0 cc.svg?ref=chooser-v1 by.svg?ref=chooser-v1 ile lisanslanmaktadır.

Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ve Kullanılabilirlik

Öz

Anahtar Kelimeler

Electronic Records Management Systems and Usability

Abstract

Keywords

Kaynakça

Ayrıntılar

Birincil Dil

Konular

Bölüm

Yazarlar

Yayımlanma Tarihi

Gönderilme Tarihi

Kabul Tarihi

Yayımlandığı Sayı

DOI

IZ

Kaynak Göster