Volkan Kaya, ilkokula Rize'de başlayıp Sakarya'da tamamladıktan sonra, İzmit'te ortaokul ve lise öğrenimini tamamladı. 1999 yılında girdiği Sakarya Üniversitesi Fen Bilgisi Öğretmenliği bölümünden 2003 yılında mezun oldu.
2004-2005 yıllarında askerlik görevini yaptıktan sonra 2005 yılından 2009 yılına kadar İzmit'te özel dershanelerde üniversite hazırlık biyoloji öğretmenliği, ilköğretim 5-6-7. sınıflarda Fen Bilgisi Öğretmenliği ve 8. Sınıf Fizik-Kimya-Biyoloji Öğretmenliği, 9. sınıf Kimya Öğretmenliği yaptı.
2009-2013 yılları arasında Sakarya Üniversitesi Fen Edebiyat Fakültesinde, Bilgisayar İşletmenliği kadrosu ile yazı işleri biriminde görev aldı. 2013-2014 yıllarında Sakarya Üniversitesi Genel Sekreterliğe bağlı ÖSYM İl Temsilciliğinde çalıştı. 2014-2015 yıllarında Sakarya Üniversitesi Genel Sekreterliğe bağlı Stratejik Planlama ve EFQM Şube Müdürlüğünde çalışmaya başladı. TSE 10002 Müşteri memnuniyeti yönetim sisteminin ve Kalite Yönetim Bilgi sisteminin üniversitede kuruluşunda görev aldı.
2016 yılında Sakarya Üniversitesinden Kocaeli Üniversitesine naklen geçiş yaptı. Personel Daire Başkanlığı hizmet içi eğitim şube müdürlüğünde ve 2017 yılından 2019 yılına kadar da Genel Sekreterlik biriminde görev yaptı. 2019 yılında Kalite Koordinasyon biriminde görevlendirildi. 2022 yılında Kocaeli Üniversitesi Fen Bilgisi Öğretmenliğinde Tezli Yüksek Lisans programından mezun oldu. Hâlen Kocaeli Üniversitesi, Kalite Koordinasyon biriminde öğretmen kadrosu ile birim yönetici yardımcısı olarak çalışmaya devam etmektedir. Evli ve bir kız çocuğu babasıdır.