YAYIM SÜRECİ REHBERİ

Bu rehber, Dergi’ye gönderilen makalelerin ön kontrolden yayıma kadar geçen sürecinde görev alan sekretaryanın, editörlerin ve alan editörlerinin izlemesi gereken ilkeleri ve adımları özetlemektedir.  Bu rehber ile tüm işlemlerin akademik etik, tarafsızlık ve şeffaflık ilkeleri doğrultusunda yürütülmesinin sağlanması amaçlanmaktadır.

1. ÖN KONTROL SÜRECİ

Bu süreçte Sekretarya Kontrol Formu takip edilerek  ve  makalenin geliş tarihi dikkate alınarak aşağıda verilen ilkeler çerçevesinde inceleme yapılır:

- Etik kurul izni ve etik ilkelere uyulup uyulmadığı kontrol edilir.

- Telif Hakkı Devir Formu’nun uygunluğu incelenir.

- Etik Kurul İzni Belgesi vey Etik Kurul İzni Gerektirmeyen Çalışmalardan Olduğuna Dair Beyan Formu kontrol edilir.

- Metin içi atıflar ve kaynakçanın APA 7 kurallarına uygunluğu değerlendirilir.

- Benzerlik oranı ve yazım kurallarına uygunluk gözden geçirilir.

- Ön kontrol sürecinde eksiklik tespit edilen makaleler, yazışma yazarına geri gönderilerek eksikliklerin giderilmesi talep edilir.

- Sistem tarafından verilen süre içerisinde gerekli düzeltmeleri yerine getirmeyen çalışmalar iade edilir veya reddedilir.

- Uygun bulunan makaleler Editöre sunulur.

- Editör,  Editör Yardımcı atamasını gerçekleştirir.

- Editör/Editör Yardımcısı, literatüre katkı, kapsam uygunluğu ve metodolojik yeterlilik gibi kriterlere göre hakem süreci başlatmadan çalışmayı yazara tekrar gönderebilir, iade edebilir veya ret kararı verebilir.

2. HAKEM DEĞERLENDİRME SÜRECİ

Makale değerlendirmesi, yazar(lar)ın ve hakem(ler)in birbirlerini bilmeyecekleri şekilde çift taraflı kör hakemlik (double-blind) sistemi şeklinde uygulanır. 

Ön kontrol, Editör  ve Editör Yardımcısının incelemesinden geçen çalışma için Alan Editörü ataması yapılır. Süreçte Alan Editörü Rehberi ve Kontrol Formunu dikkate alınır. Alan editörü çalışmayı inceler ve hakem atamalarını gerçekleştirir. Hakem atamalarından önce alan editörleri öncelikle çalışmayı aşağıda verilen ilkeler çerçevesinde inceler: 

A. Alan Editörü Ön İnceleme

- Makale türü ile içeriğin (ör. problem, amaç, yöntem, bulgular) uyumluluğu kontrol edilir. (Bkz. Makale Şablonu)

- Yazım dili, akademik üslup ve APA 7’ye uygunluk değerlendirilir.

- Etik kurul izni ifadesinde  kurumsal bilgiler gizlenir.

B. Hakem Atama

- En az iki uzman ve farklı kurumlardan hakem atanmalıdır.

- Çalışmanın yazar(lar)ı ile aynı kurumdan hakem(ler) atanmamalıdır.

 - Hakemlerin atanmasında coğrafi ve kurumsal çeşitliliğine dikkat edilir.

-Atanacak hakemlerin Dergide ön kontrolden yayıma kadar geçen sürecinde görev alan (Sekretarya, Yayın Kurulu Üyeleri, Editörler Kurulu, vb.) kişilerden olmamasına dikkat edilir.

- Dosyada yazar bilgileri ve kurum adı silinmeli, bu dosya sisteme yüklenerek yazar görünürlüğü açılmalıdır.

- Atama öncesi çıkar çatışması olasılığı değerlendirilmelidir.

C. Çıkar Çatışması İlkeleri

- Hakem ile yazarın aynı kurumda olmaması sağlanmalıdır.

- Ortak yayın geçmişi, fon ilişkileri, akademik çekişmeler dikkate alınmalıdır.

- Hakem, çıkar çatışması sezdiğinde editörü bilgilendirmelidir.

D. Zaman Yönetimi İlkeleri

- Hakem davetleri en kısa süre içinde yapılmalıdır.

- 3 gün içinde davet kabulü yapmayan hakemler tekrar davet edilmelidir. Tekrar davetten sonra 3 gün içinde davet kabul edilmezse yerine başka hakem(ler) atanmalıdır.

- Değerlendirme davetini kabul eden hakemlere 15 gün süre verilmeli, süre sonunda hatırlatma yapılmalıdır.

- Dönüş yapılmazsa yeni hakem atanmalıdır.

- Revizyon için yazarlara 7–21 gün süre tanımlanmalı, takip edilmelidir.

- Revize metin en geç 3–5 gün içinde kontrol edilip tekrar hakeme gönderilip gönderilmeyeceğine karar verilmelidir.

- Süreç dergi sistemi üzerinden düzenli olarak izlenmeli ve iletişim sistem üzerinden yürütülmelidir.

E. Hakem Raporlarının Değerlendirilmesi

- Raporlar bilimsel gerekçelere dayanmalı, yapıcı ve açıklayıcı olmalıdır.

- Sadece 'evet/hayır' gibi kısa yanıtlar içeren raporlar dikkate alınmamalıdır.

- Hakemlerden düzeltme cetveli dosyasını sisteme yüklemeleri istenmelidir ve takip edilmelidir.

- Raporlar arasında çelişki varsa üçüncü hakem atanmalıdır.

- Yorum içi bilgilerde hakem adları varsa silinmeli ve görünürlük dosyası oluşturulmalıdır.

-Revizyon gerektiren aday makaleler, hakem raporları (hakemlerin kimlikleri açıklanmadan) ve editör notlarıyla birlikte sistem aracılığıyla yazarlara iletilir.

F. Yazarın Revizyonu (Varsa)

- Yazar hakem önerilerine açıklayıcı şekilde yanıt vermelidir.

- Revize dosyada yapılan değişiklikler farklı renkte işaretlenmelidir.

- Hakeme cevap/düzeltme cetveli sisteme yüklenmelidir.

- Revize dosya aynı hakem(ler)e gönderilmelidir.

3.  HAKEM DEĞERLENDİRMELERİ VE NİHAİ KARAR SÜRECİ

Aşağıda, hakemlerden gelen farklı değerlendirme durumlarına göre izlenecek editöryal süreçler maddeler halinde sunulmuştur. Tüm değerlendirme süreçlerinde editörün takdir yetkisi olduğu unutulmamalıdır. Nihai kararlar, yalnızca sayısal oy çokluğuna değil, raporların niteliğine, yazarın revizyon performansına ve bilimsel içeriğin bütünlüğüne göre belirlenir.

- Değerlendirmelerden biri “Kabul” veya “Minör Revizyon”, diğeri “Majör Revizyon” ise yazar düzeltmeleri yaptıktan sonra çalışma aynı hakemlere yeniden gönderilir. Bu aşamada “Majör Revizyon” hakeminin görüşü “Ret” yönünde olursa, editör üçüncü bir hakem atayabilir veya Ret kararı verebilir.

- Her iki hakem “Majör Revizyon” önerirse; yazarın revizyonu tamamlamasından sonra, dosya aynı hakemlere gönderilir. Revizyon sonrası bir hakem “Kabul”, diğer hakem “Ret” veya “Majör Revizyon” görüşü bildirirse, üçüncü hakem atanır veya editör “Ret” kararı verebilir.

- Değerlendirmelerden biri “Ret”, diğeri “Majör Revizyon” ise, editör değerlendirmelerin niteliğini dikkate alarak üçüncü bir hakem atayabilir veya makaleyi reddedebilir.

- Değerlendirmelerden biri “Kabul” veya “Minör Revizyon”, diğeri “Ret” ise, editör gerekli görürse üçüncü bir hakeme başvurur veya “Ret” kararı verebilir.

- Her iki hakem “Ret” kararı verirse: Editör genellikle doğrudan ret kararı verir. Ancak hakem raporları yetersiz veya yüzeyselse, editör başka hakemler atanmasına karar verebilir.

- Bir hakem raporu yetersiz veya yüzeyselse (yalnızca “uygundur” gibi): Bu rapor geçerli sayılmaz. Editör yeni bir hakem atayarak süreci yeniden yürütür.

- Yazar, hakem görüşlerine bilimsel gerekçeyle itiraz ederse: Editör, itirazı dikkatle inceler. Bilimsel açıklama yeterliyse, karar revize edilebilir veya yeni hakem atanabilir.

- Hakem, çalışmada etik sorun (intihal, uydurma veri vb.) tespit ederse: Editör, konuyu Yayın Kurulu ile değerlendirerek gerekirse ret, uyarı veya etik bildirim süreçlerini başlatır.

- Hakem raporları teknik olarak olumlu fakat metodolojik olarak sorunluysa: Editör üçüncü uzman hakemden görüş alabilir. Gerekirse bilimsel danışman veya metodoloji uzmanı devreye alınabilir.

- Tüm değerlendirmeler olumlu fakat metin teknik olarak yetersizse (dil, biçim, anlatım): Editör düzeltme yapılmasını isteyebilir. Nihai karar dil editörü ve mizanpaj sonrası tekrar değerlendirilerek verilir.

Not: Editör, tüm hakem raporlarını, revizyon kalitesini ve bilimsel içeriği bütüncül şekilde değerlendirerek nihai kararı verir. Yayın politikaları ve yayın etiği ilkeleri doğrultusunda, gerekirse üçüncü hakem atanması veya ret kararı verilmesi editörün takdirindedir.

4. DİL EDİTÖRÜ SÜRECİ

- Yayınlanmasına karar verilen makale, dil ve yazım açısından incelenmek üzere Dil Editörüne gönderilir.

- Dil Editörü, metnin akademik Türkçeye/İngilizceye uygunluğunu, yazım hatalarını ve anlatım bozukluklarını kontrol eder.

- Gerekli düzeltmeler yazara bildirilir veya doğrudan metin üzerinde düzenlenir.

- Dil Editörü onayı olmadan makale mizanpaj sürecine geçemez.

5. MİZANPAJ SÜRECİ

- Dil kontrolü tamamlanan makale, şablona uygun olarak düzenlenmek üzere Mizanpaj Editörüne gönderilir.

- Mizanpaj Editörü, derginin yayın şablonuna ve tasarım ilkelerine uygun biçimde kontrol formu aracılığıyla sayfa düzenini yapar.

- Yazar ve kurum bilgileri, etik beyanlar ve makalenin yayıma hazır versiyonu bu aşamada eklenir.

6. SON OKUMA SÜRECİ

Yayımlanmasına karar verilmiş, dil ve mizanpaj süreçlerinden geçmiş olan makaleler, yayıma girmeden önce “Son Okuma Süreci”ne tabi tutulmaktadır. Bu süreç, hem görsel hem de içeriksel olarak nihai kontrollerin yapıldığı, yayımın son basamağını oluşturmaktadır. Aşağıdaki adımlar çerçevesinde yürütülmektedir:

-Biçimsel Uygunluk ve Sayfa Düzeni Kontrolü

-Dil ve Anlatım Kontrolü

-Yazar ve Etik Bilgi Kontrolü

-Yazar Onayı

ÖNEMLİ HATIRLATMA

Editör ve/veya Editör Yardımcısı, makalenin her aşamasında (ön değerlendirme, hakem değerlendirmesi, revizyon, yayıma hazırlık vb.) süreci durdurma, ek hakem görüşü talep etme veya nihai kararını değiştirme yetkisine sahiptir. Bu yetki, editöryal bağımsızlık, yayın etiği ve akademik kaliteyi koruma amacıyla kullanılmaktadır.

7. DÜZELTMELER VE YAYIM

-Yayınlanmak üzere değerlendirilen makalelerin hakem değerlendirmeleri doğrultusunda düzeltmeleri, yayım aşaması öncesinde belirtilen süreler içinde yazarlar tarafından yapılır ve tekrar sistem üzerinden iletilir.

-Yayım aşamasında, metnin son halinin yazarlarca onaylanmasının ardından, yazarların metinde değişiklik yapma hakkı yoktur (Mizanpaj ve Son Okuma aşamalarında sorumlu yazar dosya üzerinde yapılan incelemeleri görmekte ve bu süreç birlikte yürütülmektedir).

-Hakem süreci tamamlanan ve son hali verilen makaleler yayınlanmak üzere sıraya konulur. Yayım sırasının belirlenmesinde makalenin geliş tarihi dikkate alınmaz. Hakem değerlendirme süreci tamamlanmış ve son hali verilmiş olan makaleler yayınlanmak üzere takip eden ilk sayıda yayınlanmak üzere sıraya alınır.

- Dergimizden kaynaklı hata(lar) varsa Sayı yayımlandıktan sonra en geç 5 gün içerisinde yazar(lar) sistem üzerinden taleplerini iletebilir.

-Dergi her yılın Haziran ve Aralık aylarında, en geç, ilgili ayın son iş gününde yayınlanır.