Kalemname Dergisi’ne gönderilen makaleler, üç temel değerlendirme sürecinden geçtikten sonra yayımlanır. Bu süreçler şunlardır: Ön İnceleme Süreci, Bilimsel Değerlendirme Süreci ve Yayına Hazırlama Süreci. Bu süreçlerin planlanmasından ve uygulanmasından editör ve yardımcı editörler sorumludur.
1. Ön İnceleme Süreci
1.1. Yayın Kurulu İncelemesi
Dergiye ulaşan çalışmalar, ilk olarak editör tarafından incelenir. Uygun bulunan çalışmalar, editör tarafından yayın kuruluna iletilerek değerlendirme süreci başlatılır. Yayın kurulu veya editör tarafından yetersiz görülen ya da derginin kapsamı dışında kalan çalışmalar, herhangi bir değerlendirmeye alınmadan doğrudan yazara iade edilir.
1.2. Biçimsel İnceleme
Makalenin kapsamının, benzerlik raporunun, etik beyan formunun, yapay zekâ kullanımı beyan formunun uygunluğu ve belirtilen şablonlar ile gönderilmiş olması; makalenin "Kalemname Dergisi Makale Yazım Şablonu"na uygunluğu, atıfların ve kaynakçanın uygunluğu ve benimsenen atıf sistemi ile düzenlenmiş olası Kalemname Dergisi ön kontrol editörleri tarafından incelenir.
Derginin yazım kurallarına ve şablona uygun olmayan çalışmalar değerlendirmeye alınmaz ve yeniden düzenleme için en fazla 14 gün içinde yazarlara iade edilir. Bu doğrultuda çalışmaların, derginin yazım kurallarına uygun hazırlanabilmesi için yazım kuralları önceden incelenmeli ve "Kalemname Dergisi Makale Yazım Şablonu" kullanılmalıdır.
Biçimsel inceleme sonucunda yeterli yahut uygun bulunmayan makaleler reddedilebilir veya makaleler için düzeltme istenebilir. Ön inceleme sürecinde çalışmalar derginin yazım ilkelerine uygunluk açısından bir defa incelenir, talep edilen değişiklikler gerçekleşmediği takdirde reddedilir ve aynı yayın döneminde işleme alınmaz.
Yazım kuralları ve biçim yönünden uygun olan makaleler bir sonraki aşamada benzerlik raporu kontrolü yapılır. Benzerlik raporu için yapılan bilgilendirme metninin yazarlar tarafından incelenmesi önem arz etmektedir. Makale gönderiminde bulunan yazarlar, benzerlik denetim programlarını kullanarak aldıkları rapor/sonuç belgesini makale ile sisteme yüklemelidir. Ayrıca, ilgili editör tarafından benzerlik programları kullanılarak, benzerlik denetimi haricen de gerçekleştirilir ve elde edilen benzerlik raporu sorumlu yazarın sisteme yüklemiş olduğu rapor ile karşılaştırılır. Dergimizde benzerlik oranı üst sınırı %15 olarak kabul edilmektedir. Bu süreçte makalenin ortaya çıkan eşleşmeleri detayları ile incelenir.
1.3. Dil İncelemesi
Makaleler gönderildikleri dil üzerinden gerekli olan akademik yazım unsurları ve dilin doğru kullanımı açısından Kalemname Dergisi dil editörleri ve yazım editörleri tarafından incelenmeye tabi tutulur. Bu inceleme sonucunda makaleler reddedilebilir yahut makalelerin düzeltilmesi istenebilir.
1.4. Editöryal Ön Değerlendirme Süreci
Derginin yazım kurallarına ve yayın politikasına uygun olan, benzerlik oranı sınırlar içerisinde yer alan makaleler; editöryal ön değerlendirmeye alınır. Bu süreçte makalelerin giriş, yöntem, bulgular ve tartışma kısımları; derginin kapsamı, amaçları ve araştırma süreçlerine uygunluğu açısından editörler tarafından değerlendirilir. Ön değerlendirme sonucunda dergi yazım kuralları, yayın politikası ve kapsamı açısından uygun bulunmayan, hatalı ya da özgün olmayan makaleler; hakem değerlendirmesine gönderilmeden reddedilir.
Ön inceleme sonucunda:
Yazarlardan talep edilen benzerlik raporunun benzerlik oranı editör tarafından incelenerek ve karşılaştırılarak yayımlanma sürecine uygunluğu onaylanır.
Makalenin makale yazım şablonuna göre düzenlenip düzenlenmediği dil ve yazım editörlerinden gelen inceleme sonuçlarıyla beraber kontrol edilir.
Makalenin derginin kapsamı ve konu alanlarına uygunluğu değerlendirilir.
Makalede yer alan atıfların ve kaynakçanın İSNAD Atıf Sistemi’ne uygunluğu değerlendirilir.
Makale gönderi dosyalarının (Tam Metin,, Etik Beyan Formu, Benzerlik Raporu, Yapay Zekâ Kullanımı Beyan Formu, Çıkar Çatışması ve Yazar Katkı Oranı Beyanı Formu) eksiksiz ve doğru bir şekilde yüklenip yüklenmediği değerlendirilir.
2. Bilimsel Değerlendirme (Hakem) Süreci
Ön inceleme aşamasını başarıyla geçen makaleler, kapsamlarına uygun olarak alan editörleri tarafından belirlenen, ilgili alanda uzman, yayın geçmişi ve bağımsızlık kriterleri dikkate alınarak en az iki dış hakeme iletilir. Alan editörü, hakem ve yazar arasında çift taraflı gizliliği gözeterek süreci yürütür. Hakemler, değerlendirme davetini aldıktan sonra en geç 14 gün içinde çalışmayı değerlendirip değerlendiremeyeceklerini bildirmelidir. Süresi içinde geri dönüş yapmayan hakemlerin yerine yeni hakem ataması yapılır. Atanan hakemler, değerlendirdikleri makaleye dair hiçbir bilgiyi üçüncü kişilerle paylaşamaz; çalışmayı kendi çıkarına kullanamaz. Bu çerçevede hakemler, gönderilen esere ilişkin gizlilik taahhüdünde bulunmuş sayılır. Gizlilik, Kalemname Dergisi’nin bilimsel değerlendirme sürecinde temel ilkedir. Hakem süreci, çift taraflı kör hakemlik uygulaması odağında gizlilik esası ve etik değerler dikkate alınarak yürütülür. Kalemname Dergisi hakem havuzuna katılan hakemler bu konuda garanti verdiğini beyan ederler. Kalemname Dergisi, çift taraflı kör hakemlik sistemini uygulamaktadır. Bu sistemde hakemlerin kimliği yazarlara, yazarların kimliği ise hakemlere kapalıdır. Çift taraflı kör hakemlik sistemi hem hakemlerin kimliklerini yazarlardan hem de yazarların kimliklerini hakemlerden gizlemek anlamına gelmektedir. Bu sayede tarafsız ve bağımsız değerlendirme süreci güvence altına alınır. Hakem görüşleri, Kalemname Dergisi için belirleyici asli unsurdur. Makaleler, en az iki hakemin incelemesinden geçtikten sonra geçerli şartları taşıması durumunda yayımlanır. Yayımlanması için iki hakemin de olumlu görüş bildiriminde bulunması gerekmektedir. İki hakemden yalnızca birisinin olumlu görüş beyan etmesi durumunda, üçüncü hakemin görüşüne başvurulur. Düzeltmenin önerildiği durumlarda, düzeltmelerden sonra hakemlerin makaleyi tekrar görmek istemesi durumunda; makale hakemlere tekrar sunulur. Çalışmaların yayımlanmasına dair son karar editör ve yardımcı editörlere aittir.
Hakem değerlendirme süreci için hakemlere verilen toplam süre 14 gündür. Hakemler bir makalenin düzeltmelerini inceleyerek uygunluğuna karar verebilecekleri gibi gerekliyse birden fazla düzeltme talep edebilir. Hakemler tarafından majör yahut minör düzeltme istendiğinde, yazarlar en geç 14 gün içerisinde düzeltmelerini yaparak makalelerini dergiye iletirler. Düzeltilmiş olan makale, gerektiğinde değişiklik ya da düzeltme isteyen hakemlerce tekrar değerlendirilir. Makalelerin yayımlanmasına alınan hakem görüşleri doğrultusunda yayın kurulu ve editörler karar verir. Hakem görüşlerinde uyumsuzluk olması durumunda editörler gerekli görürse çalışmayı farklı bir hakeme daha gönderebilir. Makale kabul sürecinde, iki hakem görüşünün farklı olması durumunda editör veya üçüncü bir hakemin görüşü alınarak karar verilir. Hakemler çalışmaları çevrimiçi “Hakem Değerlendirme Formunu" kullanarak değerlendirir. Bunun yanında hakemler eğer gerekli görürlerse, tam metin üzerinde öneri ve görüşlerini belirten notları da editöre/yayın kuruluna iletebilir.
Çalışmalara ilişkin hakemler dört şekilde görüş belirtebilir:
Makalede büyük oranda değişiklikler gerekmektedir. (Majör Revizyon)
Makalede az sayıda düzeltme gereklidir. (Minör Revizyon)
Makale yayına uygun değildir. (Ret)
Makale bu hâliyle yayımlanabilir. (Kabul)
Nihai karar hakem raporları dikkate alınarak editöryal bağımsızlık çerçevesinde verilir.
2.1. İç ve Dış Değerlendirme Esasları
Kalemname Dergisi’ne gönderilen çalışmalar, yayın türlerinin niteliğine göre iç değerlendirme ve dış değerlendirme süreçlerine tabi tutulur. İç değerlendirme, çalışmanın derginin editoryal yapısı içerisinde bilimsel ve editoryal açıdan incelenmesidir. İç değerlendirme en az iki editör tarafından yürütülür. Değerlendirmeyi yapanlardan birinin, mümkün olduğu ölçüde, çalışmanın konusuyla ilgili alan editörü olması esastır; ikinci değerlendirme editör veya yardımcı editör tarafından gerçekleştirilir. Gerektiğinde ilgili alanda yetkin bir yayın kurulu üyesinin görüşüne ayrıca başvurulabilir. İç değerlendirmede çalışmanın derginin amaç ve kapsamına, ilgili yayın türünün özelliklerine, akademik ve etik ilkelere, içerik doğruluğuna, kaynak kullanımına, dil ve üsluba uygunluğu değerlendirilir. Dış değerlendirme, çalışmanın derginin editoryal yapısı dışındaki bağımsız alan uzmanlarınca bilimsel açıdan değerlendirilmesidir. Araştırma makaleleri, derleme makaleleri, çeviri çalışmalar, edisyon kritik çalışmalar ve araştırma notları dış değerlendirmeye tabidir. Bu çalışmalar, ilgili alanda uzman en az iki bağımsız dış hakem tarafından çift taraflı kör hakemlik esaslarına göre değerlendirilir. Hakemlerin mümkün olduğunca farklı kurumlardan seçilmesine, çalışma konusuyla doğrudan ilişkili uzmanlığa sahip olmalarına ve değerlendirme sürecinin tarafsızlığını etkileyebilecek bir çıkar çatışmasının bulunmamasına özen gösterilir. İki hakem görüşünün esaslı biçimde farklılaşması hâlinde üçüncü bir bağımsız hakemin görüşüne başvurulabilir.
Çeviri çalışmalar, bilimsel içeriklerinin yanı sıra kaynak metne sadakat, kavramsal ve terminolojik doğruluk, anlam bütünlüğü ve alan terminolojisinin uygun kullanımı bakımından değerlendirilir. Çeviri metin, kaynak metin veya kaynak metne erişim bilgileriyle birlikte hakemlere sunulur. Hakemlerin ilgili bilim alanında ve mümkün olduğu ölçüde kaynak metnin dilinde yetkin olmaları gözetilir. Edisyon kritik çalışmalar, kullanılan nüshalar, metin tespit ve tenkit yöntemi, tercihlerin gerekçelendirilmesi, metnin kuruluşu ve çalışmanın bilimsel katkısı bakımından ilgili alan uzmanlarının dış değerlendirmesine tabi tutulur.
Kitap tanıtımları, kitap incelemeleri, röportaj/söyleşiler ile bilimsel toplantı, sempozyum ve kongre değerlendirmeleri kural olarak iç değerlendirmeye tabidir. Bu yayın türleri, nitelikleri gereği zorunlu dış hakem değerlendirmesine gönderilmez. Bununla birlikte bir metnin araştırma, derleme veya başka bir bilimsel makale türü niteliğine ulaştığının belirlenmesi hâlinde editör ve ilgili alan editörü tarafından uygun yayın türünde yeniden sınıflandırılarak ilgili değerlendirme sürecine alınabilir. Kitap tanıtımı, bir eserin bibliyografik özelliklerini, kapsamını, içeriğini ve literatürdeki yerini okuyucuya tanıtmayı amaçlayan yazıdır. Kitap tanıtımları yalnızca iç değerlendirmeye tabidir. Bir metnin tanıtım sınırlarını aşarak eserin temel iddialarını, yöntemini, kaynak kullanımını veya bilimsel katkısını kapsamlı ve eleştirel biçimde değerlendirmesi hâlinde editör ve ilgili alan editörü birlikte metnin kitap incelemesi olarak değerlendirilmesine karar verebilir. Kitap incelemesi, bir eserin temel iddialarını, yöntemini, kavramsal çerçevesini, kaynak kullanımını, literatürdeki konumunu ve bilimsel katkısını eleştirel ve analitik biçimde değerlendiren çalışmadır. Kitap incelemeleri kural olarak en az iki editör tarafından yürütülen iç değerlendirme sonucunda karara bağlanır. Bir kitap incelemesi; incelenen eserin değerlendirilmesinin ötesine geçerek bağımsız veya özgün bir bilimsel tez, iddia veya sonuç ileri sürmesi; incelenen eserden bağımsız bir bilimsel problemi kapsamlı biçimde araştırması veya yeniden yorumlaması; ileri sürülen iddiaların değerlendirilmesinin olağan editoryal incelemeyi aşan özel alan uzmanlığı ya da ileri düzey tarihsel, filolojik, yöntemsel veya teorik bilgi gerektirmesi; ilgili literatürde esaslı biçimde ihtilaflı bir bilimsel mesele hakkında kapsamlı hükümler ileri sürmesi veya kapsamı, yöntemi, kaynak kullanımı ve özgün katkısı bakımından araştırma ya da derleme makalesi niteliğine yaklaşması hâllerinde dış değerlendirmeye alınabilir. Bir kitap incelemesinin dış değerlendirmeye gönderilip gönderilmeyeceğine, yukarıdaki ölçütler ve bağımsız uzman değerlendirmesine duyulan ihtiyaç dikkate alınarak editör ve ilgili alan editörü birlikte karar verir. Bu ölçütlerden birinin bulunması çalışmanın kendiliğinden dış değerlendirmeye gönderilmesini gerektirmez. Dış değerlendirmeye alınmasına karar verilen kitap incelemeleri, ilgili alanda uzman en az iki bağımsız dış hakeme gönderilir ve çift taraflı kör hakemlik esaslarına göre değerlendirilir. Hakem görüşlerinin esaslı biçimde farklılaşması hâlinde üçüncü bir bağımsız hakemin görüşüne başvurulabilir.
Röportaj/söyleşi ile bilimsel toplantı, sempozyum veya kongre değerlendirmeleri dış hakem değerlendirmesine tabi değildir. Bu çalışmalar derginin amaç ve kapsamına uygunluk, akademik değer, içerik doğruluğu, etik ve hukuki uygunluk, dil, üslup ve yayın ilkeleri bakımından iç değerlendirmeden geçirilir.
İç veya dış değerlendirme sonucunda çalışma hakkında kabul, düzeltme veya ret kararı verilebilir. Nihai yayın kararı, değerlendirme sürecinde elde edilen görüş ve raporlar dikkate alınarak editör tarafından verilir; gerekli hâllerde yayın kurulunun görüşüne başvurulur. Uygulanan değerlendirme yöntemi ve karar süreci derginin editoryal kayıtlarında muhafaza edilir; dış değerlendirmeye tabi çalışmaların hakem raporları ayrıca kayıt altına alınır.
3. Yayına Hazırlama Süreci
Hakem değerlendirme sürecini başarıyla tamamlayan ve gerekli düzeltmeleri yapılmış makaleler, yayın kurulu ve editörler tarafından redaksiyon sürecine alınır. Bu süreçte, metin üzerinde dilsel, imla ve anlam bütünlüğü açısından nihai kontroller gerçekleştirilir. Redaksiyon süreci, Kalemname Dergisi bünyesinde görev yapan dil editörleri ve yazım editörleri tarafından yürütülür. Gözden geçirilen metinlerdeki olası ifade bozuklukları, yazım hataları ve teknik eksiklikler düzeltilir. Bu işlemin ardından, metnin son okuması son okuyucu tarafından gerçekleştirilerek yayına hazır hâle getirilir. Yayıma kabul edilen her makale, dergiye özgü biçimsel yapıya göre mizanpaj editörü tarafından dizgi ve sayfa düzenine tabi tutulur. Makale sıralaması, derginin bütünlüğü, konu çeşitliliği ve akademik denge gözetilerek editör kurulunca belirlenir. Tüm bu aşamaların tamamlanmasının ardından, makaleler Kalemname Dergisi’nin ilgili sayısında yayımlanır.
Yayın Değerlendirme Süreci ile İlgili Diğer Hususlar
Tüm makaleler ve tercümeler hakem görüşüne arz edilir. Çeviriler orijinal metinleriyle birlikte hakemlere gönderilir. Eser değerlendirme, tanıtım vs. hakkındaki yazıların yayımlanmasına yayın kurulu ve editörler karar verir.
Yayın kurulu derginin görünüm ve üslup bütünlüğünü temin etmek amacıyla yazılarda imla ile ilgili küçük değişiklikler yapma hakkına sahiptir.
Kurul üyeleri, yazım ve dil editörleri; yazarlara dil ve üslup konusunda değişiklik önerisinde bulunabilir.
Dergiye gönderilen eserlerin yayımlanıp yayımlanmayacağı konusunda en geç üç ay içerisinde karar verilir ve yazarlara bildirilir.
Burada belirtilmeyen hususlarda karar yetkisi Kalemname Dergisi yayın kuruluna ve editörlerine aittir.
Kalemname Dergisi’nde yayın yapmak isteyen yazarlar ve dergi süreçlerinde yer alan diğer tüm taraflar yukarıda belirtilen hususları kabul etmiş sayılırlar.